Раздел 1 Подготовка и оформление основных документов

МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ТЕОРЕТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

 

для студентов специальности

080504 «Государственное и муниципальное управление»

 

Идентификационный номер – ДМСК - 2.4. ОПД 07

 

 

г.Ярославль 2008

Методическое пособие составлено в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта СПО по специальности 080504 «Государственное и муниципальное управление».

 

Методические указания рассмотрены и одобрены на заседании кафедры АСП

 

Протокол № от «__» ________ 200 г.

 

Руководитель кафедры

_______________

А.Л. Гудкова

 

 

Автор: Смирнова Т.Е.

 

Рецензенты: С.В. Ковалева – преподаватель ЯГМК

 

 

Аннотация

Методическое пособие составлено в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта СПО по специальности 080504 «Государственное и муниципальное управление».

Работа рассчитана на 54 часа теоретических занятий.

Данное методическое пособие состоит из двух разделов: в первом разделе представлен материал по правилам оформления документов, классификация документов, правилам оформления конкретных видов документов, во втором – материал по технологии работы с документами. Пособие имеет своей целью познакомить студентов с правилами оформления документов, видами документов, их структурой, а также научить правильно и грамотно создавать документы в соответствии с ГОСТом Р6.30-2003 в текстовом редакторе MS Word.

СОДЕРЖАНИЕ

 

Раздел 1	Подготовка и оформление основных документов
Тема 1.1	Введение в предмет.
Тема 1.2	Требования к составлению и оформлению документов.
Тема 1.3	Реквизиты 1-14.
Тема 1.4	Реквизиты 15-30.
Тема 1.5	Классификация документов по различным основаниям.
Тема 1.6	Оформление организационных документов.
Тема 1.7	Распорядительные документы: приказ по основной деятельности, выписка из приказа.
Тема 1.8	Распорядительные документы: указания, распоряжения, решения.
Тема 1.9	Информационно-справочные документы: протокол заседания учебной группы.
Тема 1.10	Информационно-справочные документы: докладная и объяснительная записка.
Тема 1.11	Документы по личному составу. Порядок оформления на работу. Резюме, личное заявление.
Тема 1.12	Документы по личному составу: приказ по личному составу.
Тема 1.13	Документы по личному составу: Трудовой договор. Трудовая книжка.
Тема 1.14	Договорно-правовая документация: договор купли-продажи.
Тема 1.15	Договорно-правовая документация: договор поставки.
Тема 1.16	Договорно-правовая документация: транспортные договора.
Тема 1.17	Договорно-правовая документация: Доверенность.
Тема 1.18	Документы по внешнеэкономической деятельности. Коммерческие письма.
Тема 1.19	Претензионно-исковая документация. Претензионные письма.
Тема 1.20	Претензионно-исковая документация: Ответ на претензию. Формуляр отзыва на претензию.
Тема 1.21	Претензионно-исковая документация: исковое заявление.
Раздел 2	Технология работы с документами на предприятии
Тема 2.1	Деятельность службы ДОУ.
Тема 2.2	Методы обмена информацией.
Тема 2.3	Номенклатура дел.
Тема 2.4	Правила формирования дел.
Тема 2.5	Подготовка документов к архивному хранению. Акт предоставления документов к уничтожению.
Тема 2.6	Современные средства организационной техники и хранение документов на ПК.

 

 

Раздел 1 Подготовка и оформление основных документов

Тема 1.1 Введение в предмет

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности организации, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

В настоящее время очень трудно представить какую бы то ни было организацию (государственную, коммерческую и.т.) без данного вида, деятельности, т.к. все они работают с различного рода информацией требующей документирования.

Документирование – процесс создания и оформления документа.

Мы живем в такую эпоху, когда нас окружает большое количество информации, информации, которая может быть истинной, ложной и искаженной. В деловом мире, к ней принято относится недоверчиво, особенно если она передается “из уст в уста”.

Информация – сведения о лицах предметах фактах, явлениях, событиях и процессах независимо от формы их представления.

Но к информации зафиксированной на документе, в соответствии с установленными правилами, отношение совсем другое, т.к. она обладает определенным свойством – защищенностью.

Итак, документ – зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, - в деловом мире играет важную роль. Посредством него решаются различные организационные вопросы, управленческие решения, устанавливаются, изменяются и прекращаются правовые отношения.

Если обратиться к истории, нужно отметить, что документ существовал не всегда, его появлению послужили определенные предпосылки, развитие общества, его ценностей. В древние времена, когда человечество не предавало большого значения письменности, различные распоряжения и решения глав объединений людей (вожди) передавалось в устной форме, что могло приводить к искажению информации специально другими людьми в их личных целях, либо по каким – то независящим факторам. К устной информации в определенный период начали относиться с недоверием, и тогда ее стали документировать, придумывать различные средства защиты – подпись, печатки – перстни, печати.

В Российском государстве делопроизводство как система, начинает складываться в конце XV века, когда начался процесс создания аппарата государственного управления. Появилось “приказное делопроизводство” возглавляемое приказным судьей, его помощником был дьяк. Который обладал правом удостоверять документ своей подписью (“приписью”) она ставилась по слогам на оборотной стороне документа, по местам склейки листов, так чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ обеспечивал охрану документа от подделки. Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15 – 17 см.) на одной стороне, на обратной ставились пометки резолюции. Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. В делопроизводстве приказов зарождалась традиция хранения документов, их учет и опись.

С XVII века система делопроизводства стала именоваться коллежской, которая регламентировалась законодательством, актом Петра I “Генеральным регламентом” 1720 года. Он определил организацию работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения. В “Генеральном регламенте” были установлены сроки исполнения документов (в течении 1-й недели), введен термин “Архив”, определено расположение реквизитов, существовавших в то время, вводились новые.

В начале XIX века при Александре I коллегии заменили министерства. На этом этапе делопроизводства стал четко определяться круг лиц (лица) которые имели право издавать определенные документы, и с кем их нужно было согласовывать – принцип иерархии. Документы XIX века обязательно подписывались и скреплялись. Впервые регламентировалась зависимость юридической силы документа от правил его оформления.

XX век тоже внес свои коррективы. В 1926 году был создан кабинет стандартизации, который разрабатывал общие стандарты на документы, носители информации. Им был разработан стандарт писем, телеграмм, протоколов и других форматов бумаги. С 1936 года закрепилась иерархия документов, четко распределялось, какие виды распорядительных документов должен издавать конкретный орган власти и управления.

В 50 - е годы была разработана новая система делопроизводства для учреждений, предприятий страны, ставилась задача разработать единые нормы в делопроизводстве, способы защиты информации, создание унифицированной документации.

Итак, каждая эпоха определяла свои способы защиты документов, постепенно это совершенствовало, усложняло систему работы с ними, этапы.

В настоящее время существует обширная нормативная база делопроизводства, представляющая собой совокупность законов и актов регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организаций.

Важными среди них являются Госстандарты по работе с документами, их оформлению (ГОСТ Р6.30 – 2003 от 03.03.2003 №65 – ст. – Унифицированная система организационно – распорядительной документации) архивной работе.

Данный курс лекций состоит из 3-х. разделов и одного дополнительного. В первых трех будет говориться о требованиях к оформлению документов, видах документов и их классификаций по различным основаниям, а так же об организации работы с ними. Дополнительный раздел содержит материал о том, какими деловыми качествами и знаниями сегодня должен обладать делопроизводитель (секретарь – референт), как должно быть организованно его рабочее место.

Целью создания курса лекций является объединение информации относящейся к данной дисциплине разрозненной по различным источникам литературы и нормативно - правовым актам, что позволит наиболее полно передавать знания студентам о делопроизводственной деятельности, его значении в современном мире. Делопроизводство (ДОУ) это практический предмет, любой человек, занимающийся трудовой деятельностью сталкивается с ним. Наша задача познакомить студентов с тем, что включает в себя эта дисциплина, подготовить их в независимости от выбранной ими специальности к профессиональной деятельности.

Тема 1.2 Требования к составлению и оформлению документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатывания, удостоверения, согласования требований, установленных в законодательных актах и норм, методических документах РФ. Этому процессу уделяется большое внимание в каждой организации, т.к. документы, оформленные не в соответствии с установленными правилами не будет иметь юридическую (доказательную) силу.

ГОСТ Р6. 30 – 2003 от 03.03.2003 №65 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

Документы оформляются на различных форматах бумаги. Их делят на три основных ряда – А, Б, В в зависимости от размеров. ГОСТ Р6.30 – 2003 устанавливает два стандартных формата бумаги на которых оформляются документы А4 (210х297) и А5 (148х210). Но на практике часто в дело производстве используется формат А3 (297х420). На нем печатают таблицы, графики, ведомости и планы.

Любой документ должен иметь поля, то есть определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа и проставления служебных отметок. ГОСТ рекомендует следующие размеры полей документа (они не могут быть менее указанных):

20 мм – левое

10 мм – правое

20 мм – верхнее

20 мм – нижнее

Левое поле на практике, как правило, делают больше 20 мм (25, 30, 35 мм), но не меньше, т.к. за него документ подшивают в дело.

Документы следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Стандартными размерами шрифта считаются 12 и 14 Times New Roman.

При изготовлении документа на двух и более страницах, вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют по середине верхнего поля листа.

Документы могут оформляться и на бланках. Бланк – это заранее воспроизведенная на стандартном листе бумаги информация (а именно определенные реквизиты) имеющая постоянный характер. Существует 4 вида бланков:

1) общий бланк – используют для изготовления любых видов документов кроме письма. Включает в себя реквизиты 01 (02 или 03) 08, 11, 14 в зависимости от вида организации.

2) Бланк письма – включает в себя реквизиты 01(02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

3) Бланк конкретного вида документа кроме письма, включает в себя реквизиты 01 (02 или 03) 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.

4) Гербовый бланк.

Каждый документ состоит из определенных реквизитов.

Реквизит – это обязательный элемент официального документа. Совокупность определенных реквизитов образует формуляр документа.

Формуляр – это совокупность реквизитов определенного вида документа.

Существует два способа оформления реквизитов на документе – 1) угловой и 2) продольный.

При угловом способе реквизиты располагаются от края левого поля документа. Этот способ используется, когда необходимо, освободить верхний правый угол документа для 15 или 16 реквизитов – “Адресата” и “Грифа утверждения”.

При продольном способе заголовочные реквизиты располагаются вдоль верхнего поля документа – по центру. Исключение - это реквизиты: “дата документа” и “заголовок к тексту”. Примеры оформления:

 

Угловое расположение заголовочных реквизитов

АО «МОЛОДОСТЬ» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 12.04.2008 №142/02-12 г.Ярославль главного бухгалтера

УТВЕРЖДАЮ Директор АО «Молодость» _____________ В.П. Репин 12.04.2008

Продольное расположение заголовочных реквизитов

АО «СПЕКТР»

УКАЗАНИЕ

12.03.2008

г.Ярославль

№14/01-12

о проведении ремонтных работ

Тема 1.3 Реквизиты с 1-14.

В соответствии с ГОСТом Р 6.30 – 2003 существует 30 реквизитов. Каждый документ условно делят на три части.

01 Государственный герб РФ помещают на бланках документов, в соответствии с Федеральным Конституционным законом “О государственном гербе РФ” от 25.12.2000 №2-ФК3, отступив 3 мм сверху. Оформляется только типографическим способом.

Герб РФ в многоцветном варианте помещается на следующих документах: Федеральных Конституционных законах и Федеральных законах, указов и распоряжений президента РФ, постановлений Совета Федерации РФ и Государственной думы, постановления и распоряжения правительства РФ, решений конституционного суда и т.д.

Изображение герба в одноцветном варианте помещается на следующих документах: администрации президента, федеральных органов исполнительной власти; генеральной прокуратуры РФ, счетной палаты, центральной избирательной комиссии, ЦБРФ.

02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ (конституциями, законами, уставами и др.). Оформляется только типографическим способом.

03 Эмблемы организации или товарный знак (знак обслуживания) размещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема организации представляет собой символическое графическое изображение.

Реквизит помещают на верхнем или левом полях бланка. Не воспроизводиться если на бланке размещен Герб РФ или субъекта РФ.

04 Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), Присваивается органам статистики. Проставляется в правой верхней части документа, при продольном расположении реквизитов, и с 1 печатной позиции, - при угловом, включает в себя 8 знаков. Например: ОКПО54879001

05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Располагается в верхней части документа.

06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Располагается в верхней части документа и состоит из 7 цифровых знаков и контрольного числа (КЧ) – соответствующих определенному виду документов. Например: