Основополагающие элементы деловой встречи (деловой беседы): наличие инициатора общения, осознанность, активность, осмысленное ориентирование в ситуации, наличие плана беседы (основные вопросы для обсуждения и т.д.), стремление понять партнёра, создание условий для наиболее успешного общения, использование широкого арсенала коммуникативных средств, компетентное владение предметом обсуждения, оптимальная форма обращения к партнёру, побуждение собеседника к общению, внимательность, вежливость, деловой настрой (деловитость), предупредительность, дипломатичность, тактичность, создание максимального поля возможностей для делового обсуждения и принятия решения, нахождение точек соприкосновения, поиск взаимовыгодные вариантов, продуктивная направленность (поиск опоры в единстве позиций, стремление к сотрудничеству), определение своей позиции для принятия того или иного решения, подведение итога, знание механизмов выхода из контакта.
Завершающий этап деловой встречи (беседы, переговоров). Для успеха беседы очень важен этап её завершения, а заключительная часть разговора должна быть яркой, аргументированной, конкретной, при этом все недоразумения необходимо устранить в процессе обсуждения и на все вопросы надо иметь конкретные ответы. Встреча достигла завершающей фазы, если: беседа направлена к нужной цели; приведены основные аргументы в пользу выдвигаемых предложений; установлен хороший коммуникативный контакт; создана благоприятная атмосфера для завершения беседы. В таких случаях может использоваться как прямое, так и косвенное ускорение диалога: А) т.н. прямое ускорение диалога, – «Итак, давайте мы с Вами примем решение …», или «Давайте подведём итоги...», или «На чём конкретно мы можем остановиться?» и т.п.; Б) т.н. косвенное ускорение диалога, – собеседник «подводится» к предлагаемому решению постепенно.
Принятие решения. На фазе обсуждения позиций и принятия решения очень значима направленность на партнёра, включение его в обсуждение, поэтому в полной мере должны быть проявлены умение слушать и умение говорить. Подчеркнём, что для достижения успеха в деловом обсуждении важно найти точки опоры и выработать единство позиций. Отметим, что даже самый трудный разговор доводится до положительного результата, если он ведётся сторонами достаточно искренне и не вызывает у партнёров ощущение неловкости. Если до начала переговоров выяснить стиль поведения партнёра и его тип как собеседника, то это значительно облегчит построение тактики общения. Однозначно то, что деловая беседа (деловая встреча) обязательно должна завершаться, в лучшем случае, – принятием конкретного решения, а в худшем случае, – принятием т.н. условного решения.
Условное решение. Некоторые примеры словесных смысловых вступлений условных решений: «В случае, если …», «Предположим, что …», «Если Вас заинтересовали наши предложения …» и т.п. Тем самым, собеседник оказывается перед необходимостью принять решение, но в более мягкой форме, чем при прямом решении. В этой связи выделяются поэтапные решения (по временным срокам). Известны многие примеры альтернативных решений под таким общего рода «девизом»: «Что для Вас удобнее?». Например, наличный или безналичный расчёт и пр.
Примерные формы вежливого отказа: «Мы с Вами непременно вернемся к этому вопросу»; «Мне нужно ещё раз всё основательно обдумать»; «Мы рассмотрим эту проблему несколько позже» и т.п.
Имеется деловая обязательность «высокой ноты» момента прощания (завершения встречи). Мажорная эмоциональная нота завершения переговоров, долженствующая быть независимо от результатов и хода беседы. В частности, для поддержания своей «хорошей мины» (при любой игре) желательно проводить партнёра до выхода из помещения.
Обращаем внимание на то, что если стороны не пришли к общему решению, всё равно нужно уверенно сказать: «Я считаю, что много уже сделано», «Я знаю, что я Вас понял и Вы меня тоже, пусть это станет основой нашего следующего разговора», «Я уверен, что …», «Мы найдём выход...» и т.д.
В содержательном контексте всего рассмотренного выше, укажем, что роли говорящего и слушающего, умения говорить и слушать, – выступают как род взаимодействия и социально-психологические механизмы делового общения.
Умение говорить. Приведём известное утверждение о том, что чем доходчивее, понятнее собеседнику речь говорящего, тем больше вероятность того, что говорящий найдёт со слушающим общий язык.
Правила для говорящих (произносящих речь, монолог, имеющих в текущий момент слово в диалоге):
а) избегать негативных оценок личности собеседника(ов);
б) не допускать содержательную категоричность в своей речи;
в) не ставить в центр событий собственное «я», не навязывать своих индивидуально-личностных мнений и оценок;
г) надо уметь встать на точку зрения партнёра (общая компетенция);
д) желательно периодически смотреть на слушающего(их), повышая этим степень его(их) заинтересованности в обсуждаемой теме (проблеме);
е) рекомендуется начинать разговор с какой-нибудь лёгкой и положительной для всех темы (банально, но работает, – «Погоды нынче в городе N стоят прекрасные...»), устанавливая, таким образом, желательный коммуникативный контакт;
ё) необходимо заранее продумать и вовремя осуществить переход к основному вопросу, наиболее значимому для обсуждаемой тематики;
ж) надо следить за своей логикой изложения (чтобы не было согласно народной поговорке: «Начал за здравие, а кончил за упокой»);
з) нужно делать речевые паузы, т.к. концентрация внимания человека на одном информативном сообщении: от 45 секунд до 1,5 минут;
и) исходить из того, что собеседник – не противник в споре, а партнёр в переговорах.
к) совет Цицерона: «Не следует завладевать разговором как вотчиной, из которой имеешь право выжить другого; напротив, старайся, чтобы каждый имел свой черёд в разговоре, как и во всём остальном».
Умение слушать. Задумаемся о том, что если люди не вникают в суть разговора, невнимательны к партнёрам или не понимают (не утруждаются понять) намерения и желания своих собеседников, то они просто теряют своё время и время партнёра, воздействуя, тем самым, контрпродуктивно на процесс общения (деловые дебаты превращаются во временн ы е затраты).
Правила для слушающих (слушающих речь, обращение, информацию):
1) если кто-либо обратился с речью (информационным сообщением), необходимо приостановить свою деятельность и выслушать то, о чём он говорит. Деловой управленческий принцип гласит: отдай предпочтение слушанию перед всеми другими видами деятельности;
2) необходимо иметь такт, терпение выслушать всё внимательно и до конца. В крайнем случае, можно тактично перенести время беседы или попросить человека обратиться к другому сотруднику;
3) никогда не нужно во время речевого обращения перебивать собеседника;
4) не надо отвлекаться на свои мысли во время сообщения говорящего, даже если возникло «гениальное» решение вопроса или замечательная мысль;
5) если говорящий выражает свою мысль недостаточно ясно, можно сказать примерно следующее: «Что конкретно Вы имеете в виду?», «К сожалению, я Вас не совсем понял», «Не могли бы Вы повторить суть проблемы?»;
6) нужно постоянно помнить, что заинтересованность в собеседнике подчёркивается взглядом, мимикой, жестами;
7) во время слушания необходимо сосредоточится на сущности информации, осознать своё принципиальное отношение к ней и быть готовым высказать согласие или не согласие.
