Документальне забезпечення надходження товарів і тари.

Документальне оформлення господарських операцій здійснюється з метою надання їм юридичної сили.

Це певною мірою стосується й операцій з надходження товарів на оптові підприємства від постачальників.

Процедура постачання, отримання, документального оформлення надходження товарних запасів визначається у договорі купівлі-продажу, який укладається між контрагентами.

Постачання товарів на оптові підприємства здійснюється автомобільним, залізничним та іншими видами транспорту постачальника або самого підприємства.

Типовими первинними документами з оформлення операцій з надходження товарів від постачальників є: рахунки, рахунки-фактури, прибуткові накладні, податкові накладні, акти про встановлені розходження під час приймання товарів за якістю та за кількістю, товарно-транспортні накладні, довіреності на право отримання цінностей.

Порядок і організація первинного документування залежить від виду транспорту та порядку розрахунків між покупцем та постачальником.

В сучасних умовах господарювання перевага надається проведенню розрахунків на умовах попередньої оплати за товар.

У випадках застосування попередньої оплати постачальник оформляє рахунки із переліком замовлених товарів, які покупець отримує для здійснення оплати. Після пред'явлення покупцем документа про оплату (платіжного доручення, чека, іншого документа), у бухгалтерії постачальника виписують накладну на відпуск, ф. М-20, товарно-транспортну накладну, рахунок-фактуру, податкову накладну.

Відпускання товарів і тари покупцю (оптовому підприємству) відбувається за умови надання ним довіреності на право отримання цінностей.

Згідно з Інструкцією № 99, для цих цілей запроваджено типові форми бланків довіреностей М-2 і М-26.

Довіреності не використовуються, якщо постачання цінностей здійснює постачальник або транспортна організація безпосередньо на склад оптового підприємства, а також під час розрахунків підзвітними особами готівкою.

У довіреності вказується найменування підприємства-одержувача, код ЄДРГТОУ, найменування підприємства-платника і його адреса, № поточного рахунка, назва банку, дата видачі довіреності та дата, до якої довіреність дійсна, кому видана довіреність, перелік цінностей, які належить отримати; ціна і сума в довіреності не вказуються.

Довірена особа оптового підприємства повинна поставити свій підпис як зразок, за яким постачальник буде звіряти її підписи на документах під час відпускання цінностей.

Після цього довіреність повинна бути підписана керівником і головним бухгалтером оптового підприємства та завірена печаткою. Перш, ніж вона буде видана довіреній особі, довіреність підлягає реєстрації в журналі реєстрації довіреностей.

Особам, які не відзвітували про використання довіреностей або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

Після отримання довіреності довірена особа подає її постачальнику разом із документом, що засвідчує особу з вимогою відпустити цінності, вказані у довіреності. Довіреність залишається у підприємства-постачальника.

На підставі довіреності постачальник видає товарно-матеріальні цінності і оформляє первинні документи на їх відпускання. Перевезення товарів автотранспортом супроводжується виписуванням товарно-транспортної накладної. Водій або експедитор несе повну матеріальну відповідальність за збереження вантажу.

Товар, який надійшов на оптове підприємство, передається матеріально-відповідальній особі. Якщо під час приймання товарів виявлені розходження між фактичною наявністю товару та даними супроводжувальних документів, складають акт встановленої форми. Подальше приймання товару здійснює комісія, яка призначається наказом керівника підприємства. Один примірник складеного акту надсилають постачальнику, другий передають у бухгалтерію для оформлення претензії постачальнику.

Претензією є вимога кредитора до боржника про добровільне врегулювання спору, пов'язаного з порушенням його майнових прав та інтересів. Документ складає юридичний відділ підприємства. Доказами обґрунтованості захисту своїх прав будуть оформлені документи (акти приймання, комерційні акти, договори й розрахунки сум нестач, накладні).

На фактично виявлені товари і тару виписують прибуткову накладну.

Слід зазначити, що встановлені відхилення під час приймання товарів можуть бути не лише з вини постачальника, але й особи, яка супроводжує вантаж або транспортної організації. Ці відхилення підлягають врегулюванню у визначеному порядку.

Для отримання вантажу від станції залізниці представник покупця (оптового підприємства) повинен мати довіреність, після пред'явлення якої він отримує залізничну накладну і здійснює перевірку наявності товару, що надійшов.

Транспортування цінностей на склад покупця відбувається автотранспортом і оформляється в порядку, який описано вище.

Під час надходження товарів податкова накладна виписується лише особами (постачальниками), які зареєстровані як платники податку на додану вартість в податковому органі і яким присвоєно індивідуальний податковий номер платника ПДВ.

Покупець товарів отримує оригінал податкової накладної, що дає йому право на включення до податкового кредиту витрат зі сплати ПДВ, якщо він є платником цього податку.

У випадку, коли під час приймання товарів розбіжностей не встановлено, то оприбуткування товарів здійснюють на підставі документа постачальника, на якому ставиться штамп, який матеріально-відповідальна особа отримує у бухгалтерії.

Під час наступної оплати постачальнику за товар потік документального оформлення аналогічний; на відміну від розрахунків у порядку попередньої оплати рахунки виписуватися не будуть.