Доповідна записка – це письмове повідомлення керівництву установи з будь-якого питання із висновками та пропозиціями. Доповідна записка інформує керівника про стан справ, окремі явища і факти, про виконання роботи, певну ситуацію тощо.
За формою і змістом доповідна записка близька до заяви. Проте є певні відмінності: в заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов’язане з виконанням службових обов’язків, а доповідну записку складають у тому разі, коли треба висловити думку організації чи службової особи з певного питання й подати конкретні пропозиції щодо його вирішення.
Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного чи звітного характеру.
У доповідних записках, які складають на бланках, мають бути такі реквізити:
1. Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подають записку).
2. Найменування автора документа (його посада, прізвище, ініціали); найменування структурного підрозділу, який подає документ.
3. Заголовок.
4. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією.
5. Перелік додатків, якщо вони є, із зазначенням кількості аркушів.
6. Підпис автора.
7. Дата складання записки.
Зміст доповідної записки має бути лаконічним за формою викладу (його, як правило, розбивають на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підтвердження, то такі документи подають як додаток до записки. Закінчують доповідну записку висновками, повідомленнями про заходи з конкретними пропозиціями.
Взірець д о п о в і д н о ї з а п и с к и:
Проректорові
з навчальної роботи
НУ «Львівська політехніка»
Доповідна записка
Про виконання навчального
навантаження кафедри обліку
та аналізу у 2006/2007 р.
Навчальне навантаження у 2005/2006 році становило 10.398 годин.
На 2006/2007 р. навантаження заплановано обсягом 12.496 годин, у тому числі:
для стаціонарної форми навчання 10.000 год.,
для заочної форми навчання та екстернату 2.496 год.
Зростання навантаження відбуватиметься внаслідок збільшення годин на дисципліну «Бухгалтерський облік» для студентів заочної форми навчання та екстернату.
На кінець 2005/2006 навч. року штат працівників кафедри складав 18 осіб, в тому числі: завідувач кафедри – 1, доцентів – 5, ст. викладачів – 3, асистентів – 5, зав. лабораторії – 1, ст. лаборантів – 2, лаборант – 1.
На 2006/2007 навч.рік просимо виділити кафедрі такий штат:
зав. кафедри – 1, доцентів – 6, ст. викладачів – 5, асистентів – 6, зав. лабораторії – 1, ст. лаборантів – 2, лаборант – 1.
Завідувач кафедри
обліку та аналізу (підпис)
П О Я С Н Ю В А Л Ь Н А З А П И С К А
Існує два види документів цього типу. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, проекту та ін.). У ній подають опис роботи, виробів, безрозрахункових даних.
Пояснювальна записка – це також документ особистого характеру, в якому пояснюють певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи тощо). Таку пояснювальну записку пише працівник (студент) на вимогу адміністрації.
Взірець п о я с н ю в а л ь н о ї з а п и с к и:
Деканові Інституту
економіки і менеджменту
п. Климовичу І.М.
Пояснювальна записка
Я, Чабан І.С., студент групи МЕ-21, вчасно не склав іспиту з вищої математики через хворобу (довідку додаю).
Дата (підпис)
Д О В І Д К А
Довідка – це документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи і який видають на їхню вимогу до іншої установи.
За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи чи підрозділу загалом). Довідки здебільшого оформлюють на стандартних бланках установи, а в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості. Інколи відповідно до потреби довідку необхідного змісту видають у довільній формі.
Реквізити: 1. Назва документа.
2. Назва організації, що видає довідку.
3. Дата видачі.
4. Вихідний номер.
5. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видають довідку.
6. Текст.
7. Призначення (куди подають довідку).
8. Підписи службових осіб.
9. Печатка.
Взірець д о в і д к и:
Національний університет «Львівська політехніка»
Інститут економіки і менеджменту
«____»___________200__р.
№_____
ДОВІДКА
Видана____________________________________________про те,
що він (вона) є студентом ____________________________ курсу
________________________________________________________
Національного університету «Львівська політехніка». Видана для
______________________________.
Директор ІНЕМ (підпис)
Секретар (підпис)
О Г О Л О Ш Е Н Н Я
Документ, який містить точний перелік визначених до виконання робіт або заходів, їхню послідовність, обсяг, часові координати й конкретних виконавців.
Це повідомлення про час і зміст проведення нарад, засідань; про необхідність виконати якусь роботу; про потребу в заміщенні певної посади чи про набір працівників та ін. За формою оголошення бувають писані, мальовані, друковані в газетах і журналах, на окремих аркушах. До цього виду ділових паперів зараховують також афіші.
В оголошенні треба виділити заголовок, указати дату, час і місце проведення заходу, про який оголошують. Думку висловлюють стисло, дату
та окремі найважливіші слова виділяють звичайно різними шрифтами, більшими літерами або різними кольорами.
Взірець о г о л о ш е н н я:
ОГОЛОШЕННЯ
9 березня 2006 року в актовому залі першого навчального корпусу Національного університету «Львівська політехніка» відбудеться вечір, присвячений пам’яті великого поета України Тараса Шевченка.
У програмі вечора:
1. Урочиста частина.
2. Святковий концерт.
Початок о 16 год. Товариство «Просвіта»
ім. Т.Шевченка
Т Е Л Е Г Р А М А
Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих телеграфом.
Це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, спричинений потребою негайного втручання в певну справу, термінового розгляду питання чи інформування когось про щось.
Текст телеграми містить лише словесну інформацію (словами слід писати такі знаки, як номер, плюс, процент та ін.; цифри також пишуть словами); фототелеграма, крім словесного повідомлення, може містити відповідні зображення (фотографії, креслення, малюнки, діаграми тощо).
Телеграфний стиль – це особливий спосіб висловлювання, зумовлений необхідністю під час складання тексту телеграм добирати короткі слова, користуватися скороченнями, пропускати службові слова тощо. Поняття «телеграфний стиль» передбачає і раціональнішу побудову синтаксичних конструкцій.
Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм зведена в них майже до мінімуму; прикметники майже завжди відсутні; прислівники використовують лише у разі потреби.
Розділові знаки ставлять тільки тоді, коли їхня відсутність змінює зміст, їх позначають або скороченими словами (крп, км), або повними словами й словосполученнями (крапка, кома, знак питання).
Телеграму пишуть суцільним текстом, без абзаців і переносів. У телеграмах не рекомендовано використовувати заперечну форму викладу з часткою «не», оскільки випадковий пропуск її може призвести до різкої зміни змісту.
Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.
Телеграму пишуть на друкованому бланку, на якому зазначають адресу і прізвище адресата, текст, підпис та адресу адресанта.
Взірець т е л е г р а м и:
ТЕЛЕГРАМА
79000 м.Львів Личаківська 29 кв 5 Петруку Іванові Сергійовичу
Захист дипломної роботи п’ятого червня дев’ятій ранку перший навчальний корпус Політехніки
Ковалів Микола
79000 м.Львів, вул.Смольського, 10, кв. 8, Ковалів Микола
З А П Р О Ш Е Н Н Я
Під час організації вечорів, святкових зустрічей, конференцій та інших заходів прийнято запрошувати на них гостей або учасників. Запрошення заздалегідь надсилають або вручають особисто. У ньому має бути зазначено, коли його надсилають, куди запрошують цю особу, на який час, за якою адресою, хто її запрошує. Також у запрошенні може бути висловлене якесь прохання (наприклад, виступити із доповіддю, підготувати номер концертної програми тощо).
Запрошення бувають ділового і приватного характеру. Приватні запрошення можуть мати довільну форму, але повинні містити всю необхідну інформацію.
Взірець д і л о в о г о з а п р ош е н н я:
Вельмишановний пане Ярославе!
Запрошуємо Вас взяти участь у Міжнародній науково-практичній конференції «Український вільний університет: з минулого в майбутнє».
Конференція відбудеться у Львівському національному університеті ім. І.Франка 13–14 лютого 2006 року. Реєстрація учасників 11–12, а також 13 лютого до 10 год.
Зголошуватися за адресою: м.Львів, вул. Університетська, 1, кафедра української літератури, кімн. 309.
Телефони для довідок: 72–58–45;
79–41–90. З повагою –
організаційний комітет.
