Роль и сущность организационного проектирования

Если в пятом разделе в основном были рассмотрены теоретические и методологические аспекты деятельности организации, то данный раздел посвящен в первую очередь методическим рекомендациям, в частности методике осуществления организационного проектирования.

Повышение эффективности деятельности организации, развитие системы управления ею и совершенствование процесса производства напрямую связаны с формированием и развитием эффективных методов проектирования организационных структур. В новых условиях уже зачастую невозможно оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений; необходимо применять комплексный подход к формированию организационных систем, а также использовать для создания организационной структуры не только опыт, типовые схемы и интуицию, но и научные методы организационного проектирования, формирования организационной структуры.

Необходимо отметить, что под структурой мы понимаем совокупность составляющих систему элементов и устойчивых связей между ними. Поэтому, очевидно, недопустимо смешивать понятия «организационная структура» и «структура управления», хотя такое смешение встречается в литературе достаточно часто. На наш взгляд, более верным представлением о соотношении этих понятий является то, что «количество структур в таком непростом организме, как фирма, достаточно велико, и эти структура взаимодействуют между собой». При таком подходе структура управления является только одним из блоков организационной структуры; без сомнения, блоком важным и во многом определяющим, но не единственным. Наряду с данным блоком можно выделить и другие: структуру центров производства, структуру центров планирования, структуру центров учета и т. д. Перечисленные блоки являются элементами общей организационной структуры.

Важными составляющими организационной структуры являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Следует также учитывать, что организационная структура – это поведенческая система, которую составляют люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов – либо формальных, либо неформальных. Поэтому необходимо сочетание научных методов и принципов формирования структур (основанных на применении системного подхода) с анализом практического опыта формирования структур, причем как зарубежного, так и отечественного.

Методологической основой формирования организационной структуры является системный подход, т. е. понимание организации как системы. Системный подход предполагает выявление элементов организации и совокупности связей между ними.

Элементы организации. В предпринимательской организации элементы, или части системы, включают отдельные личности, неформальные рабочие группы или неформальные подразделения организации, формальную организацию в целом, а в некоторых случаях – внешние системы, оказывающие прямое воздействие на предпринимательскую организацию как систему. В состав предприятия входит также ряд подсистем, созданных для выполнения специальных функций: производственной, сбытовой, управленческой и информационной. Таким образом, каждое предприятие представляет собой сложную систему со множеством взаимосвязанных подсистем.

Взаимоотношения между элементами системы. Второй важный шаг в системном подходе к процессу организации состоит в том, чтобы рассмотреть взаимоотношения между различными элементами или частями единой системы.

Части должны быть связаны в единое целое с помощью определенных отношений каждой части к какой-либо общесистемной характеристике (или характеристикам), имеющей необходимую и логическую функциональную связь с выполнением задач всей организации.

Части должны быть определены не с целью их удобной классификации по тем или иным признакам, а чтобы была ясно видна их логическая и необходимая функциональная связь друг с другом и системой в целом. При этом надо иметь в виду процесс сплочения, «сплавления» организации – процесс примирения и взаимоувязки этих различных частей и установления единства между ними. Этот процесс выдвигает на первый план общие цели организации, вопреки противоречащим им интересам отдельных личностей, групп, других организаций и самой рассматриваемой организации.

Основой интеграции отдельных частей организации в единую систему служат информационные сети, или сети связи. Связь стимулирует работу отдельных элементов организации и обеспечивает координирующий механизм, соединяющий части системы в единое целое. Организация состоит из подсистем, которые устанавливают связь друг с другом, обмениваются сообщениями с внешним миром и накапливают информацию.

Системность самого подхода к формированию организационной структуры предполагает:

– создание полного спектра целей и управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной;

– выявление и привязку к этим задачам полной системы функций, прав и ответственности;

– формирование полного списка элементов системы (организации);

– исследование и организационное оформление всех связей и отношений между элементами организации, как по вертикали, так и по горизонтали.

Проектирование организации предполагает также выявление степени и формы влияния факторов внешней среды, так как организация представляет собой открытую систему. Исследование влияния внешней среды может быть представлено в виде определенной последовательности.

I. Этап – выявление и описание элементов внешней среды (элементов входа и выхода, информации, технологии, ресурсов и др.).

II. Этап – выявление основных взаимосвязей между элементами внешней среды, включая прямое воздействие.

III. Этап – определение степени разнообразия элементов внешней среды (возможных изменений, степени определенности, обратной связи).

IV. Этап – проектирование каждого элемента организационной структуры с учетом внешней среды, в которой данный элемент будет функционировать.

V. Этап – формирование организационного механизма с учетом специфики элементов организационной структуры и влияния внешней среды.

Формирование организационной структуры должно следовать данной логике и включать следующие действия:

– формирование системы элементов организационной структуры;

– установление взаимосвязей между данными элементами;

– формирование структуры по отдельным блокам организации: структура управления, структура производства и др.;

– формирование общей организационной структуры.

Таким образом, организационным проектированием называется процесс формирования организационной структуры предприятия на основе системного подхода. Организационное проектирование как процесс состоит из следующих стадий:

1) формирования системы целей предприятия. Эта стадия связана с выявлением проблемных ситуаций (актуальных и потенциальных) и формированием стратегии фирмы. Под стратегией мы понимаем программу достижения целей, разработанную предприятием. Потенциальными называются проблемные ситуации, имеющие достаточно высокую вероятность появления в рассматриваемый период времени.

2) формирования общей структурной схемы. На этой стадии определяют главные характеристики и направления формирования структуры, а также кадровую стратегию предприятия, соотношение централизации и децентрализации, уровень сложности объекта управления и т. д.;

3) разработки состава основных подразделений и определения связей между ними. Принимают решение, какие отделы и службы будут на предприятии, какие задачи они будут выполнять;

4) регламентации организационной структуры. На этой стадии определяют численность каждого подразделения, трудоемкость основных выполняемых ими работ, рассчитывают затраты на управление, определяют принципы установления ответственности работников подразделений, в первую очередь их руководителей;

5) распределения функций, прав и обязанностей. На этой стадии формируют должностные инструкции;

6) окончательной доработки организационной структуры, разработки схемы информационных потоков.