Б.1вМониторинг и оценка проектной деятельности. Социологический мониторинг

Мониторинг – это постоянное отслеживание хода работ (в рамках проекта, программы) для сравнения текущего состояния дел с планом проекта. Систематический сбор информации о ходе работ (в рамках мониторинга) – своего рода «сканирование» ситуации – производится, главным образом, для того, чтобы вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов. Хорошо работающая система мониторинга помогает руководителю проекта, программы своевременно реагировать на упомянутые выше отклонения.

Оценка предполагает более глубокое (по сравнению с мониторингом) проникновение в сущность происходящего. Она направлена на анализ результатов деятельности или произведенного эффекта и соотнесение этих результатов с определенными критериями. По итогам оценки выносится суждение об эффективности программы, проекта и формулируются рекомендации на будущее. В ходе оценки в числе других используются данные мониторинга.

Проведение оценки проектов

Проведение оценки проекта состоит из следующих стадий:

1. Постановка цели.

2. Определение задания на проведение оценки.

3. Планирование оценки. Определение методов и инструментов для сбора информации.

4. Сбор информации.

5. Подготовка отчёта.

6. Сообщение о результатах оценки.

Постановка цели

Оценка проектов помогает получить информацию для принятия управленческих решений. Это означает, что запрос на проведение оценки, как правило, исходит от лица, принимающего решения. А суть этого запроса всегда будет связана с тем, какие именно решения требуется принять.

Определение задания на проведение оценки

Главной частью задания на проведение оценки является перечень вопросов, касающихся этапов реализации проекта. Эти вопросы должны быть логически связаны с целью проведения оценки. Вопросы задания обычно бывают общими и не слишком многочисленными:

· Каковы фактические результаты проекта и как они соотносятся с целями проекта?

· Что можно считать основными достижениями проекта?

· Что, по сравнению с планом, сделать не удалось и почему?

· Каковы перспективы продолжения после окончания проекта?

Заказчик формулирует вопросы задания исходя из того, что он хотел бы узнать в результате оценки.

Планирование оценки. Определение методов и инструментов для сбора информации

На этом этапе определяется, какие методы предполагается использовать для сбора информации. В самом общем виде все существующие методы можно разделить на четыре группы: наблюдение, изучение документации, анкетирование и интервьюирование. Для того чтобы собрать нужную информацию, необходимо не только выбрать метод, но и подготовить соответствующие инструменты: разработать и апробировать анкету; сформулировать вопросы для проведения интервью; определить, на что обращать внимание при наблюдении и как регистрировать результаты наблюдения и т.д.

На этом этапе также определяется график проведения работ.

Сбор информации

Здесь самое главное – беспристрастно фиксировать факты, не пытаясь их интерпретировать. Главная идея разделения этапов сбора информации и анализа заключается в том, что выводы должны базироваться не на отдельных фактах, а на их совокупности. Исключительно важно (хотя временами довольно трудно) сохранять непредвзятость на протяжении всего этапа сбора информации.

При сборе информации могут использоваться данные мониторинг, например, сведения о количестве клиентов, их запросах, повторных обращениях, жалобах и т.д.

Анализ информации

На этом этапе совершается главное: на основании полученных данных делаются выводы и формируются рекомендации относительно принятия того самого управленческого решения, с которого все начиналось. Принципиальный момент заключается в том, чтобы пойти дальше статистических данных. Именно такая информация нужна заказчику для принятия решения.

Подготовка отчёта

Форма и содержание отчёта о проведенной оценке проекта определяются при согласовании задания. Главное на этом этапе – помнить о том, что отчёт является важнейшей частью услуги. Он предназначен для заказчика и должен быть удобен в первую очередь для него.