Тема 3.4. Укладання фахової документації

Самостійна робота 14

Питання 1. Реквізити документів та вимоги до їх на­писання

Література: 18, с. 27 - 34; 21, с. 33 - 44; 26, с. 20 - 38; 29, с. 13-27.

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Потрібно пам'ятати, що кожний документ складається з окремих елементів - реквізитів (лат. reguisitum - необхідне, по­трібне).

Розрізняють постійні і змінні реквізити документів. По­стійні реквізити друкуються при виготовленні бланка; змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послі­довності, називається формуляром Кожний вид документа по­винен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком Кожна ус­танова, організація, підприємство повинні мати два види бланків:

а) для листів;

б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів - А 4 (210 х 297 мм)

та А 5 (148 х 210 мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить до­кументи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опра­цювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкар­ським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк - це друкована стандартна форма документа з ре­квізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст - це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для по­дальшого заповнення конкретного документа. Застосування бланків надає інформації офіційного характеру.

За поданою таблицею потрібно вивчити реквізити доку­ментів та їх оформлення.

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Державний герб	Посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою організації
	Емблема організації чи підприємства	Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовува­ти товарний знак, зареєстрова­ний у встановленому порядку
	Зображення державних нагород	У верхньому лівому кутку або посередині документа
	Код підприємства, уста­нови, організації	У верхньому правому кутку
	Код форми документа	У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи
	Назва міністерства або відомства, якому підпо­рядковується установа	У верхньому лівому кутку або посередині сторінки

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Повна назва установи, орга­нізації або під­приємства - автора докуме­нта	У верхньому лівому кутку. Може наноси­тися з допомогою штампа або друкарсь­ким способом
	Назва структу­рного підрозді­лу	У верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом
	Індекс підпри­ємства зв'язку, поштова й те­леграфна адре­си, номер теле­тайпу, номер телефону, фак­су, номер ра­хунка в банку	У верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 01054, м. Київ-54, вул. Пирогова, 9, т. 221-99-33. На бланку для листів указується номер розрахункового рахунка у відділенні бан­ку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО № 321518
	Назва виду до­кумента	Зліва або посередині сторінки. В усіх до­кументах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встано­влюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
	Дата	Документ датується днем його підписан­ня або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спе­ціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим спосо­бом (24 серпня 1999 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій

 

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
		послідовності: день, місяць, рік - 17.06.99 (тобто 17 червня 1999 року). У докумен­тах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом
	Індекс	У верхній частині сторінки зліва. Цей ре­квізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-операційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного під­розділу, друга - номер справи за номен­клатурою для підрозділу, третя - поряд­ковий номер за журналом обліку. Напри­клад: № 02-10/36, де 02 - шифр структу­рного підрозділу; 10 - номер справи; 36 - реєстраційний номер документа за жур­налом обліку вхідних документів та кан­целярії
	Посилання на індекс та дату вхідного доку­мента	У верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, указані в документі орга­нізацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на № 02-10/135 від 01.03.96, де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 135 - порядковий номер
	Місце укла­дання чи ви­дання	У верхній частині сторінки. Зліва. Міс­тить назву міста чи населеного пункту, де видається документ

 

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Гриф обме­ження доступу до документа	3 правого боку під щодо форми. Запису­ється з середини рядка "для службового користування", "таємно", "цілком таєм­но"
	Адресат	3 правого боку у верхній частині сторін­ки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з сере­дини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то по­штова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прі­звища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем. Друкарня "Преса України " Никонову Миколі Петровичу Головному вул. Грінченка редакторові буд. 7, кв. 19 Романову В. О. Київ - 04104
	Гриф затвер­дження	У верхній правій частині документа. За­твердження - спосіб засвідчення докуме­нта після його підписання, який санкціо­нує поширення дії документа на визна­чене коло структурних підрозділів, орга­нізацій чи службових осіб. Елементи грифу затвердження: . слово ЗАТВЕРДЖУЮ • назва посади; • особистий підпис; • ініціали та прізвище особи, що за­твердила документ; • дата затвердження

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
		Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи (підпис) Л. С. Семенова 07.10.99
	Резолюція	У правому верхньому кутку. Якщо це мі­сце зайняте іншим реквізитом, то резо­люцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки докумен­та, крім полів. Складається з таких еле­ментів: • прізвище та ініціали виконавця, яко­му відправлений документ; • вказівка на порядок виконання до­кумента; «термін виконання документа; • особистий підпис керівника; • дата. Як виконавці в резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозді­ли. Відповідальною за виконання доку­мента є особа, названа в резолюції пер­шою
	Заголовок до тексту	Друкується малими літерами, розміщу­ється під назвою виду документа, відо­бражає головну ідею документа і здебі­льшого починається з прийменника "про"; має бути лаконічним і точним, як­найповніше розкривати зміст документа
	Відмітка про контроль	3 лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа проставляють "К" або "Контроль"

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Текст	Складається з таких логічних елементів: • вступ; • доказ; • закінчення. Розташовується на всю ширину сторін­ки (від поля до поля)
	Відмітка про на­явність додатка	Ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1) якщо документ має додатки, згаду­вані в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітки про це оформлюють так: Додаток: на 2 арк. у 3 прим.; 2) якщо документ має додатки, не за­значені в тексті, то їх потрібно перелі­чити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірни­ків: Додаток: "Проект реконструкції ділян­ки" на 5 арк. у 2 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 2 арк. лише адресатові. У разі великої кількості додатків окре­мо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 арк.

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Підпис	Підписується, як правило, перший примір­ник документа. До складу підпису входять: • зазначення посади (з лівого боку); • підпис (між назвою посади й прізви­щем); • ініціали і прізвище особи, що підписа­ла документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на доку­ментах розташовуються одна під одною у послідовності, що відповідає посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що обі­ймають однакову посаду, то їх підписи розташовуються на одному рівні: Директор Директор ЗОНІ № 22 ЗОНІ №28 (підпис) (підпис) Л.С. Семенова Ю.Ю. Некрасов Розшифрування підпису в дужки не бе­реться
	Гриф узго­дження	Розрізняють дві форми узгодження доку­ментів - внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) й зовніш­нє (з підвідомчими організаціями). Цей ре­квізит складається з: . слова "УЗГОДЖЕНО"; • назви посади службової особи, з якою узгоджується документ, та назви установи; • особистого підпису; • його розшифрування; • дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту "ПІДПИС" або на окремій сторінці.

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
		Наприклад: УЗГОДЖЕНО: Директор ЗОШ № 256 (підпис) К. С. Курсанова 01.09.99
	Віза	Внутрішнє узгодження проекту документа - це його візування. Віза складається з: • особистого підпису особи, що візує; • дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (за­значаються ініціали й прізвище): Завідувач кафедри (підпис) В.М. Сайко 28.09.99 Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташо­вуються перед візою. У разі внутрішнього узгодження візи ставляться на першому примірнику документа, а листи чи інші ви­хідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка прикла­дається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до стату­тів, положень, які вимагають відбитки печа­тки, та ін. Прості печатки мають різну фор­му: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не зображується. Просту печатку при­кладають до документів, що виходять за межі організації, до розмножених примір­ників розпорядчих документів для їх розси­лання, до довідок з місця роботи і т. д.

 

 

№ з/п	Реквізит	Розташування та правила оформлення
	Відмітка про за­свідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться слово "Копія"; під реквізитом "підпис" слово "Правильно"; дата; посада вико­навця; підпис і його розшифрування. За потреби підпис завіряється печаткою
	Прізвище вико­навця та номер його телефону	Цей реквізит обов'язків на вихідних до­кументах (листах, довідках, висновках) складається з: • прізвища виконавця; • номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому ку­тку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
	Відмітка про ви­конання докуме­нта й направ­лення його до справи	Цей реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа й містить такі відомості: • стислу довідку про виконання; слова "ДО СПРАВИ" та номер справи, до якої має бути підшитий документ; • дату скерування документа до справи; • підпис керівника структурного під­розділу або виконавця
	Відмітка про пе­ренесення відо­мостей на ма­шинний носій	Розміщується після тексту в нижній ча­стині документа. Містить: • запис "Інформація перенесена на машинний носій"; • підпис особи, відповідальної за пе­ренесення даних; • дату перенесення

 

Відмітка про надходження

Містить: • скорочену назву організації, що отримала документ; • дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи з до­ помогою гумового штемпеля організації (реєстраційного штампа). Відбиток штампа містить: • назву організації; • дату надходження; • індекс документа. Відмітка про надходження розташову­ ється праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа

 

Теми рефератів

1. Реквізити організаційно-розпорядчих документів.

2. Правила оформлення найголовніших реквізитів доку­мента.

Запитання та завдання для самоперевірки

1. Дайте визначення поняття "реквізит документа".

2. Що таке формуляр?

3. Назвіть реквізити документів за державним стандартом.

4. Доберіть з повного переліку реквізитів десять найголовніших, мотивуйте свою точку зору.

5. Назвіть реквізити документів: накладна, протокол, наказ.

Питання 2. Заява. Реквізити й правила оформлення

Література: 11, с. 9, 10; 18, с. 41, 42; 21, с. 69 - 71; 25, с. 122-126; 26, с. 43,44.

 

МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

Заява - це документ, офіційне повідомлення чи прохання особи або установи. Розрізняють особисті заяви і службові, які оформляють на готових бланках.

№ з/п	Реквізити заяви	Рекомендації щодо оформлення і написання
	Адресат (назва установи, посада, прізвище, ініціа­ ли керівника, на ім'я якого подається заява) Адресант (назва устано­ви або прізвище, ініціа­ли, професія, адреса, особи, яка звертається із заявою) Назва документа   Текст     Підстава (додаток) – це перелік документів, до­ даних до заяви   Підпис Дата	Пишеться на 1/2 частині сторін­ки праворуч Прізвище ставиться в даваль­ному відмінку Пишеться колонкою, 3 нового рядка Прізвище ставиться в родовому відмінку Адреса згідно з правилами   Пишеться посередині рядка з великої літери Оформлення через один рядок із абзацу, з великої літери, про­ хання викладається від першої особи Перелік документів пишеться ліворуч, документи нумерують­ся, назви ставляться в знахід­ному відмінку Праворуч, власноручно Трьома парами арабських цифр, ліворуч, на один рядок нижче підпису

 

Заяви пишуться власноручно, в одному примірнику

Різновиди заяв:

· заява-зобов'язання (про надання позики);

· заява про відкриття рахунка в банку;

· позовна заява.

 

Зразки заяв

Директорові фірми

"Аграрник"

Тесленку А.П.

Ройченко О.П.,

зав. відділом

Заява

Прошу надати мені відпустку за свій рахунок із 7 до 15 вересня 2004 року у зв'язку з тяжкою хворобою матері, яка потребує постійного догляду. До заяви додаю:

6. Довідку з лікарні.

7. Довідку з місця проживання матері.

підпис

05.09.04

 

Директорові фірми "Домотехніка"

Яворчуку С.П.

Артеменко О.П.,

товарознавця

Заява

Прошу звільнити мене з посади товарознавця у зв'язку з переходом на іншу роботу.

підпис

17.09.04

Завдання 1. Напишіть заяву на ім'я директора технікуму (ви бажаєте достроково скласти екзаменаційну сесію).

 

Теми рефератів

1. Заява. Види заяв.

2. Реквізити заяви та їх оформлення.

Запитання та завдання для самоперевірки

1. Що таке заява як документ?

2. В яких випадках пишеться заява?

3. Які реквізити містить заява?

4. Яку структуру має текст заяви?

5. Назвіть особливості складної заяви.

1. Назвіть різновиди заяв.

 

Список рекомендованої літератури

1. Ботвина Н.В. Офіційно-діловий та науковий стилі української мови: Навч. посіб. - К.: Артек, 1999.

2. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. - К.: АСК, 2000.

3. Погиба Л.Г. та ін. Складання ділових паперів. - К., 2002.

4. Гринчишин Д.Г. та ін. Словник-довідник з культури української мови. - Львів: Фенікс, 1996.

5. Зубков М.Г. Мова ділових паперів. - X.: Фоліо, Май­дан, 1999.

6. Економічний словник-довідник / За ред. С.В. Мочер- ного. - К.: Femina, 1995.

7. Івченко А. Тлумачний словник української мови. - Ха­рків: Фоліо, 2001.

8. Коваль А.П. Культура ділового мовлення. - К.: Вища шк., 1974.

9. Козачук Г.О. Українська мова. Практикум. - К.: Вища шк., 1991.

10. Культура української мови: Довідник / За ред. В.М. Русанівського. - К.: Либідь, 1990.

11. Паламар Л.М., Кацавець P.M. Українське ділове мов­лення. -К.: Либідь, 1997.

12. Пономарів О.Д. Стилістика сучасної української мови. - К.: Либідь, 1992.

13. Пустовіт Л.О. та ін. Словник іншомовних слів. - К.: Довіра, 2000.

14. Російсько-український словник наукової термінології: суспільні науки. - К.: Наук, думка, 1994.

15. Український правопис: 7 вид., випр. і допов. - К.: На­ук. думка, 1998.

16. Фразеологічний словник української мови: В 2 т. / За ред. Л.С. Паламарчука. - К.: Наук, думка, 1993.

17. Шевчук С.В. Службове листування. Довідник. - К.: ЛІТЕРА, 1999.

18. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. - К.: ЛІТЕ­РА, 2000.

19. Ющук I. П. Практикум з правопису української мови. - К.: Освіта, 1994.

20. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1996. (2 вид., стереотипне).

21. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: 3 вид., пе- рероб., допов. - К.: АСК, 2002.

22. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь, 1998.

23. Бибик С.П. та ін.Універсальний довідник-практикум з ділових паперів:2 вид., допов., виправ.-К.,1998.

24. Сучасна українська мова. / За ред. О.Д. Пономаріва- К Либідь, 1997.

25. Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова: 3 вид., допои. X.: Тореінг, 2003.

26. Ділова українська мова: Навч. посіб. / За ред. О.Д. Горбула К.: Товариство "Знання", КОО, 2000.

27. Зарицька І.М., Чиполіна І. О. Українське ділове мов­лення. Практикум. - Донецьк: Центр підготовки абітурієнтів, 1997.

28. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. - К.: Либідь, 1995.

29. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ. - К.: Техніка, 1992.

30. Словник синонімів української мови: У 2 т. / Укл.: А. А. Бурячок та ін. - К., 2000.

31. Великий тлумачний словник сучасної української мо­ви. -К„ 2001.

32. Новий тлумачний словник української мови: У 4 т. / Укл.: В. Яременко, О. Сліпушко, 1998.

33. Українська мова. Енциклопедія. - К., 2000.

34. Чак Є. Складні випадки правопису та слововживання. - К„ 1998.

35. Словник-довідник труднощів української мови. - К., 1992.

36. Російсько-український словник-довідник "Порадник ділової людини" / Укл.: О.М. Коренга та ін. - К.: Основи, 1993.

37. Гринчишин Д.Г., Сербенська О.А. Словник паронімів української мови. - К., 1986.

38. Полюга Л.M. Словник антонімів. - К., 1987.

39. Івченко А. Тлумачний словник української мови. - X.: Фоліо, 2001.

40. Кочерган М. Словник українських міжмовних омоні­мів. - К.: Академія, 1997.

41. Коломісць М.П., Регушевський Є.С. Словник фразео­логічних синонімів. - К.: Рад.шк., 1988.

42. Деркач ПМ. Короткий словник синонімів української мови. - К.: 1960.

43. Коптілов В. В. Теорія і практика перекладу. - К.: Вища шк., 1982.

44. Різун А. Літературне редагування. - К.: Либідь, 1996.

45. Чмут Т.К. та ін. Етика ділового спілкування – К., 2006

46. Потелло Н.Я., Скиратач Г.Є. Українське ділове мовлення і спілкування – К., 2003