Бухгалтерский учет материалов, в том числе запасных частей осуществляется в соответствии с «Инструкцией о порядке бухгалтерского учета материалов», утвержденной постановлением Министерства финансов РБ от 17.7.2007г. №144.
В бухгалтерии хозяйства учет запасных частей ведется в количественном и суммовом выражении. Отдельные, остродефицитные и дорогостоящие запчасти, а также отдельные узлы в бухгалтерии хозяйства учитывают в количественно- суммовом выражении.
Для учета производственных запасов, в частности запасных частей, типовым планом счетом предназначен счет 10: «Материалы». По дебету счета отражается наличие и поступление материалов, а по кредиту- расход. Данный счет по отношению к балансу является активный.
На счете 10 «Материалы» сельскохозяйственные организации учитывают запасы покупных материалов и сырья собственного производства. Учет на счете 10 ведется в разрезе субсчетов. Для учета запасных частей в филиале «Агрогранит» предназначен субсчет 5 «Запасные части». По субсчету учет ведется по следующим группам: 1- «Запасные части»; 2- «Аккумуляторы»; 3- «Шины»; 4- «Запасные части и шины, подлежащие восстановлению»; 5- «Запасные части и детали с остаточными ресурсами».
По группе 1 учитывают наличие и движение приобретённых или изготовленных запасных частей, предназначенных для производства ремонта, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств. Запасные части учитывают общей суммой по группам и маркам машин. Отдельные особо дефицитные виды запасных частей могут учитываться по наименованиям с указанием их количества и стоимости. На данном субсчете отражаются наличие и движение двигателей, узлов и агрегатов к машинам, оборудованию и транспортным средствам, предназначенным для собственных нужд, отдельно по группам и маркам машин, оборудования.
По группе 2 отражаются наличие и движение аккумуляторов по их маркам. Новые аккумуляторы учитываются отдельно от бывших в эксплуатации.
На третьем аналитическом счете учитываются наличие и движение шин в запасе на складе и на автомобилях технической помощи, предназначенные для замены на автомобилях и других технических средствах. Шины (резина), снятые со списываемых автомобилей, тракторов, прицепов и годные к эксплуатации, приходуют по стоимости, соответствующей ее остаточному пробегу. Шины, пригодные для восстановления и ремонта, зачисляются на отдельный аналитический счет «Авторезина, подлежащая восстановлению» по цене за единицу, исчисленной исходя из стоимости 1т. старых шин. При этом шинам должен быть обеспечен как суммовой, так и количественный учет.
По группе 4 учитываются годные для восстановления двигатели, узлы, агрегаты, шины и запасные части, снятые с машин и оборудования.
По группе 5 учитываются снятые с машин и оборудования запасные части и детали, имеющие остаточный ресурс и пригодные для дальнейшего их пользования при проведении ремонтов в оценке по остаточной стоимости.
Для учета запасных частей открывают следующие аналитические счета: «Запасные части к тракторам» (по маркам), «Запасные части к комбайнам» (по маркам), «Запасные части к автомашинам» (по маркам), «Запасные части к сельскохозяйственным машинам», «Прочие запасные части» (по видам машин и оборудования).
Материалы, как было сказано ранее, могут учитываться по фактической себестоимости или по учетным ценам.
На основании документов по движению запасных частей в бухгалтерии составляется «Отчет о движении продукции и материалов». Он служит основанием для отражения в учете движения запасных частей, а также для заполнения сальдовой ведомости.
При учете по фактической себестоимости записи по счетам будут следующие:
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| Поступили запасные части от поставщиков | 10/5 | |
| НДС по поступившим запчастям | 18/3 | |
| Оприходованы снятые шины и запчасти со списанных основных средств с остаточным ресурсом | 10/5 | 91/1 |
| Транспортно- заготовительные расходы по поступившим материалам | 10/5 | 60,70,69,76,96,51 |
| Оприходованы шины, снятые с работающих машин и тракторов: - пригодные для восстановления; - не пригодные для восстановления | 10/5 10/15 | 23/3, 24,26,25 23/3,24,25,26 |
| Оприходованы запчасти от собственного производства | 10/5 | |
| Оприходованы запчасти, поступившие с объектами основных средств | 10/5 | 08/4 |
| Списаны запчасти на ремонт транспортных средств | 23/3,24,25,26 | 10/5 |
| Списаны запасные части, выданные на ремонт в ремонтную мастерскую | 23/1 | 10/5 |
| Списывается стоимость шин при их замене за счет резерва на ремонт основных средств | 96/3 | 10/5 |
| Переданы шины и запасные части на восстановление | 10/9 | 10/5 |
| Оприходованы восстановленные запасные части | 10/5 | 10/9 |
| Отражается стоимость недостающих запасных частей, выявленных при инвентаризации | 10/5 | |
| Отражаются излишки запасных частей, выявленных при инвентаризации | 10/5 | 90/7 |
Ежемесячно завскладом составляет и предоставляет в бухгалтерию отчет о движении продукции и материалов по запасным частям. Отчет составляется в количественно- стоимостном измерении.
Аналитический учет запасных частей ведут в Отчетах о движении продукции и материалов, Сальдовой ведомости, сводным документом является Ведомость учета материальных ценностей, товаров и тары ф.46-АПК. Синтетический учет- в журнале- ордере ф.№10-АПК.
В филиале «Агрогранит» доставка запасных частей осуществляется путем центровывоза (транспортом поставщика), поэтому нет необходимости выписывать доверенность. Основным первичным документом на поступление запчастей является товарно- транспортная накладная, требование- накладная, а на списание – лимитно- заборная карта. Аналитический учет ведут без составления сальдовой ведомости. Остатки по запасным частям на начала отчетного месяца берут из отчетов за прошлый месяц. Синтетический учет ведут в журнале- ордере ф.№10-АПК. Учет запасных частей ведется по фамилиям.
