Формальное, официальное, неформальное

Организация не может существовать и функционировать без организационного порядка, т. е. системы норм, которые задаются этой организации в качестве постоянных образцов, стандартов деятельности. Эти стандарты заключают в себе внутреннее противоречие. С одной стороны, в них стремятся регламентировать наибольшее число ситуаций. Но, с другой - чем большее число конкретных действий подпадает под них, тем они абстрактнее и, следовательно, требуют многочисленных интерпретаций применительно к конкретному случаю. Это же, в свою очередь, вредит качеству стандарта, ибо его ценность - в максимальной однозначности толкования.

В такой ситуации идут двумя путями. Либо создают иерархию стандартов, их систему (возможный вариант - система прецедентов), либо подгоняют под букву стандарта все многообразие ситуаций (например, при опоздании на работу не желают вникать в причины, а определяют наказание по факту).

Для придания стандарту большей однозначности он закрепляется в формулировке, нередко официальной. В формулировке определяются место и вклад каждого из этих образцов деятельности в процессе движения к установленному результату. Основной принцип отбора этих образцов - выделение из различных действий, норм того, что можно назвать "чистой целесообразностью", т. е. элементов исключительно функциональных, "работающих" только в направлении общей цели. Такая целесообразность является здесь синонимом рациональности - как в смысле осознанности, так и в смысле экономичности, эффективности.

Сведенные в логически связанную систему и будучи документально фиксированными, эти образцы представляют собой последовательную программу функционирования организации. Соответствующее этой программе строение организации (как и любой социальной системы), так же как и установленные образцы поведения, является формальным, т. е. намеренно заданным и стандартизированным. Таким образом, получается, что главный признак формального - это запрограммированность, предварительная определенность организационных правил и действий.

Существуют два пути формализации социальных систем. Первый - это легализация естественно сложившегося состояния, основанная на осмыслении предшествующего опыта. При этом анализ сложившейся практики функциональных отношений приводит к поиску и вычленению из них наиболее повторяющихся, постоянных, непреходящих элементов. Их совокупность дает возможность выстроить их в последовательность, моделирующую реальный производственный процесс. Эта модель выступает далее уже как осознанная программа последующей деятельности. Формальная организация здесь как бы выводится из опыта. Такого рода формализацию можно назвать рефлексивной. Например, длительно складывающееся стихийное распределение функций в каком-то подразделении предприятия однажды фиксируется и закрепляется в виде административного распорядка, служащего и организационной основой этого предприятия, и эталоном для создания нового.

Второй путь формализации - это "конструирование" социальной организации. В этом случае создание программы предшествует формированию организации. Например, создание нового предприятия предполагает предварительную разработку специального проекта, плана работы и т. д., в соответствии с которыми организуются его техническая и социальная структуры. Определим это как конструкторский способ формализации. Прошлый опыт, разумеется, здесь также присутствует, но лишь как прецедент, урок. Такого рода построение организации состоит уже не столько в "открытии", выделении ее норм, сколько в производстве этих норм, производстве организационного порядка.

Формализация есть задавание образцов, программирование, естественно, означает сужение диапазона выбора, ограничение, даже подчинение субъективной воли участника организации безличному порядку. Однако, с-другой стороны, это неизбежная форма стабилизации всякой совместной деятельности. Программа деятельности планируется как кратчайший путь движения к заданной цели.

Вместе с тем таких атрибутов формальной организации, как рациональность, оптимальность, оказывается далеко не всегда достаточно для обеспечения необходимой приверженности ей включенных в нее индивидов. В этом случае авторитет ей придают ее признание, узаконенностъ, иначе говоря, она становится официальной. Таким образом, официальное не тождественно формальному, а является одним из атрибутов его. Формальная организация может быть (а обычно и является) официальной, т. е. узаконенной и признанной более широкой институциональной системой. В то же время официальные отношения - отношения "от имени" - могут и не быть предусмотрены программой; с другой стороны, не все запрограммированное, формальное осуществляется официально. Следовательно, эти понятия не совпадают.

Однако несомненно, что любая организация не исчерпывается формальной частью, хотя и определяется ею. Организация всегда сложнее своей функциональной программы. По разным причинам (об этом специально речь будет дальше) наряду с формальным типом организации складывается и функционирует система незапрограммированных, спонтанно возникших связей, иной, отличный от предыдущего способ упорядоченности, организованности. Это -неформальная структура. В общем виде под неформальными здесь будут пониматься организационные связи и процессы, незапланированные программой деятельности организации, самопроизвольно, непреднамеренно возник-

шие. Появление их более или менее связано с существованием и деятельностью формальной организации, даже если эта связь не является определяющей, а играет лишь роль благоприятствующих условий. Но пока важно подчеркнуть одно: неформальное - это явление в социальной организации, стоящее вне организационной формальной программы.

В то же время будем иметь в виду, что здесь идет речь о двух типах организованности, сосуществующих в единстве, и, стало быть, о неформальной структуре говорится как о возникающей лишь наряду с формальной.

Формальная структура

Обычно индивид, попадая впервые в производственную, общественную или любую другую организацию, застает там уже сложившуюся сеть различного рода целей и отношений. Ему предлагается определенная программа деятельности в виде специальных предписаний: во-первых, ему предлагается определенная функция, носителем которой он отныне будет выступать; далее ему предлагается определенный и также принятый до него и безотносительно к его личным особенностям режим исполнения этой функции; для него предусмотрены также соответствующие правила отношений с другими работниками - носителями своих функций; наконец, его знакомят с принятыми нормами и критериями оценки его деятельности (вознаграждение, стимулирование, санкции и т. п.).

Таким образом, индивид оказывается включенным в сложную сеть заданных ему изначально отношений, представляющих собой официально установленную структуру статусов, программу деятельности и совокупность норм и правил, предписанных данной организацией. Такого рода систему отношений принято называть формальной структурой.

Формальная структура присуща всякому социальному институту независимо от его назначения. Не будет преувеличением сказать, что она является основным условием его целесообразного функционирования, а степень ее совершенства в первую очередь определяет эффективность деятельности этого института (предприятия, армии и т. д.). Формальная структура включает в себя ряд элементов, из которых следует выделить основные.

Первый из них - разделение труда, возникающее как результат необходимой в современном обществе глубокой специализации. Разделение труда в организации выступает в виде должностей, каждая из которых дополняет другую таким образом, что все функциональные задачи оказываются распределенными между членами организации и не дублируются в идеале даже у двух из них. Должностные позиции образуют иерархическую структуру: во-первых, по сходству функциональных задач - в различные организационные подразделения; во-вторых, по принципу руководства-подчинения - в лестницу зависимостей, где почти каждая ступенька-должность является одновременно высшей (руководящей) по отношению к предыдущей и низшей (подчиненной) по отношению к следующей. Должностные функции выступают здесь и как определенные полномочия, как преимущественное право принятия решения, распоряжения по отношению к "низлежащей" сфере деятельности. Такая структура должностей является в то же время и структурой власти.

Формальная структура включает в себя также и систему коммуникаций, образующих каналы организационных связей. Эти каналы обеспечивают прохождение деловой информации; они являются также средством служебного общения.

Далее - это различного рода регуляторы, нормирующие и планирующие деятельность данной социальной организации. К ним относятся принятые правила и образцы служебного поведения, программы деятельности, принципы и формы вознаграждения, стимулирования и принуждения. Цели их - координация различных организационных функций, подразделений и подчинение их общим задачам.

Необходимо отметить и важные особенности формальной структуры в целом. Прежде всего она рациональна, т. е. в основе ее лежит принцип целесообразности, сознательного движения к известной цели, и в этом смысле формальную структуру можно рассматривать как логическую программу. Кроме того, она принципиально безлична, т. е. рассчитана на абстрактных индивидов, между которыми устанавливаются идеальные отношения по составленной программе. В формальной структуре нет места специфическим особенностям ее членов как личностей, в ней не предусмотрены никакие другие отношения между индивидами, кроме служебных, никакие другие цели, кроме функциональных. Таким образом, она еще и намеренно одномерна.

Разумеется, подчеркивая рациональность, безличность и одномерность формальной структуры, неверно подразумевать под этим пороки, недостатки ее. В своем нормальном проявлении это необходимые принципы построения социального объекта, стороны его организации. Пожалуй, будет верным сказать, что формальную структуру можно рассматривать как некоторую копию структуры управления в неживых системах, где, например, носителей функции, строго говоря, нет, а есть лишь функционирующее устройство, для которого данная функция - единственное назначение, и вся система строится исключительно в соответствии с логикой целесообразности. Однако при крайней степени своего развития эти особенности формальной структуры превращают ее в бюрократическую систему, для которой характерны абсолютизация отдельных сторон, элементов организации, возведение их в самостоятельные ценности, превращение средств деятельности в цели, развитие внутреннего интереса и тенденции "работать на себя" в противовес первоначальным задачам.

Традиционно понятие бюрократии означает максимальную стандартизацию внутри организации с целью повышения эффективности организационного механизма, что близко приведенному здесь понятию формальной структуры. Это понятие, таким образом, не несет негативного содержания, в отличие от понятия "бюрократизм".

Говоря далее о структуре формальной, следует отметить, что сложные социальные организации включают, как правило, не один ее тип. Еще в работах Ф. Тейлора и А. Файоля и их последователей были выделены следующие типы структуры предприятия: линейная организация, т. е. система вертикальной зависимости, объединяющая ряд служебных позиций сверху донизу таким образом, что каждое организационное подразделение находится между двумя другими - выше- и нижестоящими, а руководство каждым из этих подразделений сосредоточено в одном лице; функциональная организация, в соответствии с которой руководство распределяется между рядом лиц, специализи-

рованных на определенных функциях (по контролю за качеством, снабжению, координации и т. д.); штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в общую систему линейной зависимости.

При линейной организации сравнительно легко достигается ясность отношений руководства-подчинения, распределения компетенции, обязанностей, известны критерии, оценки и требования на каждом уровне; такая система вертикальной зависимости является одновременно каналом служебного продвижения. При функциональной и штабной организации более вероятны перекрещивания полномочий и обязанностей, дифференциация задач менее четкая.

Основу формальной структуры составляет линейная структура, вертикально связывающая разные уровни с центром. Однако, как было показано, такая система не обеспечивает организации должную подвижность, самостоятельность звеньев, оперативность и т. д. Поэтому в теории и практике организации развивается альтернативная идея т. н. матричной структуры в различных вариантах.

Таким образом, формальная структура охватывает значительную часть функционирования социальной организации в целом. Такая функциональная нагрузка соответствует и ее специфическим задачам.

Из таких принципиальных задач формальной структуры следует назвать несколько. Прежде всего она обеспечивает повышение эффективности за счет известного ограничения разнообразия в деятельности организации, поскольку ее программа предлагает для достижения обозначенных целей определенные образцы, нормы поведения, закрепленные, как отмечалось выше, предшествующим опытом и авторитетом. В принципе, такое ограничение "свободы выбора" сводит к минимуму поиски методом "проб и ошибок" и вероятность риска, а также экономит известный объем социальной и материальной энергии, неизбежно растрачиваемой при движении по кривой, а не по прямой. Хотя в некоторых случаях именно наличие местных ограничений вызывает дисфункцию. Проблема здесь - в выборе оптимального уровня.

Другая функциональная задача формальной структуры - предвидение, которое проявляется уже в самом наличии в формально-организационной программе долгосрочных целей, последовательности решения задач, заранее установленных и длительно функционирующих образцов деятельности и т. д. В организациях предвидение реализуется главным образом в планировании. И хотя это предвидение имеет определенные границы, не выходящие за рамки программы деятельности организации, все же эта функция присуща формальной структуре.

Кроме того, следует также отметить значение всеобщей координации, которую формальная структура осуществляет посредством такого объединения людей, когда они образуют некоторую новую целостность, функционирующую как единый организм. Причем (что очень важно) объем усилия этого целого превышает сложенную совокупность отдельных усилий его членов, что, собственно говоря, и составляет эффект организации - так сказать, организационный императив.

Однако самая главная функция формальной структуры заключается в соединении людей со средствами и целями труда. Эту задачу соединения целей-

заданий и целей-ориентаций решает формальная структура, обеспечивающая к тому же и цели системы. И это ее основная функция.

Главный вывод состоит в том, что формальная структура - основной, доминирующий способ организованности в деловых организациях.

Ограниченность формальной структуры

Проблема неформальной структуры возникает именно в связи с необходимостью компенсировать ограниченность формальной структуры. Хотя только к этому причины необходимости неформальных структур свести нельзя. Их существование, как дальше будет показано, имеет принципиальное значение и требует особого внимания.

Предварительно необходимо заметить, что при анализе мы условно будем рассматривать организацию как относительно самостоятельный объект, отвлекаясь в основном от ее макросреды, в которой она всегда, конечно, выступает как зависимая подсистема.

Ограниченность формальной структуры прежде всего заключается в объективных границах формализации организационного порядка.

"Классические" представления о формальной организации, сформулированные в духе Файоля-Урвика, нашли свое высшее развитие в теории бюрократии М. Вебера¹. Здесь формальная организация предстает как совершенная система рационального разделения и предельной стандартизации деятельности, что, по мнению автора, является верным залогом ее эффективности. Для М. Вебера всеобщая формализация и жесткая определенность организации выступали как бы в виде некоторой гарантии против произвола "злой воли", жертвой или орудием которой организация может стать.

Бюрократия, по Веберу, заключает в себе лучшие черты деловой активности. "Точность, скорость, недвусмысленность, знание правил, целостность, ответственность, единство, строгая субординация, ослабление трений, снижение материальных и людских затрат - все это поднято до оптимальной точки в чисто бюрократической администрации..." - писал он. При этом он обходил проблемы человеческой специфики и организационной культуры в такой организации, считая их нейтральными по отношению к ней. Все сопутствующие деятельности организации изменения, вызванные ее социальной природой, он стремился изолировать, расчистив поле для деятельности наиболее точного организационного механизма, главное достоинство которого состоит в его техничности. "Решающей причиной успеха бюрократической организации всегда было ее техническое превосходство над любой другой формой организации. Полностью развитый бюрократический механизм можно сравнивать с другими организациями точно так же, как сравнивать машину с немеханическими способами производства". Но именно эта так выразительно подчеркиваемая Вебером черта бюрократии стала объектом критики в позднейших исследованиях.

Проблема оказалась в следующем. В результате многих зарубежных исследований, да и на опыте функционирования самих деловых организаций,

¹ Следует напомнить, что понятие "бюрократия", как оно выступает у М Вебера и др, совпадает здесь с понятием "формальная структура" и является синонимом последнего

было показано, что в ходе деятельности всякой административной организации, как правило, возникает целый ряд отклонений, иногда значительных, от первоначально установленного курса. Иначе говоря, даже самым тщательным образом разработанная программа целенаправленных действий в каких-то пунктах "не срабатывала". И прежде всего это выражалось в образовании "непредвиденных последствий", вызываемых функционированием самой формальной организации, причем последствий, нарушающих, дезорганизующих деятельность самой такой организации. Наряду с запрограммированными функциональными свойствами формальной структуры выступают ее непредвиденные, в т. ч. дисфункциональные, свойства.

"Есть много оснований ожидать, - писал, например, А. Гоулднер, - что бюрократия развивает сложно разветвленную сеть последствий, многие из которых находятся ниже ватерлинии публичной видимости". Эти невидимые последствия анализирует и Р. Мертон, у которого они называются уже более строго -"латентные (скрытые) функции, которые не являются ни преднамеренными, ни обнаруженными" (в противоположность "явным - задуманным и обнаруженным"). Мертон выделяет три этапа таких непреднамеренных последствий, являющихся: 1) функциональными для данной системы, 2) дисфункциональными для нее и 3) безразличными для данной системы, "нефункциональными".

Здесь совершенно необходимо сделать одно важное замечание: речь идет не об инспирированных извне, а о внутренних, присущих самой природе организации процессах, которые в принципе не могут быть предусмотрены программой. Открытие этого явления как общей закономерности сделало концепции Вебера-Урвика пройденным этапом, а "непредвиденные последствия" стали признанными элементами теории формальной организации. Как же проявляются эти последствия?

По Р. Мертону, контроль над организацией со стороны высшей иерархии требует надежности, прочности, постоянства поведения внутри организации. Поэтому с целью большей охватываемое™ и предсказуемости поведение регулируется системой правил, соблюдение которых должно обеспечивать эффективность работы. Господство правил вызывает сокращение объема персонализированных отношений в организации, которые подменяются отношениями "через правила". Как следствие, возникает повышенное "впитывание" этих формальных правил членами организации. И тогда эти правила, предназначенные лишь для достижения определенных целей, приобретают самоценность безотносительно к целям организации. Средства сами становятся целью.

Ф. Селзник делает упор на "делегирование авторитета", т. е. наделение полномочиями подчиненных - децентрализацию. Предполагается, что этот процесс не только явится средством контроля, но и содействует специализации, повысит компетенцию различных отделов, что облегчит достижение цели. Однако делегирование авторитета усиливает в то же время разделение интересов между различными подразделениями организации. Это связано с тем, что общая цель организации неизбежно разветвляется на ряд подцелей, переданных различным частям организации. Причем эта дифференциация не останавливается на уровне подразделения, а пронизывает собой всю организацию. Такое разделение интересов ведет к увеличению конфликтов между организационными подразделениями. Как следствие, содержание организацион-

ных решений все больше зависит от соображений внутренней стратегии, особенно если члены организации не сориентированы на общеорганизационные цели. Развитие такой "подразделенческой идеологии" поощряет подразделения решать свои задачи за счет организации, путем включения своих целей в политику большой организации. Отсюда - отклонение организации от поставленных вначале целей. Таким образом, делегирование имеет и позитивные, и негативные последствия. И это - не результат чьей-то злой воли, а естественный процесс, присущий формальной структуре.

В модели А. Гоулднера всеобщий контроль осуществляется через систему общих и безличных правил, регулирующих рабочие процедуры. Эти правила как бы уравнивают всех членов организации, придают больше законности, объективности действиям руководства и, таким образом, скрывают отношения власти внутри группы. Это снижает межличностное напряжение в группе, придает ей определенное равновесие, основанное на нейтральности формальных правил.

В то же время применение этих правил вызывает некоторые последствия, не соответствующие намерениям руководства. Определяя рамки желательного поведения, они одновременно дают представление и о минимуме этого поведения, т. е. позволяют исполнителям работать на низшем уровне. В соединении с нежеланием, незнанием или низким уровнем усвоения организационных целей низовыми звеньями растет расхождение между намеченными целями организации и достигнутыми результатами. Таким образом, внутренне стабилизирующий эффект, достигаемый с помощью системы формальных правил на уровне подразделения, ослабевает в более широких организационных масштабах. Достижение равновесия в рамках подразделения, группы не сопровождается в этом случае таким же равновесием в организации в целом. Естественно, что исполнение членами организации своих функций "по минимуму" воспринимается руководством как провал или угроза провала. Как правило, в ответ на это руководство принимает меры к усилению, детализации контроля над исполнением, делает его более тщательным и жестким. А это уже противоречит первоначальному принципу опоры на систему формальных, безличных правил как на основной регулятор. Такое ужесточение приводит к усилению отношений власти, межличностного напряжения и т. д. Таким образом, равновесие, основанное на системе этих правил, нарушается и внутри подразделения, группы, что еще больше повышает дисфункцию организации в целом.

Итак, надежды на всесилие и непогрешимость формальной структуры как универсального средства социального регулирования оказались иллюзией. А ведь на протяжении многих лет (да и поныне) формализация считалась главным средством рационализации отношений внутри организационных систем. И не без оснований. Но вот постепенно (не вдруг!) стало ясно, что возможности формализации не беспредельны и, более того, на каком-то этапе она, хотя и возможна, но теряет свою рациональность. Формальная структура обнаружила свои границы.

Эти границы возникают прежде всего из самой специфики деловой организации по сравнению, скажем, с организацией неживых объектов. Именно социальная природа организации является источником непредвиденных последствий применения формальной программы.

Впервые причины непредвиденного в организациях попытался объяснить Р. Мертон: эти "последствия являются результатом взаимодействия деятельности и объективной ситуации, условий деятельности". Стало быть, формальную структуру нельзя ни конструировать, ни рассматривать изолированно от внешних организационных обстоятельств, среды ее функционирования.

И дело здесь в том, что заранее включить все возможные обстоятельства в программу организации не представляется возможным и в принципе. Причина же этого не только в ограниченности предвидения их (об этом - дальше), но и в однозначно целесообразной природе формальной организации, сводящей воедино только функциональные, имеющие "отношение к делу" элементы среды. Программа - это модель деятельности, модель же неизбежно упрощает. Формальная структура в принципе неспособна охватить все аспекты социальной среды. Таким образом, она не может быть абсолютно совершенной, и возможность отклонения от программы, деформации заложена в ее природе. Это означает, что граница формализации уже в самой формальной структуре.

Кроме того, здесь имеет большое значение и тот факт, что формальная структура в социальных системах располагает исключительным - человеческим - "материалом". При этом она, верная своим принципам, включает в себя индивидов не полностью, а частично, т. е. те их стороны, свойства (профессиональные способности), которые соответствуют их деловому, функциональному назначению. Но "расщепленных" индивидов в природе нет, никто не может принять на работу только руки или только знания...

Очевидно, что личность целиком формализовать нельзя. Этот предел непреодолим даже для самой тотальной системы. Индивиды неизбежно приносят в организацию свою внеорганизационную жизнь, свои мотивы, ожидания, прошлый опыт... Формально организация рассчитывает на функционеров, а действуют в ней люди, отнюдь не тождественные своей функции: личности, интересы которых не исчерпываются целями организации. И их участие в функционировании организации не ограничивается лишь ролевым исполнением, они вступают во взаимодействие с ней и между собой. Отсюда внутриоргани-зационные связи и отношения оказываются значительно богаче и сложнее, чем те, которые были предусмотрены программой. Но возникновение и функционирование этих новых связей и отношений принципиально не формализуемо, находится вне сферы досягаемости формальной структуры.

Таким образом, формальная структура - это частичная организация социальной системы. Во-первых, как было показано выше, формализация сама по себе отнюдь не всегда рациональна, она обладает не только функциональными, но и дисфункциональными свойствами. Во-вторых, некоторые стороны, элементы среды не могут быть формализованы в принципе. Другими словами, здесь выступают такие границы формализации, которые заложены в самой природе организации и составляют исключительную специфику ее.

Теперь рассмотрим проблему познавательных границ формализации.

Если мы поставим вопрос: возможно ли в принципе создание организационной программы, надежность которой заведомо исключала бы отклонения? -мы столкнемся со следующей проблемой. Построение такой программы - это главным образом попытка определенного планирования, т. е. предвидения бу-

дущей деятельности. А это всегда ставит задачу: насколько, до какой степени такое предвидение возможно?

В классических теориях, не подвергавших сомнению такую возможность, дело сводилось к оптимальному выбору. При этом принимающий решение "раскладывает" перед собой набор альтернатив, действие которых он рассматривает с точки зрения их последствий. Распределив затем эти последствия по степени предпочтительности, он выбирает наиболее желаемый вариант. Условность такого подхода бросается в глаза: альтернативы считаются данными, последствия считаются известными, критерий предпочтительности считается установленным.

Открытие явления "непредвиденных последствий" поставило вопрос и о пределе такого выбора, и прежде всего - в связи с ограниченностью предвидения.

Это, так сказать, относительная ограниченность нашего знания об организационных процессах, которая всегда существует, которую всегда стремятся преодолеть, но которая не может быть преодолена окончательно, как не может быть достигнуто абсолютное знание.

Но в том же русле существует и другая проблема: возможно ли органическое сочетание субъективной цели и объективных следствий, в чем их совпадение и в чем расхождение? Общая задача современных организаций - как сократить разрыв между поставленной целью и достигнутыми результатами.

Большой интерес в связи с этим представляет анализ целесообразной деятельности, предпринятый еще В. Парето, в частности его теория логических и нелогических действий. На этом стоит остановиться подробнее. "Существуют действия, - писал В. Парето, - которые используют средства, соответствующие целям, и которые логически соединяют средства и цели. Существуют другие действия, в которых эти черты отсутствуют". Причем с субъективной точки зрения почти все человеческие действия принадлежат к логическому классу. "В глазах греческих моряков жертвы Посейдону и гребля веслами были одинаково логическими средствами навигации...". Таким образом, логическими можно назвать лишь действия, соединяющие средства и цели объективно, а не с точки зрения исполняющего субъекта. Субъективная цель и объективный результат в логических действиях совпадают. У нелогических действий цель и результат не совпадают. Парето выделяет 4 типа нелогических действий по степени того, насколько эти действия логичны.