Оформлення результатів ревізії

Для відображення результатів комплексної ревізії складаються проміжні та загаль ний акти.

Акт - це достовірний документ, в якому наводять перелік фактів ви­явлених порушень та недоліків і об'єктивно відображають наслідки ревізії (перевірки) фінансово-господарської діяльності підприємства. Складають акт за формою, затвердженою відомчими положеннями та інструкціями.

* * *

Проміжні акти складаються для оформлення:

• результатів інвентаризації коштів, товарно-матеріальних цінностей,
розрахунків з дебіторами і кредиторами;

• результатів контрольного запуску сировини у виробництво;

• фактів порушення чи зловживання, коли вони можуть бути приховані
до закінчення комплексної ревізії;

• фактів, на підставі яких треба вжити термінових заходів, щоб усунути
порушення чи притягти винних у зловживанні осіб до відповідальності.

Підписуються проміжні акти в такому порядку:

• акт ревізії каси підписує ревізор, головний (старший) бухгалтер і ма­
теріально відповідальна особа (касир);

• проміжні акти інших ділянок, де здійснюється перевірка, підписує ре­
візор та безпосередньо відповідальна посадова особа.

* * *

Загальний акт слугує для оформлення результатів комплексної ре­візії в цілому. Його складають після проведення ревізії, але до закінчення відведеного на ревізію строку. Це роблять з метою точного та об'єктивно­го відображення змісту виявлених порушень. До надрукування акта трап­ляються випадки вмотивованих заперечень та документально підтвер­джених пояснень, за якими ревізор переглядає зафіксовані в акті факти, а при необхідності змінює викладені наслідки перевірки.

В загальний акт ревізії слід записувати всебічно перевірені і доку-•.ментально обгрунтовані факти. По кожному з них повинне бути посилан­ня та порушення відповідного Закону, інструкції, наказу, положення, ін-діого регламентуючого документа чинного законодавства.

Правило. В акті не можна відображати факти на підставі усних заяв та не підтверджені документами.

Зміс т акта слід викладати простими, чіткими реченнями. Якщо до акта вносяться виправлення, вони мають бути засвідчені підписами реві­зора, керівника підприємства та головного бухгалтера. Не бажано загро­маджувати загальний акт зайвими численними плановими і звітними по­казниками, розписуванням дрібних порушень, що їх було усунено під час проведення ревізії.

Ревізор не має права припускатись тлумачення виявлених пору­шень висловами "злочин", "крадіжка¹, "шахрай", "сфабрикував", "привла­снив", тощо. Кваліфікаційну оцінку зафіксованих в акті фактів дадуть слідчі і судові органи.

Зміст загального акту охоплює наслідки перевірки всіх передбаче­них програмою ревізії питань, в тому числі і тих, що викладені в проміж­них актах. Його умовно розподіляють на кілька частин:

А. Загальні відомості.

В цьому розділі вказують, що слугувало підставою для проведення ревізії; склад ревізійної групи; тема ревізії; п овне найменування підпри­ємства та його підпорядкованість; за який період діяльності підприємства проведено ревізію; прізвища та посади керівників і період, протягом яко­го вони відповідали за стан бухгалтерського обліку; вказуються об'єкти перевірки, по яких ревізію проведено суцільним порядком; фіксується да­та початку і закінчення ревізії; зазначаються термін та суб'єкт проведення попередньої ревізії, стан виправлення виявлених нею порушень; додаєть­ся перелік перевірок, які здійснено після попередньої ревізії. В цій части­ні загального акта окремо вказуються порушення, зафіксовані в акті по­передньої ревізії, для виправлення яких не було вжию належних заходів.

Б. Виробничо-фінан с ова діяльніст ь.

В цьому розділі акту наводиться перелік основних показників дія­льності підприємства протягом одного - двох років. Тут приводиться аналіз фінансових результатів, розрахунків з бюджетом, з дебіторами, кредиторами, підзвітними особами, тощо. Відображаються наслідки реві­зії касових операцій, операцій по рахунках в банку; дотримання умов збе­реження коштів та матеріальних цінностей; результати перевірки всіх ді­лянок діяльності підприємства відповідно до програми ревізії.

Всі виявлені факти порушень описуються з дотриманням об'єктив­ності точно, чітко, лаконічно і тільки ті, що підтверджені документами та

безпосередньо перевірені ревізорами в ході комплексної ревізії. Викла­дають факти за окремими розділами в залежності від програми перевірки та специфіки діяльності об'єкта. Наприклад: ревізія каси і касових опера­цій; ревізія операцій за рахунками в банках та інших коштів; ревізія осно­вних засобів; ревізія розрахунків з оплати праці; ревізія формування і ви­користання прибутку.

В. Бухгалтерський облік і звітність.

Цей розділ може бути останнім із підрозділів попередньої частини акту, але його можна виділити й окремо в залежності від виявленого в процесі ревізії. Якщо встановлено велику кількість порушень та стає зро­зуміло, що матеріали ревізії передаватимуться до слідчих органів, то в ак­ті записують кожний епізод зафіксованих порушень в бухгалтерському обліку, кожний факт зловживань.

Загалом в цьому розділі (частині) акту аналізується стан бухгал­терського обліку фінансово-господарських операцій на підприємстві за період перевірки та достовірність складених за цей час звітів.

В разі виявлення масових порушень, наприклад, переплати чи недо­плати по відрядженнях, по оплаті праці, тощо їх записують в накопичува­льні відомості та додають до акта ревізії. В загальному ж акті викладають зміст порушення, підсумкові дані та роблять посилання на додаток. Нако­пичувальні відомості з масових порушень підписує ревізор, головний бух­галтер та посадова особа відповідної ділянки діяльності підприємства.

До загального акта додаються проміжні акти, описи, відомості, роз­рахунки, довідки. До першого примірника загального акта, що залишається у ревізора, додають також пояснення в вигляді розшифровки збитків і до-нарахувань. Узагальнююча цифрова довідка необхідна для подальшого ко­нтролю за виправленням порушень, підготовки рішень за наслідками ревізії та для складання звітів про контрольно-ревізійну роботу.

Загальний акт складається, як правило, в трьох примірниках. При необхідності передачі матеріалів ревізії слідчим органам добавляється їх кількість по одному примірнику в кожен адрес. При врученні акта ревізії керівникові підприємства відбирається його розписка на першому екзем­плярі акта: "Один примірник акта комплексної ревізії з усіма додатками отримав", - підпис, дата.

Відмовитись від розписки керівник не може, як не може відмови­тись і від підписання акта ревізії. Тож загальний акт комплексної ревізії підписують ревізори, керівник та головний бухгалтер підприємства.

В разі виникнення неузгоджень керівник і головний бухгалтер під­писують акт із відповідним застереженням. Письмові пояснення та мотива-

цію незгоди з приводу кожного конкретного порушення вони передають безпосередньо ревізорові, або ж надсилають керівникові суб'єкта ревізії.

Керівник ревізійної бригади повинен ретельно перевірити доказо­вість фактів, зауважень, заперечень, викладених в поясненнях, і скласти письмовий висновок. В разі необхідності слід здійснити додаткову пере­вірку. Текст письмового висновку ревізор повинен узгодити з безпосере­днім своїм керівником і затвердити підписом керівника контрольно-ревізійного відділу.

Трапляються випадки невмотивованої відмови керівника підпри­ємства або головного бухгалтера від підписання акта. Якщо ревізор впев­нений в правильності проведення процесу перевірки та її наслідків, то в такому разі він складає акт про відмову керівника і головного бухгалтера від підпису.

В разі відмови керівника від підпису з усним викладанням мотивів, ревізор вказує їх в акті. Для прикладу можна навести схему акта відмови (схема 3.1).

АКТ

Дата

Назва населеного пункту

Мною, головним контролером-ревізором КРУ в_______________

області___________________, в присутності

П І. Б. П І.Б працівника підприємства

ознайомлено керівника підприємства_________________ із загальним

п і Б

актом документальної ревізії фінансово-господарської діяльності за пері­
од з___________ до_________..

Підписати акт.______________ відмовився без якихось мотивів чи

П [ Б керівника

заперечень. (Або: "за таких мотивів". І далі йде перелік мотивів, запере­чень, зауважень).

Один примірник загального акта керівникові залишено під розписку.
Головний контролер - ревізор:____________

Присутній: підпис_____________

П.І.Б.