Перевірка правильності документування та аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами

Контроль повноти та правильності документування нетоварних операцій слід розпочати з перевірки платіжних доручень на авансові пла­тежі постачальникам. Слід провести формальну, логічну перевірку, пере­вірити, чи містяться в них посилання на відповідні укладені договори та звірити їх реквізити. Слід перевірити правильність відображення авансо­вих платежів на рахунках бухгалтерського обліку. Перевірку роблять за записами в Журналі 3 "Облік розрахунків, довгострокових і поточних зо­бов'язань", розділ І та за записами у відомостях: 3.2 "Відомість аналітич­ного обліку розрахунків із різними дебіторами" та 3.3 "Відомість аналіти­чного обліку розрахунків з постачальниками та підрядниками".

Окремо слід перевірити документування розрахунків з підзвітними особами. Насамперед необхідно впевнитись в наявності затвердженого наказом керівника підприємства списку осіб, яким дозволяється видача готівки під звіт на операційні та адміністративно-господарські потре­би. З'ясовують додержання цього наказу. Працівники, що одержують го­тівку під звіт, несуть відповідальність за її використання за призначен­ням. Відповідають ці особи також за своєчасне складання та подання ава­нсових звітів.

Перевірку своєчасності авансових звітів проводять виходячи з то­го, що за авансами, виданими на операційні та адміністративно-госпо­дарські потреби за місцем знаходження підприємства, вони повинні бути представлені не пізніше одного дня з дня отримання грошей. Авансові звіти за авансами, виданими на придбання сільськогосподарської продук­ції повинні бути складені не пізніше 10 днів після видачі авансу.

Звертають увагу, чи не було випадків повторної видачі без подання звіту за раніше видану суму авансу. Співставляють дати видачі, повер­нення авансу та подання авансових звітів. Перевірку роблять за Журна­лом № 3 "Облік розрахунків, довгострокових і поточних зобов'язань", розділ І. Водночас обстежують правильність ведення обліку розрахунків з підзвітними особами. Записи в Журналі 3 бухгалтерія підприємства пови­нна вести позиційним способом. При цьому окремим рядком повинно бу­ти показано виданий аванс, суми витрат на основі затвердженого авансо­вого звіту, а також повернена сума невикористаного авансу чи відшкодо­вана сума перевитрат проти виданого авансу. У разі наявності невідшко­дованої заборгованості за звітними сумами з'ясовують причини її утво­рення та прийняті щодо цього заходи.

Під час контролю звертають увагу, чи додані до кожного з авансо­вих звітів виправдальиі документи. У кожному відповідному випадку ви­трачання підзвітних сум до авансового звіту повинні додаватись акти за-

купівлі, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки, акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм. Ревізор повинен обстежити кожен авторський звіт на:

• достовірність додатків до авансових звітів;

• наявність виправдовуючих виграти документів, які відносяться до по­
передніх звітних періодів (у разі їх наявності слід перевірити, чи не
було повторного включення в звіт);

• погашення доданих до авансових звітів документів з метою попере­
дження їх повторного використання;

• наявність декількох додатків виправдовуючих документів від одною
підприємства, підписаних однією й тією ж особою (слід ретельно пе­
ревірити достовірність підписів, а у разі необхідності - зробити зу­
стрічну перевірку на підприємствах-продавцях чи у осіб-продавців);

• наявність на авансових звітах резолюції керівника підприємства про
затвердження вказаних сум витрат;

• які цінності придбано за готівку та чи не можна було придбати їх
шляхом безготівкових розрахунків;

• правильність бухгалтерської проводки за кожною сумою витрат.

Можливі випадки повернення невикористаних підзвітних сум по­вністю в касу підприємства або утримання їх із заробітної плати праців­ників. Звертають увагу на тривалість знаходження суми у підзвітної осо­би. З'ясовують:

• причину невикористання (наприклад, за табелем обліку робочого часу
- у разі захворювання);

• хто огримав та не повернув підзвітні суми;

• чи не була така видача прямим авансуванням.

Якщо суми утримувались із заробітної плати, обстежують особо­вий рахунок і роблять звірення з відрахуваннями за цим документом. Для з'ясування причин повернення можна зробити зустрічну перевірку і опи­тування одержувачів цих сум.

У разі витрати підзвітних сум на придбання товарно-матеріальних цінностей перевіряють оприбуткування їх на склад підприємства з офор­мленням відповідних документів (прибутковий ордер, акт, записи в карг-ках складського обліку). Перевіряють наявність підпису комірника в при­буткових документах.

Ретельно вивчають транспортно-заготівельні та інші витрати, за якими до авансових звітів додані розписки приватних осіб. У розписках простежують наявність прізвищ, імен та по-батькові осіб, яким було ви­дано гроші; паспортні дані (адреса проживання; номер та серія паспорта; ким, коли і де видано паспорт); характер і обсяг виконаних робіт. Досто-

вірність цих даних можна перевірити через адресне бюро та паспортний відділ.

У разі, коли робота виконувалась за нарядом чи трудовою згодою, слід перевірити наявність цих документів у додатках до авансового звіту. Водночас слід з'ясувати, чи утримано податки від суми оплати праці сто­ронніх осіб із підзвітних сум.

Правильність ведення бухгалтерського обліку розрахунків з підзві­тними особами перевіряють за записами в Журналі № 3, розділ І. На під­приємствах, де облік розрахунків з підзвітними особами ведеться не в Журналі, а на картках особових рахунків з використанням контрольних відомостей, перевірку проводять таким чином:

• обороти за окремими підзвітними особами перевіряють на основі за­
писів в картках особових рахунків;

• обороти за підзвітними сумами у розрізі окремих бухгалтерських ра­
хунків перевіряють шляхом проведення вибірки із контрольних відо­
мостей.

Особливо ретельно перевіряються розрахунки за відрядженнями. Передусім перевіряють наявність та правильність оформлення наказу ке­рівника на направлення працівників підприємства у відрядження. В ньому зазначається пункт призначення, назва підприємства або організації, тер­мін і мета відрядження. На основі цього наказу відрядженому працівни­кові видається посвідчення.

Посвідчення на відрядження перевіряють суцільним порядком. Звертають увагу на:

• наявність відміток (печатка, підписи, дати) про від'їзд і приїзд;

• дати на відмітках у посвідченні. їх зіставляють з датами у наказі на
відрядження. Це важливо тому, що вони є підґрунтям для ведення
розрахунків за відрядженнями;

• організацію обліку посвідчень на відрядження. Облік посвідчень під­
приємство повинно вести нарівні з грошовими документами;

• наявність журналу обліку відряджень.

Якщо на підприємстві є випадки відряджень за кордон, то переві­ряють:

• наявність запрошення іноземної фірми;

• наявність контракту з цією фірмою;

• наявність протоколу про наміри, в якому б засвідчувалось бажання
встановити цивільно-правові відносини;

• наявність документів, що засвідчують збіг тематики симпозіумів, кон­
ференцій, переговорів, ярмарок, виставок, в яких приймав участь відря­
джений, з основним напрямком діяльності ревізованого підприємства;

• наявність ксерокопії закордонного паспорта з підтвердженням термі­
нів закордонного відрядження.

Якщо перед відрядженням видавалась сума авансу в підзвіт, то аналізують розрахунки його, та зіставляють суму авансу з фактичними витратами. Фактичні витрати визначаються після складання та затвер­дження авансового звіту.

Звертають увагу на своєчасність складання авансових звітів за від­рядженнями. Звіти повинні бути представлені не пізніше трьох днів після повернення з відрядження.

Разом з авансовими звітами повинні бути надані звіти про вико­нання працівниками службових доручень за час відрядження. Ревізор ре­тельно вивчає звіти про виконання службових доручень, звіряє їх з за­вданнями на відрядження та з'ясовує доцільність відрядження. У разі не­обхідності перевіряють договірні відносини з контрагентами та проводять зустрічну перевірку.

Авансові звіти повинні бути перевірені керівником того відділу, в якому працює підзвітна особа. Про перевірку повинні свідчити підписи керівника на авансових звітак. В бухгалтерії підприємства звіти повинні бути перевірені на:

• правильність їх оформлення;

• відповідність суми авансу за звітом та за видатковим касовим ордером;

• правильність розрахунку суми добових витрат, витрат на проїзд, ви­
трат на проживання та інших витрат за відрядженням;

• підтвердження суми витрат виправдовуючими документами (додатками).

Ревізор повинен також перевірити авансові звіти за змістом, ариф­метично, за кореспонденцією рахунків та наявністю відповідних підписів і додатків. У разі виявлення підчисток, помарок, необумовлених виправ­лень, перекручення дат у посвідченні на відрядження та в авансовому зві­ті перевіряючий відбирає письмові пояснення відповідних осіб, фіксує факти порушень в акті та робить відповідні висновки відповідно до мети конкретної перевірки.

Слід проаналізувати, як погашались суми за відрядженнями. Мож­ливі випадки, коли суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодову-. ють. При цьому на авансовому звіті повинна значитись затверджена кері­вником сума. Можливо також за рішенням керівника відшкодування суми перевитрат з наступним її приєднанням до сукупною оподатковуваного доходу працівника. В таких випадках перевіряють наявність надпису ке­рівника підприємства на авансовому звіті та подальше відображення цьо­го рішення в бухгалтерському обліку розрахунків з працівниками.

Окрім того, слід простежити утримання із заробітної плати забор­гованості за відрядженнями, якщо підзвітна особа не надала звіти і необ-

хідні виправдовуючі документи або не повернула в касу залишки невико­ристаних сум авансів. Обов'язково перевіряють, чи ведеться аналітичний облік розрахунків з кожною підзвітною особою.

Поряд з авансовими звітами слід перевірити наявність та стан ви­користання за призначенням авансів у осіб, яким видано найбільші суми грошей під звіт. Перевірку необхідно проводити за участю бухгалтера чи іншої, призначеної керівником ревізованого підприємства особи. Резуль­тати перевірки оформляють окремим актом, який є додатком до основно­го акта ревізії.

За авансовими звітами з витрат на переїзд у зв'язку з переводом на іншу роботу слід перевірити:

- наявність відповідного наказу керівника підприємства;

- правильність оплати проїзду та добових;

- правильність оплати вартості багажу.

Практика показує, що найчастіше ревізорами встановлюються від­хилення, які рекомендується враховувати при подальших перевірках роз­рахунків з підзвітними особами:

• відсутність списку осіб яким можуть видаватись підзвітні суми на
операційні і господарські витрати;

• видача грошей під звіт на операційні і господарські витрати працівни­
кам, не передбаченим у списку;

• видача підзвітних сум особам, які не мають трудових відносин з реві­
зованим підприємством;

• видача підзвітних сум на витрати, що можуть бути оплачені не з каси,
а через банк;

• приховане кредитування працівників шляхом видачі їм авансів раніше
настання потреби в грошах на господарські витрати (на відрядження),
або взагалі без усілякої потреби;

• видача підзвітних сум особі, що має заборгованість за раніше отрима­
ним авансом;

• перевищення граничних розмірів авансу;

• несвоєчасне вживання заходів до примусового стягнення заборговано­
сті підзвітної особи, що не звітувала про свої витрати, або не поверну­
ла залишок коштів у касу готівкою чи шляхом утримання боргу із за­
робітної плати.

До другої групи порушень відносяться:

• несвоєчасне надання авансового звіту і повернення залишку грошей у
касу,

• передача грошей іншій підзвітній особі;

• витрата авансу не за призначенням;

• неправильне оформлення авансового звіту чи документів, що підтвер­
джують використання авансу;

• надання виправдувальних документів, що спотворюють розміри чи
напрямки дійсної витрати коштів.