Грамматические и синтаксические особенности языка документов

Унификация грамматической структуры словосочетания является нормой официально-делового стиля.

Особая примета официально-делового стиля – использование производных предлогов. При составлении документов необходимо учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой.

 

Производные предлоги, употребляемые с Р.п. (чего?)	Производные предлоги, употребляемые с Д.п. (чему?)
В отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, в сопровождении	Благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно (приказу, положению!)

В официально-деловом стиле доминируют простые предложения, однако они отличаются большой длиной и семантической емкостью. Семантическая емкость достигается за счет того, что:

− словосочетания передают такую же информацию, что и придаточные предложения (по обоюдному согласию, при неуплате налогов до указанного срока);

− используются причастные и деепричастные обороты;

− употребляются цепочки родительных падежей, однако не больше 4-5 слов (решение Совета директоров, распоряжение главы администрации города).

Для официально-делового стиля характерна рубрикация простого предложения, т.е. графическое членение текста на составные части.

В качестве средств связи в документах используются:

− вводные слова (следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны);

− указательные местоимения и причастия (указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний);

− ролевые обозначения участников сделки (Заказчик – Исполнитель, Заказчик – Подрядчик, Арендатор – Арендодатель, Покупатель – Продавец, Поставщик – Покупатель).

Язык и стиль коммерческой корреспонденции

К коммерческой корреспонденции относятся документы следующих видов: устав организации, договор, контракт, постановление, деловые письма.

Деловым письмом считается такая корреспонденция, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному лицу и подписана одним лицом (такое лицо в данном случае выступает как юридическое, а не частное).

Частным официальным письмом считается такая корреспонденция, которая направлена от имени: а) частного лица к организации; б) организации к частному лицу; в) частного лица к частному лицу. В последнем случае корреспонденты или незнакомы, или мало знакомы друг с другом, или поддерживают чисто официальные отношения.

Деловое письмо менее регламентировано, чем контракт или постановление, но является документом, имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Это важно, т.к. деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами.

Виды писем:

Письмо-напоминание

Письмо-просьба

Ходатайство

Информационное письмо

Письмо-приглашение

Извещение-приглашение

Благодарственное письмо

Гарантийное письмо-запрос

Сопроводительное письмо

Коммерческий запрос

Коммерческое предложение (оферта)

Ответ на предложение (акцепт)

Рекламация

 

При написании письма любого типа следует помнить общие правила оформления официальных бумаг:

1. Если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "Продолжение следует".

2. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами.

3. Письма печатаются на компьютере, ширина поля с левой стороны не менее 2 см, интервал – 1,5 или 2.

Композиционно письмо состоит из следующих частей: 1) обращения, 2) зачина; 3) информационной части; 4) концовки.

Зачин письма:

1. Адрес.
2. Место и дата написания письма.
3. Обращение или наименование адресата.