ТЕМА 6
Інформаційне забезпечення діяльності підприємства
6.1. Інформаційний ресурс підприємства та його характеристика
6.2. Інформаційно-аналітична робота в діяльності підприємства
6.3. Спеціальні інформаційні операції та комерційна розвідка в діяльності підприємства.
Інформаційний ресурс підприємства та його характеристика
Інформаційний ресурс – сукупність інформації, яка знаходиться у власності чи розпорядженні підприємства і використовується ним для забезпечення діяльності.
Структуру інформаційного ресурсу з точки зору його змісту складає:
– правова інформація (нормативно-правові документи суб’єктів підприємництва, інші правові документи та матеріали);
– комерційна інформація (характеристика ринку та його суб’єктів, умови комерційної діяльності);
– ділова інформація (ділові зв’язки, партнери, взаємовідносини з ними та інша інформація, яка може бути використана в ділових стосунках);
– інформація про персонал (відомості, що містяться в особових справах працівників);
– інформація про ринки (аналітичні характеристики ринків, сфер економіки, в яких працює та планує працювати суб’єкт підприємництва);
– інформація про сферу діяльності (технології виробництва, методи забезпечення діяльності суб’єкта підприємництва, плани розвитку);
– інші види інформації (статистична, про клієнтів, наукова, про забезпечення безпеки тощо).
Таким чином, інформаційні ресурси, як сукупність інформації мають певні особливості щодо їх існування. На відміну від інших видів ресурсів, які існують в певній матеріальній формі, інформаційні ресурси представлені трьома категоріями: документами на паперових і електронних носіях, зразками продукції та інтелектом (знаннями) працівників суб’єктів підприємництва.
Важливою особливістю інформаційних ресурсів є їх багатофункціональність, вони можуть нести освітню, аналітичну, комерційну, інформуючу, маскуючу функції та функцію впливу. Така багатофункціональність інформаційних ресурсів обумовлює різнонаправлене їх використання. Зокрема, інформаційні ресурси суб’єктів підприємництва можуть використовуватись для:
– формування знань працівників підприємства, необхідних для забезпечення професійної діяльності;
– створення нормативно-правових документів підприємства, що регулюють окремі види його діяльності та поведінку на ринку;
– формування управлінських та виробничих рішень;
– розробки нових продуктів та послуг;
– формування іміджу підприємства на ринку, забезпечення інформаційного впливу в його інформаційному середовищі;
– проведення наукових та інших досліджень, необхідних для забезпечення діяльності підприємства;
– забезпечення безпеки діяльності підприємства, ефективного проведення фінансових, комерційних, господарських та інших операцій;
– проведення інформаційно-аналітичних досліджень клієнтів, партнерів, контрагентів;
– формування перспектив розвитку підприємства.
Інформаційний ресурс є результатом роботи підприємства по інформаційному забезпеченню його діяльності. В свою чергу структуру інформаційного забезпечення складають такі види інформаційної діяльності як маркетингові дослідження, інформаційно-аналітична робота і комерційна розвідка.
Інформаційне забезпечення має відповідати наступним вимогам:
– законності – здійснюватись в межах чинного законодавства;
– безперервності – інформаційні ресурси для забезпечення їх високої якості мають постійно оновлюватись;
– активності – сили, задіяні в інформаційному забезпеченні повинні постійно прагнути до отримання інформації;
– високої технічної оснащеності – інформаційна робота повинна спиратись на сучасні комп’ютерні засоби та технології збору і обробки інформації;
– компетентності – особи, які виконують завдання інформаційного забезпечення мають бути професіоналами у своїй галузі, здатними на високому професійному рівні виконувати свої обов’язки.
Водночас організація інформаційного забезпечення, незважаючи на єдину мету здійснюється окремо по кожному з видів забезпечення: маркетингових досліджень, інформаційно-аналітичної роботи і комерційної розвідки.
Важливу роль інформаційний ресурс займає у виробленні інформаційних продуктів. Сучасні суб’єкти підприємництва здійснюють свою діяльність не лише на економічних ринках, а і ще в інформаційному середовищі. Тому інформаційні продукти, то не тільки товар, а під ними можна розуміти різного роду інформаційні та інтелектуальні матеріали, що супроводжують та забезпечують економічну діяльність суб’єктів підприємництва. Тобто, інформаційні продукти притаманні практично всім суб’єктам, які здійснюють свою діяльність на будь-якому ринку. Інформаційними продуктами можуть виступати технології виробництва, комерційної діяльності та взаємовідносин, результати маркетингових, соціологічних та інших досліджень, пропозиції, проекти, аналітичні матеріали. Більш того, інформаційні продукти як інформаційні характеристики суб’єктів підприємництва чи їх діяльності можуть носити віртуальний характер, поширюючись у інформаційному просторі досить динамічно.
За своїм призначенням інформаційний ресурс суб’єктів підприємництва може мати наступну структуру:
– пізнавальний;
– виробничий;
– організаційний;
– спеціальний;
– допоміжний.
Пізнавальну частину ресурсу складає інформація, яка характеризує підприємство як комерційну організацію. Дає уявлення про можливості та результати (показники) його діяльності, продукцію, послуги, роботи; інформацію для внутрішнього користування про технології, проекти, партнерів, клієнтів, контрагентів, особливості поведінки на ринку, взаємовідносини з іншими суб’єктами; інформацію про персонал, перспективні розробки, шляхи розвитку, характеристики окремих суб’єктів, подій; ситуації.
Інформація щодо виробництва включає дані про технології, які використовуються у ході вироблення товарів, характеризують правила, умови, порядок надання послуг, виконання робіт, підходи до формування їх вартості, фінансову діяльність підприємства, іншу виробничу інформацію призначену для внутрішнього використання.
Організаційна інформація характеризує нормативно-правову складову діяльності підприємства, зміст договорів, протоколів перемовин, рішень щодо організації діяльності суб’єкта, взаємовідносин з іншими суб’єктами, сюди ж слід віднести інформацію про управління його діяльністю.
Спеціальна інформація складає дані про безпеку підприємства, його конфіденційні зв’язки, відомості з досьє осіб щодо яких має зацікавленість підприємство, зміст картотек, інтегрованих баз даних.
Допоміжна інформаці я – матеріали, що будь-яким чином характеризують сферу діяльності та взаємовідносин підприємства, яка отримується з локального та глобального інформаційного середовища.
Інформаційний ресурс є джерелом інформації не лише безпосередньо для самих суб’єктів підприємництва, а і для зовнішніх користувачів. Насамперед, це можуть бути кредитори, інвестори, партнери, державні органи інші суб’єкти. Тобто, інформаційний ресурс є досить структурованим за різним призначенням і доступом до інформації. Утворення такого ресурсу вимагає значної роботи. І тому не дивно, що значна частина суб’єктів підприємництва формуванню якісного, структурованого за різними ознаками інформаційного ресурсу не придає суттєвої уваги, залишаючись у сучасному інформаційному просторі недостатньо інформаційно озброєними.
