Хто і як має підписувати документ?

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»

 

ДІЛОВІ ПАПЕРИ

ТА МовностилістИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

ЩОДО ЇХ оформлення

 

Посібник для студентів

економічних спеціальностей

 

 

Затверджено на засіданні

кафедри української мови

Національного університету

«Львівська політехніка»

(прот. № 4 від 16.11.2006 р.)

 

Львів – 2007

Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення: Посібник для студентів економічних спеціальностей / Укладачі: Г.Л.Вознюк, Г.В.Наконечна, З.Й.Куньч, О.ГЛитвин, І.Д.Фаріон, О.Р.Микитюк, А.Я.Середницька, С.З.Булик-Верхола, І.П.Василишин, Н.І.Голубінка, І.В.Нецинська, І.Б.Ментинська, М.В.Гнатюк, Ю.М.Мєзєнцева, Ю.В.Теглівець. – Львів, 2007. – 51 с.

 

У к л а д а ч і: Г.Л.Вознюк, канд.філол.наук, доц.

Г.В.Наконечна, канд.філол.наук, доц.

З.Й.Куньч, канд.філол.наук, доц.

О.Г.Литвин, канд.філол.наук, доц.

І.Д.Фаріон, канд.філол.наук, доц.

О.Р.Микитюк, канд.філол.наук, доц.

А.Я.Середницька, канд.філол.наук, ст.викл.

С.З.Булик-Верхола, канд.філол.наук, ст.викл.

І.П.Василишин, ст.викл.

Н.І.Голубінка, ст.викл.

І.В.Нецинська, викл.

І.Б. Ментинська, викл.

М.В.Гнатюк, викл.

Ю.М.Мєзєнцева, викл.

Ю.В.Теглівець, викл.

 

 

В і д п о в і д а л ь н и й з а в и п у с к Г.Л.Вознюк, канд.філол.наук, доц.

 

Р е ц е н з е н т Л.М.Полюга, доктор філол. наук, проф.

 

В С Т У П

 

Ділова сфера – одна з життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових документів налагоджують офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також регулюють приватні стосунки між людьми.

У великому й складному механізмі керування виробництвом, держав­ни­ми та громадськими справами діловий папір, документ є надзвичай­но важливою ланкою. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовір­ність та об’єктивність. Документ – основний вид писемного ділового спілкування і засіб фіксування у спеціальній формі інформації про факти, події, явища суспільно-виробничої діяльності людини.

Ділові папери (документи) групують за кількома ознаками:

За спеціалізацією: загальні; документи з адміністративних питань; спеціалізовані документи з фінансових, комерційних питань та ін.

За призначенням:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила, договори, угоди);

розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, акти, вказівки, ухвали);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні й пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми);

особові (автобіографії, заяви, особові листки, трудові книжки, харак­теристики, пропозиції, скарги громадян, розписки, доручення).

За формою: стандартні (регламентовані) й індивідуальні (нестандартні).

За походженням: службові (підготовлені в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами) та особисті (підготовлені окремими громадянами).

За місцем створення: внутрішні (документи, що їх готують, офор­млюють і виконують у межах однієї установи, організації чи підприємства) і зовнішні (документи, котрі надходять з однієї до іншої установи, організації чи підприємства).

За напрямом: вхідні й вихідні.

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом.

За стадіями створення: оригінали й копії.

За терміном зберігання: постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років). За сукупністю мовних засобів і прийомів ділові папери належать до офіційно-ділового стилю мови, основними ознаками якого є: послідовність і точність викладу фактів, чіткість, однозначність та лаконічність висловлю­вань, наявність усталених словесних формул (наприклад: у зв’язку з, відповідно до, згідно з, в порядку, з метою і т. ін.), вживання слів у прямому значенні, широке використання спеціальних термінів, дотримання прямого порядку слів у реченні тощо.

Офіційно-діловий стиль за експресивним забарвленням часто називають холодним, нейтральним, суворим, оскільки він підкреслює ділові стосунки і не передає суб’єктивної оцінки того, про що йде мова.

 

ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТА

 

Як адресувати документи?

 

Одним із правил адресування документа є написання поштової адреси після назви установи, організації, підприємства, яким надсилають документ. Назву установи, організації, підприємства або їх структурного підрозділу ставлять у називному відмінку. Якщо документ адресують конкретній посадовій особі, тоді назву організації або її структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду та прізвище – у давальному:

 

Львівський автобусний завод

Головному бухгалтерові

п. Солотвинцю А.К.

(адреса)

Якщо документ адресують керівникові установи, то назва її входить до назви посади адресата:

Директорові Лисичанського

нафтопереробного заводу

п. Тищенку С.Г.

(адреса)

 

Конкретній особі документ адресують тоді, коли є потреба саме цю особу ознайомити з його змістом.

Якщо один і той самий документ надсилають кільком різним адресатам, усіх їх зазначають на документі (але не більше чотирьох).

Якщо ж адресатів є 5 або більше, то в таких випадках складають список розсилання й на кожному примірникові документа вказують лише адресу (позначки «Копія» у такому разі не вживають).

 

Як датувати документ?

 

Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Датою може бути:

· день написання листа або наказу;

· день затвердження плану, звіту, інструкції;

· день фіксації вчинків у протоколах, актах;

· день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо в самому документі її не визначено).

 

Способи датування

 

Одним із поширених у документознавстві способів оформлення дати є написання числа, місяця, року трьома парами арабських цифр, що розділені крапками: 05.08.06 (тобто 5 серпня 2006 року);

` 09.11.06 (тобто 9 листопада 2006 року);

25.01.06 (тобто 25 січня 2006 року).

Такий уніфікований спосіб спрощує датування й усуває потребу кодування дат у процесі опрацювання документів за допомогою об­числювальної техніки. Прийнятним варіантом цього способу є варіант із повним (чотирицифровим) написанням року (05.08.2006; 09.11.2006; 25.01.2006) або без нулів перед одноцифровими числами й місяцями і з можливим проставлянням літери р. на позначення року (5.8.2006 р.; 9.11.2006 р.; 25.1.2006 р.).

Інший можливий спосіб датування – словесно-цифровий (9 вересня 2006 року або 9 вересня 2006 р.). Його можна використовувати в документах, які містять відомості фінансового характеру.

 

Місце дати. Якщо документ оформлюють на бланку, дату ставлять у лівому верхньому кутку разом з індексом. Якщо ж документ пишуть не на бланку, то дату ставлять під текстом ліворуч від підпису або під ним:

 

Завідувач відділу програмування (підпис) О.М. Головач

25.09.2006

або:

Головний інженер Головний механік

(підпис) К.С. Симоненко (підпис) В.М. Олексієнко

18.04.2006 18.04.2006

Хто і як має підписувати документ?

 

Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, особистий підпис та розшифрування, наприклад:

 

Директор фабрики (підпис) О.В. Малиненко

 

Оформлюючи документи на офіційному бланкові, зазначати назви підприємства при назві посади того, хто підписує, не треба, а слід лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації (в договорах, актах тощо), то їхні підписи розташовують кількома колонками на одному рівні:

 

Директор фабрики Директор магазину

(підпис) О.І. Сиваш (підпис) Г.Н. Іванців

(дата) (дата)

 

Якщо один документ підписують кілька осіб одного й того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно, згідно з посадами, що ці особи обіймають:

 

Директор видавництва (підпис) А.В. Коваль

Головний бухгалтер (підпис) В.Н. Олексієнко

 

У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання й учені ступені. Порядок їх розміщення: спочатку посада, потім персональні, почесні та ін. звання:

 

Завідувач кафедри,

доктор істор. наук, професор (підпис) П.В. Федорчук