Деловое общение. Техника телефонных переговоров

Общение – важная форма взаимодействия людей. Менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80% рабочего времени. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением – процессом передачи идей, мыслей и чувств, доведением их до понимания др. людьми. От того, насколько грамотно построено общение, зависят: результативность переговоров; степень взаимопонимания с партнёрами, клиентами и сотрудниками; удовлетворённость работников организации своим трудом; морально-психический климат в коллективе; взаимоотношения с др. организациями и государственными органами. Для современного менеджера, личности, которая должна работать с людьми, способность к общению жизненно необходима, это самый важный навык, которым должен обладать менеджер.

Деловое общение – процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности; обмен информацией, значимой для участников общения. (В деловом общении предметом общения является дело, определённый вид деятельности, связанный с производством какого – либо продукта).

Субъекты общения – сотрудники организации, менеджеры.

Особенности делового общения:

4. Партнёр в деловом общении выступает как личность, значимая для субъекта;

5. Общающихся людей отличает взаимопонимание в вопросах дела;

Основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.

Исследования показывают, что менеджеры различных предприятий тратят на телефонные переговоры от 4 до 27 % рабочего времени.

Построение любого телефонного разговора состоит из четырех обязательных элементов:

· Взаимного представления;

· Введения собеседника в курс дела;

· Обсуждения ситуаций;

· Заключительного слова.

Необходимые для ведения телефонного разговора материалы должны быть подобраны заранее.

Управленческая технология ведения телефонных переговоров.

1. Если звоните вы:

До разговора:

· Подумайте, так ли необходим этот разговор;

· Определите его цель;

· Подготовьте бумагу, карандаш или ручку, а также календарь и нужные для разговора материала;

Во время разговора:

· Услышав собеседника на другом конце провода, поздоровайтесь;

· Представьтесь (имя – подразделение – предприятие);

· Говорите прямо в трубку;

· Произносите слова четко;

· Выясните, с тем ли человеком вы говорите, который вам нужен;

· Спросите, есть ли у собеседника время на разговор или лучше перезвонить попозже;

· Постарайтесь создать положительное настроение;

· Не возражайте «в лоб» собеседнику, если желаете добиться благоприятного исхода разговора;

· Внимательно слушайте собеседника;

· Не прерывайте его;

· Говорите спокойным голосом, не кричите;

· Постарайтесь придать своему голосу приятную интонацию;

· Чаще улыбайтесь. Собеседник этого не видит, но чувствует;

· Избегайте монотонности – меняйте интонацию и темп разговора;

· Не говорите слишком быстро или медленно – попробуйте подстроиться под темп собеседника;

· Не переоценивайте способность собеседника понять специальную терминологию;

· Избегайте жаргона;

· Используйте паузы;

· Если собеседник вас не понимает, не раздражайтесь и не повторяйте сказанное теми же словами, а найдите новые;

· В конце разговора уточните, кто и что будет делать дальше.

После разговора:

· Проанализируйте, сказано ли все нужное;

· Проверьте, не следует ли передать кому-либо это сообщение;

· Точно запишите итог разговора (о чем вы договорились с собеседником);

· Запишите, что пообещали сделать;

· Сделайте необходимые заметки в ежедневнике.

2. Если звонят вам:

· Всегда рядом с телефоном держите карандаш или ручку и бумагу.

· Отвечая после приветствия, назовите свое имя, отдел и предприятие.

· Сразу запишите фамилию звонившего и его проблему.

· Если позвонивший не представился, попросите об этом.

· Если вы не можете сразу ответить на вопрос, то передайте содержание разговора человеку, знающему данную проблему.

· Спросите, можно ли перезвонить сразу же, как выясните вопрос.

· Если для выяснения вопроса потребуется много времени, сообщите об этом собеседнику и спросите, может ли он еще подождать или лучше позвонить попозже.

· Выяснив вопрос, поблагодарите собеседника и извинитесь за то, что заставили его ждать.

· Если передаете сообщение своему коллеге, предварительно коротко объясните ситуацию.

Правила общения по телефону.

Не говорите в микрофон телефонной трубки очень громко, так как это может быть причиной искажения вашего голоса.

Говорите в нормальном темпе, четко произнося слова. При быстрой речи слова сливаются, а при медленной – собеседнику трудно следить за ходом ваших мыслей. Отчетливо выговаривайте числа и фамилии, помня, что телефон усугубляет недостатки речи.

Говорите прямо в микрофон телефонной трубки. Если это правило нарушить, то ваш собеседник будет плохо вас слышать.

Распределяйте время разговора поровну между вами и вашим собеседником.

Следите за лаконичностью разговора, которая достигается за счет четких вопросов, требующих конкретного и короткого ответа.

Не возвращайтесь к уже решенным и обсужденным вопросам.

Заканчивайте телефонный разговор, когда один или оба собеседника получили ответы не все интересующие их вопросы.

Вопросы для закрепления:

1. Для чего необходимо общение?

2. Что такое деловое общение?

3. Перечислите элементы построения телефонного разговора?

4. Что включает в себя технология ведения телефонных разговоров?

5. Какие правила общения по телефону вы знаете?

Тест.

Укажите один верный вариант ответа:

1. Сколько в среднем процентов рабочего времени менеджеры расходуют на различные виды общения?

а) 80%

б) 75%

в) 60%

г) 50%

2. Сколько в среднем процентов рабочего времени менеджеры расходуют на телефонные переговоры?

а) 4-27%

б) 28-40%

в) 25-50%

г) 5-10%

3. Кто должен заканчивать разговор?

а) тот кот звонил

б) тот кому звонили