Загальні вимоги до ведення облікових документів в архіві

4.1. Основою обліку документів НАФ в архіві є єдина система реєстрації архівних фондів, одиниць зберігання, що забезпечує організаційну упорядкованість, ідентифікацію та можливість адресного пошуку документів.

Облік здійснюють шляхом надання архівним документам (одиницям зберігання/одиницям обліку) облікових номерів, що є складовою архівних шифрів.

4.2. Документи, що належать до організаційних груп «дорадянського періоду» та «радянського періоду», обліковують окремо із самостійною порядковою нумерацією фондів, за винятком спеціалізованих архівів, що зберігають документи особового походження та аудіовізуальні документи.

До облікових номерів фондів «дорадянського періоду» літерний індекс не додають.

До облікових номерів архівних фондів «радянського періоду» додають літерний індекс «Р», який зберігається в облікових номерах архівних фондів утворювачів, які продовжили свою діяльність після проголошення незалежності України.

Нові архівні фонди утворювачів, які розпочали свою діяльність після 1991 року, обліковують у списку фондів із продовженням валової нумерації без додавання літерних індексів до облікових номерів фондів.

Архівні фонди колишніх партійних архівів мають в архіві літерний індекс «П».

4.3. Облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо від обліку документів, прийнятих на постійне зберігання на правах державної власності, у відповідних облікових документах.

4.4. Підставою для внесення змін до облікових документів архіву є затверджені в установленому порядку:

акт приймання-передавання документів на постійне зберігання;

акт приймання на зберігання документів особового походження;

акт приймання-передавання документів на депоноване зберігання;

акт про вилучення документів з НАФ;

акт повернення документів власнику;

акт приймання-передавання документів до іншого архіву;

акт приймання-передавання страхових копій;

акт про поділ справ після реставрації;

акт про технічні помилки в облікових документах;

акт про невиправні пошкодження документів;

акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;

акт про виявлення необлікованих документів;

акт про створення об’єднаного архівного фонду;

акт про вилучення документів з архівної колекції в окремий архівний фонд;

акт про вилучення документів з об’єднаного архівного фонду в окремий архівний фонд;

акт перевіряння наявності й стану документів;

акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено;

акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;

акт про завершення розшуку документів;

акт описування документів, перероблення, удосконалення архівних описів;

акт про розсекречування документів;

акт приймання-передавання секретних документів із секретного на загальне зберігання;

акт про приєднання документів до фонду.

4.5. Після внесення змін до облікових документів акти вміщують у справу фонду, за умови нефондової організації архівних документів – у справу документів нефондової організації, де їх нумерують у валовому порядку.

4.6. Архів створює облікові бази даних (далі – БД) для забезпечення інформаційної підтримки ведення централізованого державного обліку в автоматизованому режимі, оперативного пошуку відомостей про наявність документів в архіві, які повинні бути сумісними з БД Укрдержархіву.

4.7. Перелік реквізитів облікових БД формується відповідно до показників облікових документів архіву і визначається Укрдержархівом.

4.8. Ведення облікових документів для централізованого державного обліку здійснюють у порядку, встановленому законодавством.

4.9. Інформацію про кількість і склад документів, страховий фонд документів та фонд користування ними, довідковий апарат, а також бібліотечний фонд архіву фіксують у паспорті архіву.

4.10. Для централізованого державного обліку документів інформацію про їх рух, зміни у складі та обсязі фондів щорічно подають у «Відомостях про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня поточного року», передбачених пунктом 3.3 глави 3 розділу ІV цих Правил.

4.11. Картку фонду укладають на кожний фонд, що вперше надійшов до архіву, і заповнюють на підставі аркуша фонду станом на 01 січня кожного року.

Картки фондів, укладені на фонди, що надійшли до архіву або були створені в архіві впродовж звітного періоду, а також перескладені картки фондів в установленому порядку подають разом з «Відомостями про зміни у складі та обсязі фондів або документів нефондової організації станом на 01 січня поточного року», передбаченими пунктом 3.3 глави 3 розділу ІV цих Правил.

4.12. Картку документів нефондової організації укладають на кожний нефондовий комплекс, що вперше надійшов до архіву, і заповнюють станом на 01 січня кожного року.

4.13. Картку централізованого державного обліку документів зарубіжної архівної україніки, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, укладають відповідно до Порядку здійснення централізованого державного обліку документів культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України, затвердженого наказом Головного архівного управління України від 11 листопада 1999 року № 67, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29 листопада 1999 року за № 816/4109 (із змінами).