Розрахунок чисельності працюючих є найважливішим завданням визначення обґрунтованої потреби в кадрах для забезпечення безперебійного виробничого процесу на підприємстві.
Планові розрахунки кожної категорії працюючих здійснюються із застосуванням різних методів визначення їх необхідної чисельності.
Чисельність персоналу організації залежить від характеру, масштабу, складності, трудомісткості виробничих (чи інших) і управлінських процесів, ступеня їхньої механізації, автоматизації, комп’ютеризації. Ці фактори визначають її нормативну (планову) величину. Більш об’єктивно персонал характеризується обліковою (фактичною) чисельністю, тобто кількістю співробітників, що офіційно працюють в організації в даний момент.
Розрахунки чисельності спираються не лише на кількісну та якісну оцінку самих трудових ресурсів, а й на можливий рівень їхнього використання, аналіз обумовлюючих факторів – технічних, організаційних, соціально-економічних.
Основою для розрахунку необхідної чисельності персоналу є плановий обсяг виробництва продукції, продуктивність праці та її ріст, показники інших розділів плану підприємства (планові норми часу і виробітку, норми обслуговування устаткування і робочих місць, планові коефіцієнти виконання норм; дані про вивільнення працівників під впливом окремих техніко-організаційних факторів).
Обсяг виробництва найчастіше виражають у трудових одиницях виміру – в нормо-годинах. Нормо-години характеризують витрати нормованого робочого часу на виготовлення продукції (виконання робіт).
Планову чисельність основних робітників визначають трьома способами:
1) за трудомісткістю виробничої програми;
2) за нормами виробітку;
3) за нормами обслуговування.
Для характеристики трудового потенціалу підприємства використовується система показників. Кількісна характеристика персоналу здійснюється в першу чергу за такими показниками, як штатна, явочна і середньоспискова чисельність працівників.
Штатна (облікова) чисельність – це кількість працівників облікового складу на визначену дату з урахуванням прийнятих і вибулих протягом певного періоду працівників. Облікова чисельність включає постійних і тимчасових працівників, прийнятих на роботу терміном на один і більше днів, у том числі осіб, відсутніх на роботі з причин, передбачених трудовим законодавством. Це, зокрема, працівники, які перебувають у службових відрядженнях, на навчанні, виконують державні обов’язки, тимчасово непрацездатні. Враховуються і працівники, які зайняті неповний робочий день.
Явочна чисельність включає лише працівників, що з’явилися на роботу.
Для визначення чисельності працівників за визначений період використовується показник середньооблікової чисельності працівників (середньоспискової чисельності працівників). Для розрахунку потрібної середньооблікової чисельності персоналу складають баланс робочого часу одного облікового працівника.
Баланси робочого часу складають окремо – для періодичного та безперервного виробництв. Вони розраховуються шляхом вирахування з календарного фонду часу святкових днів (для періодичних виробництв) і щотижневих днів відпочинку (вихідних), а також часу, виділеного на чергові і додаткові відпустки, на відпустки з інших причин, на невиходи з причин хвороби працівників чи виконання ними державних чи суспільно-значимих обов’язків і доручень тощо.
При складанні балансу робочого часу визначають кількість днів (годин), яку слід відпрацювати кожному робітнику протягом планового періоду, число днів неявок на роботу, середню тривалість робочого дня одного средньоспискового робітника.
У балансі робочого часу розрізняють три категорії фонду часу:
1) календарний – дорівнює числу календарних днів планового періоду;
2) номінальний – дорівнює календарному фонду без урахування вихідних і святкових днів;
3) ефективний – утворюється шляхом вирахування з номінального фонду неявок унаслідок хвороби, відпусток і виконання суспільних і державних обов’язків тощо.
Для розрахунку явочного і облікового складу працівників на підставі складеного балансу визначають коефіцієнт облікового складу як відношення номінального фонду робочого часу до ефективного.
