Одним из приемов контроля сохранности готовой продукции, семян и кормов является инвентаризация.
Инвентаризация – метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об активах и обязательствах их фактическому состоянию.
Правила проведения инвентаризации определены Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Постановлением Министерства финансов РБ от 30.11.2077г. № 180.
Инвентаризация проводится:
- обязательно в случаях, установленных ст. 13 Закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности».
Кроме того:
- по решению контролирующих органов в ходе проведения проверки (ревизии) в порядке, установленном законодательством;
- при коллективной (бригадной) материальной ответственности в случае смены бригадира, выбытия из бригады одного или нескольких членов коллектива;
- иных случаях, предусмотренных законодательством.
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию в следующие сроки:
а) готовой продукции, семян, кормов не ранее 1 ноября.
Периодичность проведения инвентаризации готовой продукции, семян, кормов - не менее 1-го раза в год.
Решением руководителя организации количество проводимых инвентаризаций в течение года может быть увеличено.
Конкретные сроки проведения инвентаризации и перечень проверяемых активов при каждой из них устанавливается руководителем. Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации (приложение 1 к Инструкции), в котором предусматривается создание инвентаризационной комиссии. В крупных организациях для проведения инвентаризации создается постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия, а также рабочие инвентаризационные комиссии. В обязанности инвентаризационной комиссии входит:
- оказывать методическую помощь рабочим комиссиям при проведении инвентаризации;
- проводит контроль проверки результатов инвентаризации, выполненной рабочими комиссиями;
- рассматривать материалы инвентаризации, представленные рабочими комиссиями;
- готовить предложения по регулированию результатов инвентаризации и представлять их на рассмотрение руководителя организации вместе с материалами инвентаризации.
В обязанности рабочих комиссий входит:
- осуществлять инвентаризацию готовой продукции, семян, кормов;
- оформлять результаты инвентаризации необходимыми документами (инвентаризационные описи);
- получать от материально ответственных лиц объяснительные записки о причинах выявленных излишков, недостач, порчи ценностей;
- принимать решение по регулированию выявленных ими результатов инвентаризации и представления его вместе с материалами инвентаризации на рассмотрение центральных инвентаризационных комиссий.
В состав центральных инвентаризационных комиссий входит руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер или его заместитель, начальники сторонних подразделений, работники организации.
В состав рабочих инвентаризационных комиссий включают председателя комиссии (назначается руководителем), специалистов (инженер, механик), работники бухгалтерской службы. Инвентаризация проводится при полном составе членов инвентаризационной комиссии. Председателем рабочей комиссии не назначается материально ответственное лицо, а также работники ревизионной службы. Не назначается один и тот же работник два раза подряд в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.
Инвентаризационные комиссии должны обеспечить полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках готовой продукции, семян, кормов, правильности и своевременности оформление материалов инвентаризации.
Независимо от вида проверяемых ценностей инвентаризация проводится в определенной последовательности: до ее начала у материально ответственных лиц берут расписку о том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы рабочей инвентаризационной комиссии и у него нет непринятых к учету или списанных в расход товарно-материальных ценностей. К началу инвентаризации бухгалтерия должна закончит обработку всех документов, сделать необходимые отметки о сверке записей и выводе остатков в Книге / Карточках складского учета. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все документы на поступление готовой продукции, которые прилагаются к отчету о движении продукции и материалов с указанием «До инвентаризации на дату».
Снятие остатков производится путем обязательного взвешивания, обмера, подсчета. Массу грубых и сочных кормов, картофеля, овощей устанавливают путем объемного измерения скирд, стогов, траншей и других сооружений по актам приема-передачи. Зерно и концентраты должны обязательно взвешиваться и проверяется их качество. При взвешивании ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо.
В конце рабочего дня или по окончании перевески эти данные сличают и выверенные итоги заносят в инвентаризационную опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к инвентаризационной описи. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии в течение дня, а также на ночь склад закрывается и пломбируется.
Инвентаризационные описи составляются не менее, чем в двух экземплярах. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии описи хранятся в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Если в результате инвентаризации выявлена испорченная готовая продукция, семена, то составляются отдельные инвентаризационные описи.
На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров поименованных ценностей, общий итог фактического количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, не зависимо от того, в каких единицах измерения эти ценности показаны. Инвентаризационные описи заполняются от руки или с применением технических средств четко, ясно, без помарок и подчисток. Незаполненные строки в описях оставлять нельзя. На последних страницах незаполненных строки прочеркиваются. Если допущено ошибка либо описка, то их исправление производится во всех экземплярах описи путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица, которые в описи дают расписку о том, что инвентаризация проведена в их присутствии, претензий к членам комиссии нет все перечисленное в описи имущество принято им на ответственное хранение.
Для определения результатов инвентаризации бухгалтерия на основании инвентаризационных описей составляет сличительные ведомости. В них показывают только те виды готовой продукции, семян и кормов, по которым установлены расхождения. По каждому случаю выявленных отклонений комиссия берет объяснение от материально ответственных лиц. Рассмотрение результатов инвентаризации в крупных организациях проводится центральной инвентаризационной комиссией. При этом оформляется протокол заседания комиссии.
Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации. Предложения по регулированию выявленных при инвентаризации расхождений оформляются протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляются на рассмотрение руководителю, который принимает соответствующее решение.
Выявленные при инвентаризации расхождения регулируются в соответствии с законодательством следующим образом:
а) излишки готовой продукции, семян, кормов принимаются к учету и отражаются: Дт 10/6, 7, 43/… Кт 90(98) в оценке по рыночным ценам;
б) недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли списываются по распоряжению руководителя: Дт 25, 26, 44 Кт 94
Нормы естественной убыли могут применяться лишь в случае выявленных фактических недостач.
Естественная убыль в пределах установленных норм определяется после зачета недостачи излишками по пересортице.
При отсутствии норм естественной убыли - убыль рассматривается как недостача сверх норм.
в) недостачи сверх норм естественной убыли готовой продукции, семян, кормов, а также их порча по вине материально ответственных лиц отражаются:
Дт 94 Кт 10, 43
Суммы недостачи, учтенные по Дт 94 относят в начет материально ответственного лица Дт 73/2 Кт 94, а суммы разницы между взыскиваемой стоимостью и учетной относят: Дт 73/2 Кт 90
Если материально ответственное лицо не установлено или суд отказал в возмещении с него недостачи, то Дт 90 Кт 94.
Аналогичная корреспонденция составляется в других случаях выявления невозмещенных недостач.
Предложения по регулированию выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия сельскохозяйственной продукции и данных бухгалтерского учета оформляется протоколом заседания комиссии и представляются на рассмотрение руководителю организации, который и принимает соответствующее решение.
Если по складу была допущена пересортица (за один тот же период, одного и того же наименования, в тождественных количествах имеются излишки или недостача), то материально ответственное лицо обязано представить инвентарной комиссии пояснительную записку.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть произведен только по решению руководства. Если при таком зачете недостач излишками стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница относится а виновное лицо. Если виновное лицо не установлено, то положительная ценовая разница относится на счет 90, а отрицательная – рассматривается как недостача и относится в Дт счета 94. А в протоколе инвентарной комиссии указывается причины, по которым такая разница не покрыта за счет виновного лица.
Результаты инвентаризации в учете и отчетности отражаются в том месяце, в котором было принято решение руководителя организации по регулированию инвентарных разниц, а по годовой отчетности – в годовой бухгалтерской отчетности.
Данные результатов проведенной в отчетном году инвентаризации обобщаются в Ведомости результатов.
