Сущность корпоративных порталов и их возможности

Содержание

Введение

1. Сущность корпоративных порталов и их возможности

2. Классификация корпоративных порталов

3. Аспекты создания корпоративного портала современной компании

4. Описание платформ для создания КИП

5. Проект создания корпоративного портала торговой сети «Связной» на базе Microsoft SharePoint Server 2007

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

 

Корпоративный информационный портал – автоматизированная система, предоставляющая пользователям адаптированные под их потребности и обязанности унифицированные корпоративные информационные сервисы, обладающие следующими характеристиками:

- наиболее востребованы большинством сотрудников компании;

- используются для организации высокоуровневых рабочих мест для отдельных категорий сотрудников;

- предназначены для организации эффективного взаимодействия сотрудников друг с другом.

Корпоративные порталы позволяют создать на предприятии единый программный комплекс, обеспечивающий универсальный доступ пользователей к различным информационным системам и источникам. В зависимости от размера компании, преимуществами использования корпоративного портала являются:

- снижение издержек на создание единого информационного пространства территориально распределенной компании;

- интеграция разнородных информационных систем (ERP системы, CRM системы, управление документами, управление кадрами, поддержка принятия решений), внутренний информационный обмен для географически распределенных компаний;

- повышение эффективности совместной работы сотрудников в рамках различных направлений деятельности;

- повышение эффективности управления кадрами.

Корпоративные порталы обеспечивают интеграцию разнородных информационных систем (ERP-систем, CRM-систем, систем электронного документооборота, управления персоналом, финансовыми и другими приложениями).

Сущность корпоративных порталов и их возможности

 

Корпоративный портал - это программный комплекс, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа. При этом это может быть не простой доступ какого либо сотрудника к нужной ему информации или приложению, а организованные бизнес-процессы, когда коллектив территориально разнесенных сотрудников решает единую задачу, имеющую жесткие временные рамки [5, c. 82].

Началом истории корпоративных порталов можно считать 1998 г., когда Кристофер Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998) дали следующее определение «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». Т.е. это прямое использование наработанных технологий публичных информационных порталов в корпоративных целях.

Сразу же в ответ на это Джерри Мюррей из IDC (Gerry Murray, "The Portal is the Desktop", January 1999) значительно расширил понятие корпоративного портала. Он считает, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы». По данному определению корпоративный портал это не только предоставление информации, но и поддержка совместной работы, автоматизация бизнес-процессов [10, c. 66].

В настоящее время корпоративные порталы называют еще Интранет-порталами, корпоративными Интранет-порталами, внутренними корпоративными порталами, чтобы подчеркнуть их внутрикорпоративное использование (Интранет - внутрикорпоративная сеть). Корпоративные порталы компаний предоставляют доступ к порталу только уполномоченным сотрудникам своих компаний, использующих полученную информацию и приложения портала для решения задач, в основном связанных с жизнедеятельностью своей же компании. Кроме того, корпоративные порталы могут предоставлять определенную часть корпоративной информации и сервисов своим потребителям, поставщикам, партнерам по бизнесу (Приложение 1).

Основная цель корпоративного портала - увеличение прибыли компании за счет снижения непроизводительных издержек и улучшения организации работ компании.

Для достижения поставленной цели корпоративный Интернет-портал может обеспечивать уполномоченных сотрудников следующими средствами:

· коллективной работы (чаты, рассылки, форумы, конференции и т.д.) - Collaboration (CL);

· хранения и анализа информации - Business Intelligence (BI);

· организации бизнес-процессах выработки, согласования и принятия решений - Workflow (WF)

· организации разработки, согласовании, утверждении и выпуске текстовых документов - Docflow (DF);

· организации разработки, согласовании, утверждении и публикация материалов для Intranet/Internet порталов - Content Management (CM);

· организации доступа к автоматизированным системам управления компании, включая бухгалтерию, финансы, склады, маркетинг, производство, логистику, снабжение, сбыт, сервис, персонал - ERP (MRP II) / CRM / SCM. В зависимости от задач доступ может предоставляться на чтение (при необходимости с проведением анализа), на запись и/или исполнение);

· многими другими средствами, перечень которых практически неограничен.

Если у компании есть только один офис, многие взаимодействие между сотрудниками и внутренний электронный документооборот строится на базе локальной сети. Если же компания имеет центральный офис, несколько филиалов в разных городах, а то и странах, торговые точки, удаленные складские помещения, мобильные точки и т.д. эффективно организовать ее работу можно только с помощью сетей Интернет, Интранет, Экстранет и корпоративный портал здесь просто незаменим.

Корпоративный портал может быть установлен на сервере Интернет или Интранет сети компании и предоставлять персонализированный прозрачный интерфейс всем сотрудникам компании по этой сети.

Но для ряда компаний корпоративные порталы должны обеспечивать доступ к корпоративной информации не только сотрудникам компании, но и партнерам по бизнесу (естественно толь к той части информации, к которой они допущены). В этом случае корпоративный портал может развертываться в сетях Экстранет (в расширенной сети Интранет - Экстранет-портал).

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal - EIP) является мощным инструментом интеграции информационных ресурсов, который многократно повышает эффективность управления предприятием. Портал представляет собой совокупность технологий и программных средств, позволяющих компаниям "расконсервировать" информацию, которая возникает и накапливается как внутри, так и вне их границ. Одновременно портал предоставляет каждому пользователю персонифицированное "окно" для просмотра всей информации, необходимой ему для принятия обоснованных управленческих решений [6, c. 147].

С технологической точки зрения портал представляет собой совокупность Web-интерфейсов, которые обеспечивают единообразный доступ к корпоративным данным и программам через локальные и глобальные сети. В качестве терминала может быть использовано любое устройство с Web-браузером (стационарный или переносной компьютер), подключенное к корпоративной сети либо находящееся далеко за ее пределами. Порталы позволяют организовывать дополнительные сервисы, основанные на доступе к разнородным данным и приложениям с одной Web-странички. При этом пользователь может и не знать, с какими приложениями он работает, где и в каком формате хранятся предоставляемые ему данные и с помощью каких операционных систем они обрабатываются.

Корпоративный информационный портал включает:

1. Внутренний портал ограниченный локальной сетью компании.

2. Внешний портал, который доступен для использования территориально удаленным сотрудникам компании и клиентам за счет сети Интернет (открытая информация и конфиденциальная информация не представляющая особой ценности), Интранет и Экстранет (конфиденциальная информация).

Возможностями внутреннего корпоративного портала являются:

- единая библиотека документов с разграниченным доступом и мощными поисковыми средствами существенно сократит то время, которое Ваши сотрудники ежедневно тратят на поиск необходимой им информации;

- база знаний компании позволит экономить рабочее время сотрудников, благодаря возможности повторного использования результатов ранее выполненных работ;

- управление информационными потоками (периодическая публикация новостей компании, результатов ее деятельности и дальнейших планов, управление совещаниями, запросами и уведомлениями) увеличит доверие сотрудников руководству компании, повысит лояльность.

Возможностями внешнего корпоративного портала являются:

- единое хранилище документов, регламентирующих отношения компании с контрагентом и функции документооборота (повышает эффективность работы с документами);

- инструменты автоматизации работы с контрагентами (существенно увеличивают производительность менеджеров, уменьшают вероятность возникновения ошибок, ускоряют обработку запросов, сокращают затраты на обучение и содержание менеджеров);

- механизмы интеграции с информационными системами других предприятий (позволяют передать часть функций контрагентам "на самообслуживание");

- инструменты информирования и механизмы обратной связи (повышают эффективность, способствуют росту лояльности клиентов и партнеров) [5, c. 91].

Внедрение корпоративного портала обеспечивает компании серьезные конкурентные преимущества:

· по оценкам компании Plumtree Software норма возврата инвестиций от внедрения корпоративного портала в среднем составляет 145%;

· аналитики компании Meta Group считают, что к 2009 году 85% компаний из списка Global 2000 (крупнейшие компании мира по величине оборота) внедрят у себя корпоративные порталы;

· к 2009 году 90% компаний из Fortune 500 будут использовать корпоративный портал в качестве инструмента поддержки принятия решений, совершенствования информационных потоков и развития электронной коммерции типа B2B (Business To Business);

· по результатам опросов руководителей IT-подразделений на сегодняшний день почти 80% крупнейших предприятий России из числа участников рейтинга Top-100 одной из своих первоочередных задач считают создание корпоративного информационного портала [12, c. 27].

Как показала практика, внедрение корпоративного портала позволяет увеличить производительность труда как минимум на 15%, благодаря сокращению:

· времени поиска информации - на 70-80%,

· времени внутренних коммуникаций – на 40-50%,

· времени, необходимого на сбор управленческой информации - на 40%,

· издержек на внутренние коммуникации - на 20% [2, c. 18].

Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:

1. Повышение производительности

Сотрудники компаний ежедневно получают информацию из различных источников, таких как корпоративные информационные системы, периодические печатные издания, внутренние нормативные документы, деловая переписка, электронная почта, техническая документация и ресурсы сети Internet. Используя корпоративный портал, специалисты могут получать необходимую информацию в предельно сжатые сроки непосредственно со своего рабочего места, независимо от его географического расположения и времени суток. Использование современных технологий позволит организовать целевую доставку информации и своевременное оповещение ее получателей, обеспечив при этом необходимый уровень конфиденциальности.

2. Улучшение корпоративного взаимодействия

Портал играет роль центрального информационного ресурса для руководства и сотрудников компании, ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Оперативный обмен необходимой информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами сотрудников и подразделениями.

3. Управление корпоративными знаниями

Использование корпоративного портала позволит в полной мере применить технологию управления знаниями (Knowledge Management), которая во всем мире признана наиболее эффективной формой взаимодействия сотрудников. Любой работник достаточно легко сможет найти и использовать различные отчеты, сводки, статьи, библиографические справочники, новости, методики, регламенты, аналитические обзоры и исследования вне зависимости от того, где и кем они были созданы. Накопление и сортировка всей этой информации позволит создать и использовать "базу знаний" Вашей компании, охватывающую большую часть корпоративной информации.

4. Оптимизация процесса управления

Интеграция корпоративного портала с другими компонентами информационной системы предприятия (финансово-учетные и сбытовые программы, хранилища данных, электронный документооборот и т.п.) открывает новые возможности анализа деловой информации, сегментирования рынка и позиционирования, планирования и прогнозирования, выполнения ряда иных функций. Соответственно, менеджеры Вашей компании смогут принимать более эффективные решения, учитывающие все нюансы конкретной ситуации.

5. Оптимизация инвестиций в информационные ресурсы

Портал - это интегрированное приложение, которое можно достаточно быстро внедрить и легко поддерживать, затрачивая при этом сравнительно скромные ресурсы по сравнению с системами со сходными функциями, но построенными на основе других концепций. Все это снижает издержки и повышает отдачу от вложений в информационную систему предприятия. Использование для визуализации информации "тонкого клиента" (обычного Web-браузера) позволяет экономить на обучении персонала и, одновременно, дает возможность не устанавливать клиентские приложения на множестве компьютеров. Сокращение затрат на приобретение и обслуживание клиентского ПО и оборудования - один из основных ресурсов снижения издержек при использовании корпоративного портала. Также важно упомянуть о минимизации затрат на аренду Internet-канала за счет того, что наиболее значительная часть информации, необходимой для пользователей портала, размещается в корпоративной сети.

6. Единая платформа для ведения электронного бизнеса

Внедрение корпоративного портала и обеспечение доступа к нему внешних пользователей способствует укреплению деловых связей с заказчиками, партнерами, поставщиками и повышает качество обслуживания заказчиков и партнеров за счет предоставления им дополнительных возможностей и услуг [4, c. 219].

Корпоративный портал призван решать следующие основные задачи:

· Предоставление унифицированного (обычный браузер, не требующий никакого специального клиентского программного обеспечения) персонализированного доступа в реальном времени к корпоративной информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, для поддержки процессов принятия решений и управления.

· Обеспечение рабочих мест и средств коллективной работы с унифицированным (браузер) персонализированным доступом в реальном времени к корпоративным приложениям и информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, т.е., фактически, автоматизация бизнес-процессов [7, c. 162].

В сфере маркетинга и реализации наибольше применение находят, естественно корпоративные порталы B2C - Интернет-магазины (однако далеко не всякий Интернет-магазин можно отнести к данной категории и к корпоративным порталам вообще).

Единственное ограничение корпоративного портала – наличие Интернет-доступа, но мобильный Интернет и спутниковый Интернет, практически снимают все территориальные ограничения. Корпоративный информационный портал это кросс-платформенное решение, не зависящее от оборудования и приложений.

Приведенные выше определения и вытекающие задачи практически не имеют границ. Ведь в принципе, на основе унифицированного браузера можно создать и корпоративную информационную систему компании любого масштаба. Причем, может, так и было бы, если бы Интернет-технологии появились бы лет на двадцать раньше.

Необходимо провести грань между корпоративным информационным порталом и корпоративной информационной системой.

Корпоративный информационный портал чаще всего является дополнением традиционной корпоративной информационной системы (на базе локальной сети), отвечающим за взаимодействие компании с внешним миром (в широком понимании – частью общей глобальной корпоративной информационной системы), иногда изолированной системой, решающей ограниченные задачи.

Описание функциональных возможностей корпоративного портала начнем с того, что доступ к корпоративному порталу может быть организован для нескольких групп пользователей:

· руководители с помощью портала получают инструмент контроля над ключевыми параметрами деятельности организации;

· сотрудники получают интегрированную внутреннюю и внешнюю информацию и доступ к корпоративным приложениям. Через корпоративный портал пользователи получают всю необходимую для работы информацию и инструменты;

· поставщики получают возможность повысить эффективность взаимодействия с компанией, оптимизировать объемы и время поставок. Таким образом, портал становится инструментом для планирования и прогнозирования расходования запасов и поставок;

· партнеры получают более эффективный инструмент по обмену информацией. Через портал они имеют доступ к маркетинговой и технической документации, планам выпуска продукции и т.п.;

· заказчики получают информацию о выпускаемой компанией продукции, новые инструменты работы с ней. Анализ действий заказчиков при работе с порталом может помочь компании принимать более взвешенные маркетинговые решения [10, c. 73].

Для внутренних пользователей (руководителей и сотрудников предприятия) на основе корпоративного информационного портала может быть реализована следующая функциональность:

- корпоративная библиотека технико-экономической, технологической, договорной или юридической документации;

- внутренняя система подачи заявок (например, на расходные материалы, автотранспорт, и т.п.);

- справочник контактных реквизитов сотрудников предприятия;

- картотека существующих и потенциальных контрагентов;

- формы внутренней отчетности для оперативного контроля и управления производством и проектами (отчеты по использованию рабочего времени сотрудников, выполнение календарных планов и графиков проектов);

- механизмы совместной работы (форумы по различным проектам или направлениям деятельности предприятия, переговорные сессии для проведения оперативных совещаний);

- развитая система поиска информации;

- служба технической поддержки пользователей компьютеров и оргтехники (Help Desk);

- различные новостные сервисы с персонифицированной доставкой и системой оповещения получателей (например, оперативные показатели финансовой и производственной деятельности предприятия, сводки деловой информации, корпоративные и региональные новости, прогноз погоды, меню столовой).

Для внешних посетителей портала (поставщиков, партнеров и заказчиков) могут быть созданы механизмы, включающие в себя информирование о ценах, продуктах, складских запасах, доставке и процессе выполнения заказов, а также решения типа "торговой площадки" (marketplace). Эти решения позволяют наладить совместное планирование и прогнозирование, скоординированное производство и управление дистрибуцией. Таким образом, корпоративный портал обеспечивает интеграцию традиционных учетных систем с приложениями для управления отношениями с клиентами (Customer Relationship Management - CRM), управления цепочками поставок (Supply Chain Management - SCM).

Следует отметить, что развитие портала представляет собой динамический процесс, который неразрывно связан с процессом формализации информационных потоков предприятия. Соответственно, отдача от информационного портала будет увеличиваться по мере роста его функционального наполнения.