Напрями взаємодії архіву з юридичними особами – джерелами формування НАФ у здійсненні функцій управління архівною справою і діловодством

4.1. Архів взаємодіє з юридичними особами - джерелами формування НАФ у таких напрямах:

організація і вдосконалення роботи служб діловодства;

організація і вдосконалення роботи архівних підрозділів;

взаємодія з ЕК;

методична і практична допомога у виконанні робіт з документами;

здійснення перевірок роботи архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК;

проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства;

підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій;

організація державного обліку документів НАФ.

4.2. З метою організації і вдосконалення роботи служб діловодства архів:

бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи служб діловодства, в опрацюванні проектів розпорядчих документів і планів заходів з цих питань;

бере участь у підготовці нормативно-методичних посібників, розробляє і впроваджує методичні посібники з питань діловодства;

проводить наради, семінари, консультації, бере участь у підготовці розпорядчих документів з питань впровадження державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, нових технологій роботи з документами;

здійснює контроль за дотриманням загальних правил документування, впровадженням інструкцій з діловодства, номенклатур справ;

погоджує положення про служби діловодства, інструкції з діловодства, номенклатури справ і надає методичну допомогу в їх розробленні.

Під час погодження інструкцій з діловодства та номенклатур справ архів перевіряє їх відповідність вимогам законодавства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, примірних і типових інструкцій з діловодства та правил роботи архівних підрозділів установ.

4.3. З метою організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів архів:

бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних осіб щодо організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів, складанні проектів розпорядчих документів та планів заходів з цих питань;

бере участь у підготовці нормативних актів, розробляє та впроваджує методичні посібники з питань експертизи цінності і відбору документів на зберігання, забезпечення їх збереженості та з інших напрямів роботи архівних підрозділів;

погоджує положення про архівні підрозділи, надає методичну допомогу в їх розробленні;

схвалює описи справ постійного зберігання, анотовані переліки унікальних документів НАФ;

погоджує описи справ з кадрових питань (особового складу), акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ;

погоджує графіки подання описів справ на розгляд ЕПК та графіки передавання документів НАФ до архіву (для джерел комплектування);

проводить наради, семінари і консультації з питань роботи архівних підрозділів.

4.4. Архів взаємодіє з експертними комісіями за такими напрямами:

розглядає і погоджує положення про ЕК, надає допомогу у розробленні цих положень та інших нормативно-методичних документів, що регламентують діяльність комісій;

бере участь у роботі ЕК, за необхідності організовує спільні засідання ЕК та ЕПК, заслуховує звіти ЕК.

4.5. Архів надає організаційну і практичну допомогу в проведенні робіт з документами та розробленні методичних рекомендацій з:

експертизи цінності документів;

науково-технічного опрацювання документів постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) (систематизація, уточнення походження, авторства, дат, укладання заголовків тощо);

укладання основних облікових документів для централізованого державного обліку;

забезпечення збереженості документів;

створення довідкового апарату;

організації користування документами та використання відомостей, що в них містяться, у тому числі публікації документів;

підготовки до передавання документів із структурних підрозділів юридичної особи до її архівного підрозділу та передавання документів НАФ до архіву тощо.

4.6. З метою контролю за діяльністю служб діловодства, архівних підрозділів та ЕК архів здійснює комплексні, тематичні та контрольні перевірки.

4.6.1. Комплексні перевірки проводять не рідше ніж один раз на п’ять років за планом, затвердженим керівником архіву. У плані обумовлюють завдання й основні питання перевірки, послідовність і строки її проведення, склад комісії. Архів попередньо письмово інформує юридичну особу щодо мети та строків проведення перевірки.

4.6.2. Комплексну перевірку юридичної особи проводять за такими напрямами:

організація діловодства;

робота архівного підрозділу;

організація роботи ЕК.

4.6.3. Тематичні перевірки проводять не частіше ніж раз на два роки з метою оцінки стану окремих напрямів роботи з документами (впровадження стандартів на організаційно-розпорядчу документацію, формування справ, забезпечення збереженості, якість проведення експертизи цінності документів, організація користування документами, дотримання режиму доступу до них тощо) за програмами, затвердженими керівником архіву.

4.6.4. Контрольні перевірки здійснюють за потреби через рік після проведення комплексної або тематичної перевірки за рішенням колегії або ЕПК (ЕК) архіву. За запитом архіву юридична особа, щодо якої здійснювалася перевірка, може письмово повідомити про хід усунення недоліків, виявлених під час комплексної або тематичної перевірки.

4.6.5. Результати перевірки оформлюють довідкою, в якій фіксують прізвища працівників, що здійснювали перевірку, назви їх посад, дати проведення перевірки, завдання, результати відповідно до затвердженого плану, виявлені недоліки, загальні висновки, пропозиції щодо усунення недоліків, строки реалізації пропозицій.

Зміст довідки доводять до відома керівника юридичної особи та обговорюють на нараді працівників архівного підрозділу, служби діловодства та членів ЕК. За підсумками наради розробляють план заходів щодо поліпшення роботи з документами, який затверджує керівник юридичної особи, один примірник якого надсилають архіву, що здійснив перевірку.

Результати перевірки у разі виявлення серйозних недоліків, порушень розглядають на засіданні колегії архіву із запрошенням керівників відповідної юридичної особи.

4.7. У разі виявлення фактів недбалого зберігання, псування, незаконного знищення, підроблення, приховування, розкрадання, незаконного вивезення за межі України або незаконної передачі іншій особі архівних документів, а також порушень порядку щодо доступу до зазначених документів, неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану посадові особи юридичних осіб, винні у цих порушеннях, за поданням архіву можуть бути притягнуті до відповідальності згідно із законодавством.

Діяльність архівних підрозділів, що не забезпечують збереженість документів НАФ, може бути зупинена у встановленому законодавством порядку.

Власник документів НАФ, який не забезпечує їх належної збереженості, може бути на підставі рішення суду позбавлений права власності на ці документи.

4.8. Архів організовує проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що перебувають у зоні його комплектування, а також бере участь у проведенні таких оглядів, організованих центральними органами виконавчої влади та їх територіальними органами, органами місцевого самоврядування.

4.9. Архів самостійно або з іншими установами організовує підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів, служб діловодства, голів та членів ЕК.

4.10. З метою організації державного обліку документів НАФ архів щорічно проводить паспортизацію архівних підрозділів юридичних осіб. Паспорт архівного підрозділу відображає його стан на 01 січня кожного року.