Информационно-составляющая правовую базу

Весь комплекс нормативно-методических документов обеспечения деятельности секретаря состоит из двух групп.

1. Документы, составляющие правовую основу деятельности секретаря и определяющие его должностной статус (Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, трудовое законодательство, Кодекс РФ об административных нарушениях, основы законодательства об охране труда; законы РФ об организациях с различной формой собственности и др.). Обозначенные документы, находящиеся на «вершине правовой пирамиды», влияют на деятельность секретаря, как правило, опосредованно.

2. Внутренние документы организации: устав, положение, структура и штатная численность, штатное расписание, программа развития персонала и Положение о персонале, коллективный договор, положения о структурных подразделениях, трудовой договор (контракт), должностная инструкция и др.

Нормативно-методическая база включает в себя:

- законодательные акты Российской Федерации в области информации и документационного обеспечения деятельности организации (федеральные законы: «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: Федеральный закон -ФЗ (принят ГД ФС РФ 08.07.2006) //Рос. газ. – 2006. – 29 июля. (Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; 2) применении информационных технологий; 3) обеспечении защиты информации); «Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10 янв. 2002 г.: принят ГД ФС РФ 13 дек. 2001г.: в ред. от 01.01.01 г.// Рос. газ. – 2002. – 12 января (Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе); Федеральный закон от 01.01.2001 N 125-ФЗ (ред. от 01.01.2001) "Об архивном деле в Российской Федерации" (принят ГД ФС РФ 01.10.2004)//

 

 

Аналитико – конструктивные операции (аналитические и конструктивные)

Аналитические Это получение, обработка и фильтрация информации (интернет) Создается своЯ информационная база Публикации (журналы, газеты, интернет

Конструктивные – принятие решений (просмотр хода работы

 

 

 

Билет 12 Виды переговоров

Деловая культура

 

Деловой этикет и имидж секретаря

Деловой этикет - свод норм и правил наиболее целесообразного поведения, которое должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях.

Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и внешнего вида секретаря, манеры общения с партнерами, сослуживцами и руководителем, ведения телефонных переговоров, определяет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, т. е. предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потребуются секретарю, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, и не только связанной с его работой.

Секретарю необходимо найти свой имидж (образ, облик), развивать в себе такие качества, как вежливость, деликатность, тактичность, умение контролировать свои поступки в самых непредвиденных ситуациях, уверенность в себе. Все это в совокупности станет основой успешной карьеры.

Приветствие

Одно из правил этикета содержит ответ на вопрос: кто должен здороваться первым при встрече?

Первым приветствует: мужчина - женщину (но секретарь - руководителя), младший по возрасту - старшего.

Вошедший в приемную, независимо от должности, первым здоровается с присутствующими. Но если посетитель этого не сделал, секретарь не должен акцентировать внимание на этом. Вполне возможно, что вошедший перегружен своими проблемами и просто забыл о приветствии.

Секретарь должен здороваться со всеми, кто входит в приемную. Лучше приветствовать своего шефа, руководителей высокого ранга и почетных гостей вставая из-за рабочего стола, если видите их в этот день впервые.

Секретарю не следует первым подавать руку для рукопожатия. Но отвечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.

Представление

Секретарю приходится знакомить людей. При представлении необходимо придерживаться следующих правил:

мужчину представляют женщине;

молодого сотрудника представляют более старшему по возрасту;

рядового сотрудника представляют более высокопоставленному;

одного работника представляют нескольким сотрудникам.

Если вам нужно представить кого-то, непременно уточните заранее информацию о человеке, его послужном списке. Убедитесь, что точно знаете должность, занимаемую им в настоящее время.

Прощание

Каждое знакомство, каждая встреча неизбежно завершаются прощанием. Если вы собираетесь уходить, нужно дождаться паузы в разговоре и, встав, сказать собеседникам: "До свидания. Надеюсь, мы еще встретимся". Можно короче: "Рада была увидеться с вами". Любезные собеседники отвечают, что они также были рады встрече

 

Билет 5