Психологические условия труда секретаря

Эффективность труда секретаря характеризует результативность его трудовой деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда.

Должностная инструкция секретаря, разработанная с учетом квалификационных характеристик "Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих" четко регламентирует требования к образованию, стажу работы, знаниям и умениям секретаря. Однако, известно, что эффективность работы конкретного сотрудника определяется не только квалификационными требованиями, но и его личными качествами.

Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами

В трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, удовлетворение от работы, психологический микроклимат в коллективе и т. п.

Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.

Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им служебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руководителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа – поддерживать информированность руководителя.

Специалисты для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем рекомендуют обладать следующими качествами:

1. Секретарь не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ.

2. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.

3. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

4. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.

Взаимоотношения со сослуживцами

У секретаря сложное положение Он находится между коллек­тивом и руководителем, причем на шаг ближе к руководителю. В любой организации секретарь является «проводником» идей и решений руководителя, посредником меж­ду ним и сотрудниками. В этой ситуации нужно очень тщательно выстраивать отно­шения с коллегами. С одной стороны, они относятся к Вам настороженно, все-таки Вы близки к начальнику, а с другой стороны, хотят Вас иметь в союзниках, чтобы в слу­чае необходимости рассчитывать на Вашу помощь. Важно с первых же дней не про­тивопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником, но ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.

Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от его лично­сти. Необходимо помнить, что во всех случаях секретарю необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допускать проявления высокомерия и равнодушия по отно­шению к сотрудникам.