Сущность, виды и процесс контроля

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть). Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Контроль можно также классифицировать: - по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); - по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону); - по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами); - по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный). Контрольные системы могут анализировать довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном. Рыночный контроль наиболее объективен, так как он производится на основе системы цен и позволяет оценить поведение фирмы, достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции и все ее колебания дают менеджерам представление об их деятельности в виде обратной связи. Скорость возврата инвестиций измеряет отдачу инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку работы отделений фирмы, что важно для диверсификации. Рыночный контроль – основа планирования портфеля, так как сравнение скоростей возврата инвестиций (ROI) – принципиальный путь оценки компанией деятельности своих отделений. Контроль по выходу является следующей объективной формой контроля, который используется в отсутствие других объективных методов. При этом компания должна оценивать или прогнозировать достижение соответствующих целей по различным отделениям, функциям или подразделениям. Бюрократический контроль представляет собою директивную форму контролирования поведения подразделений, функциональных органов и работников, при этом им предписываются наилучшие способы достижения результатов. Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они указывают, что должно быть сделано, и таким образом стандартное поведение дает предсказуемые результат и реакцию. Обычно они полезны при рутинных ситуациях, но затруднительно их использование в противоположном случае. Внутренний контроль организации – это осуществление субъектами организации, наделёнными соответствующими полномочиями, либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий: а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля); б) сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рациональности; в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования организации; г) выявление причин данных отклонений. Внутренний контроль организации является неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления; «обособленной» стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях. Основная цель внутреннего контроля – информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует следующие цели: 1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов. 2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия. Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях. 3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов. (Иногда затраты на выполнение задач, указанных в первых двух пунктах в цифровом выражении превышают ту возможную прибыль, которая может быть получена в результате проведения предлагаемых мероприятий. 4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия: • положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия. • должностными инструкциями руководителей, менеджеров и специалистов предприятия, • приказом об учетной политике предприятия, • приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей, изданными в соответствии с их компетенцией. 5. Обеспечение выполнения требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций. Методические приёмы контроля 1. Общенаучные методические приёмы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.). 2. Собственные эмпирические методические приёмы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счёта, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.). 3. Специфические приёмы смежных экономических наук (приёмы экономического анализа, экономическо-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики. Иерархичность объектов контроля: 1. Контроль системы объектов в целом (всей коммерческой организации). 2. Контроль подсистем системы объектов. 3. Контроль отдельных объектов. Функциональная направленность контроля 1. Административный контроль. 2. Финансово-экономический контроль. 3. Бухгалтерский контроль. 4. Правовой контроль. 5. Технический контроль. 6. Технологический контроль. 7. Кадровый контроль. 8. Контроль, направленный на обеспечение безопасности коммерческой организации. Временная направленность контроля: 1. Стратегический контроль. 2. Тактический контроль. 3. Оперативный контроль. Источники данных контроля: 1. Документальный контроль. 2. Фактический контроль. 3. Автоматизированный контроль. Характер контрольных мероприятий: 1. Плановый контроль. 2. Внезапный контроль. Полнота охвата объекта контроля: 1. Сплошной контроль. 2. Несплошной контроль. Итенсивность проведения контроля: 1. Контроль, осуществляемый в облегчённом режиме. 2. Контроль, осуществляемый в нормальном режиме. К форме внутреннего контроля в некоторой степени приближено понятие контроллинга. Но именно приближено, так как непосредственно к форме внутреннего контроля контроллинг отнести нельзя. Контроллинг выступает как система обеспечения выживаемости компании, в краткосрочном плане, нацеленная на оптимизацию прибыли, в долгосрочном – на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой. Контроллинг – совокупность методов оперативного и стратегического менеджмента, учёта, планирования, анализа и контроля на качественно новом этапе развития рынка, единая система, которая направлена на достижение стратегических целей фирмы.

Виды контроля. Процесс контроля Классификация по времени осуществления контрольных действий 1 Предварительный контроль Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определённых правил, процедур и линий поведения. В организациях предварительный контроль используется в трёх ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. 2 Текущий контроль Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчинённые сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчинённых, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться, они могут перерасти в серьёзные трудности для всей организации. 3 Заключительный контроль Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль даёт руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. 2. Процесс контроля и выбор варианта форм контроля Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии: 1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля «Controlling» или частные проверки); 2. Определение цели контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности процесса управления); 3. Планирование проверки: - объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.); - проверяемые нормы (этические, правовые, производственные); - субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля); - методы контроля; - объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные); - сроки и продолжительность проверок; последовательность, методики и допуски проверок. 4. Определение значений действительных и предписанных; 5. Установление идентичности расхождений (обнаружение, количественная оценка); 6. Выработка решения, определение его веса; 7. Документирование решения; 8. Метапроверка (проверка проверки); 9. Сообщение решения (устное, письменный отчет); 10. Оценка решения (анализ отклонений, локализация причин, установление ответственности, исследование возможностей исправления, меры по устранению недостатков). Для принятия решения о контроле и организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

Все остальные вопросы были в лекциях!!!11

[1] Мухин В.и. Основы теории управления: Учебник для вузов - М.: Изд-во «Экзамен», 2009. - с. 256