Цілі, функції та задачі керування

Як уже наголошувалося, проблеми у керуванні організаціями часто виникають через те, що за грамотною декларацією цілей нерідко слідує набір дій і заходів, що мають до цих цілей віддалений стосунок. У масштабах держави це виявляється в тому, що прийняті закони не працюють, у масштабах підприємства — що розпорядження керівництва призводять до результатів, які не відповідають запланованим. Причина полягає у тому, що не завжди передбачають механізми реалізації законів, розпоряджень тощо.

Оскільки процес керування здійснюють способом реалізації його функцій для досягнення організацією її цілей за оптимального використання ресурсів, вивчення їх дає змогу розкрити зміст управлінської діяльності.

Будь-яка система керування за визначенням є цілеспрямованою, що організована для досягнення цілей, званих цілями функціонування системи керування.

Значення цілей функціонування велике. По-перше, тому, що в організаціях мають прийматися тільки такі рішення, які реалізують цілі її функціонування. По-друге, щоб уникнути діяльності, яка заважає досягненню мети функціонування організації, глобальна мета має бути доведена до кожного керівника і виконавця. Для цього потрібний постійний моніторинг реального стану системи і порівняння його з цілями та задачами її функціонування. Звідси випливає, що будь-яка організаційна діяльність у системі виправдана тільки в тому разі, якщо сприяє досягненню кінцевої мети її функціонування. Інакше кажучи, будь-яка організація має бути спроектована таким чином, щоб вся організаційна діяльність у системі реалізовувала тільки ті цілі, для яких вона створювалася.

Призначення організації створює фундамент для встановлення цілей організації загалом, її підрозділів і функціональних систем (маркетинг, нововведення, виробництво, персонал, фінанси, менеджмент), кожна з яких ставить і реалізує свої цілі, що логічно випливають із загальної мети організації.

Визначення цілей функціонування є одним із найбільш важливих етапів проектування системи керування. Від того, наскільки правильно вибрана мета функціонування, наскільки чітко сформульована, залежить успіх організаційно-адміністративної діяльності. Неправильне або нечітке формулювання мети функціонування призведе до того, що система керування, навіть якщо вона належним чином налаштована, працює не з повною віддачею, неефективно, оскільки зусилля апарату керування витрачаються не цілеспрямовано. За наявності сукупності цілей завдання керівника організації будь-якого рівня полягає в умінні врахувати багатоманіття чинників, що впливають на функціонування організації, правильно оцінити ситуацію та виробити оптимальні рішення.

Зазвичай організації ставлять і реалізують не одну, а кілька цілей, важливих для їх функціонування і розвитку. Поряд зі стратегічними цілями і задачами доводиться ставити чималу кількість поточних і оперативних цілей. Крім економічних виникають соціальні, організаційні, наукові та технічні задачі. Поряд з регулярно повторюваними, традиційними проблемами менеджери мають приймати рішення з ліквідації результатів непередбачених ситуацій. Класифікація цілей дозволяє конкретизувати завдання визначення мети і використовувати відповідні механізми та методи, напрацьовані для різних груп цілей. Один із можливих варіантів класифікації цілей наведений у табл. 1.2.

Таблиця 1.2

Класифікація цілей керування

Критерій класифікації	Група цілей
Період	стратегічні, тактичні	оперативні
Зміст	економічні, наукові, організаційні	соціальні, технічні, політичні
Функціональна структура	маркетингові, інноваційні, кадрові	виробничі, фінансові, адміністративні
Середовище	внутрішнє	зовнішнє
Пріоритетність	особливо пріоритетні, пріоритетні	інші
Вимірність	кількісні	якісні
повторюваність	постійні	одноразові
Ієрархія	організації	підрозділів
Стадії життєвого циклу	створення об’єкта, розвиток об’єкта	зрілість об’єкта, завершення життєвого циклу об’єкта

 

На кожному рівні організації виникають часткові цілі, причому тільки сукупність їх слід розглядати як деяку мету певного рівня керування. Звідси виникає потреба у структуризації цілей та побудови дерева цілей.

Отже, у теорії керування організацією поняття мети є одним з основних. Без визначення цього поняття, без з’ясування співвідношень мети, засобів досягнення цілей, оцінювання ефективності способів досягнення цілей не можна розв’язувати проблеми функціонування організації. Це означає, що без чіткого формулювання цілей функціонування не можна комплексно розв’язати жодної проблеми, пов'язаної з побудовою організацій, плануванням їхньої діяльності, оцінюванням ефективності.

Таким чином, встановлення цілей функціонування організації є обов'язковим і важливим етапом процесу проектування загальної системи керування.

Дослідження та встановлення цілей організації проводять у кілька етапів (рис. 1.15) [43].

Рис. 1.15. Дослідження та встановлення цілей

Розглянемо сутність кожного з цих етапів.

Етап 1. Досліджують призначення організації, загальну мету системи, зумовлену її призначенням. При цьому важливо не змішувати поняття цільового призначення системи і критерію ефективності. На відміну від цілі організації, визначення напряму і сенсу функціонування системи, основної її задачі критерій ефективності є показником, який встановлює рівень досягнення мети.

Етап 2. Формулюють якісні цілі організації, що випливають із положення організації, яке регламентує її діяльність, з подальшим обранням якісних характеристик мети, наприклад:

мета 1 — максимально сприяти забезпеченню потреб ринку в продукції певного виду;

мета 2 — забезпечити максимальний рівень продуктивності організації.

Етап 3. Для обґрунтування вибору цілей функціонування організації здійснюють їх ранжування. Оскільки всі реальні організації є багаторівневими, ранжування цілей має здійснюватися на всіх рівнях керування. Ранжування мети не виникає саме по собі. Воно випливає з глобальних цілей функціонування, які, в свою чергу, регламентуються рішеннями вищих організацій, постановами, положенням про організацію.

Проблема ранжування цілей функціонування в силу її важливості має бути вирішена доволі коректно із застосуванням найоб'єктивніших методів, наприклад, методу експертних оцінок.

У даному разі застосування методу експертних оцінок проводиться у два етапи.

На першому (підготовлювальному) етапі здійснюють формування експертних груп на обраних рівнях керування і готують документацію, потрібну для проведення експертизи цілей. Вибір групи експертів проводять з урахуванням їхньої компетенції окремо для кожного рівня. Саме у такому разі можна говорити і про достовірність експертизи, і про мінімальні витрати на її проведення. Для підбору експертів застосовують такі характеристики: компетентність, креативність, ставлення до експертизи, конформізм, аналітичність і широта мислення, самокритичність.

Компетентність експерта — це рівень його кваліфікації у певній сфері знань. Компетентність може бути визначена на підставі досвіду експерта, обсягу опанування ним наукових результатів у досліджуваній царині тощо.

Креативність експерта — здатність вирішувати творчі завдання. Ставлення до експертизи є важливою характеристикою експерта, що визначає його бажання (активність чи пасивність) участі в експертизі.

Конформізм — схильність до впливу авторитетів. Ця характеристика потрібна для вибору способу проведення експертизи.

Самокритичність експерта — самооцінка своєї компетентності.

Важливими характеристиками експерта є аналітичність, широта і конструктивність мислення, властивість колективізму.

Навіть неповні визначення наведених характеристик експертів показують, що чисельні оцінки цих характеристик значно ускладнені і у низці випадків зовсім неможливі.

Найважливішою із зазначених характеристик є компетентність експертів, оскільки саме вона значною мірою визначає достовірність експертних оцінок. Тому проблемі визначення компетентності експертів слід приділяти особливу увагу.

На другому (організаційному) етапі опрацьовують результати експертизи. На цьому етапі виконують всі обчислення щодо зіставлення якісних цілей на кожному рівні керування з цілями, обраними на думку експертів, з позицій кількості їх та важливості (пріоритетності). Процес обговорення вибраних цілей здійснюють до тих пір, поки не збігатимуться думки більшості експертів.

Методика оцінювання цілей функціонування системи за допомогою експертів має задовольняти таким вимогам:

оцінювання цілей функціонування має проводитися у сприятливій психологічній обстановці;

трудомісткість опитування має бути у допустимих межах;

експертна документація має забезпечити однозначне розуміння питань;

експертна документація має бути однорідною і повною;

обрана система шкал експертного оцінювання має бути обґрунтованою і доведеною до відома експертів.

цілі проведення експертизи мають бути відомі всім експертам.

Етап 4. Вибудовують дерево цілей. Кількість і багатоманіття цілей задач керування можуть бути настільки великими, що без комплексного, системного підходу до визначення їх складу не може обійтися жодна організація, незалежно від її розмірів, спеціалізації, виду, форми власності. Як зручний та апробований на практиці інструмент дослідження цілей можна використовувати побудову цільової моделі у вигляді деревоподібного графа — дерева цілей (рис.1.16).

Рис. 1.16. Фрагмент дерева цілей

Побудову дерева цілей здійснюють для формалізованого відображення процесу розподілу цілей за рівнями керування. За допомогою дерева цілей описують їхній склад, взаємозв'язок, упорядковану ієрархію, для чого виконують послідовну декомпозицію глобальної мети на підцілі за такими правилами:

глобальна мета, яка перебуває у вершині графа, має містити опис кінцевого результату;

розгортання глобальної мети в ієрархічну структуру цілей відбувається з урахуванням того, що реалізація підцілей кожного наступного рівня є необхідною і достатньою умовою досягнення мети попереднього рівня;

формулювання цілей різних рівнів слід виконувати за бажаними результатами, а не способами отримання їх;

підцілі кожного рівня мають бути незалежними одна від одної і не виходити одна з одної;

фундаментом дерева цілей мають бути задачі, що формулюють заходи з керування, які можуть бути виконані певним способом і в заздалегідь установлені терміни.

Етап 5. Формулювання кількісних цілей є найбільш важливим для керування організацією, оскільки кількісні цілі визначають вибір методів керування нею, застосування комп'ютерної техніки в керуванні. Кількісні характеристики цілей фіксують у стратегічних і річних планах організації. Вони орієнтують організацію на досягнення певних показників і конкретизують обрані якісні цілі.

Етап 6. Для оцінювання рівня досягнення цілей обирають еталон керування, який слід розцінювати як практичне правило і за яким слід терміново приймати управлінські рішення, щоб наблизити організацію до досягнення обраних цілей. Кількість таких рішень залежить від типу і рівня складності організації.

Слід розрізняти цілі теорії керування та власне керування як процесу.

Цілями теорії керування є:

вивчення найважливіших, типових форм управлінських відносин, в яких проявляється взаємодія суб’єктів та об’єктів керування;

визначення основних тенденцій розвитку управлінських процесів;

побудова найперспективніших напрямів і сценаріїв розвитку управлінської діяльності в майбутньому;

формулювання обґрунтованих рекомендацій щодо удосконалення системи керування.

Як наголошувалося, метою керування організацією є отримання найкращого кінцевого результату, якого прагне досягти суб'єкт керування. Поставивши мету, суб'єкт керування має вирішити множину наявних задач для досягнення її. Чітко встановлена мета визначає структуру системи керування, системний характер її побудови та функціонування.

Мета керування має задовольняти таким вимогам:

бути науково і практично обґрунтованою;

формулюватися як безумовна;

бути досяжною і мати кінцевий результат.

Правила формулювання цілей керування:

сукупність поставлених задач має бути необхідною і достатньою для забезпечення повного досягнення мети;

задачі щодо досягнення мети мають бути якісно і кількісно визначені;

структура мети має охоплювати кілька альтернативних варіантів;

мета має бути віднесена до організаційно обґрунтованого підрозділу організації, групі або посадовій особі, що приймає рішення (адресність мети);

має бути встановлений часовий період дії цілей;

цілі мають бути досяжними і мотивувати дії виконавців у правильному напрямі;

цілі мають бути гнучкими, тобто допускати можливість коригування у разі зміни зовнішнього і внутрішнього середовища організації;

цілі мають бути сумісними;

цілі мають бути прийнятними, тобто прийматися всіма учасниками процесів функціонування і розвитку організації та не суперечити бажанням і потребам суспільства.

Залежно від співвідношення мети і кінцевого результату можуть бути такі варіанти:

кінцевий результат може бути не тільки близьким до поставленої мети, а й навіть у чомусь перевершувати його;

отриманий результат може поступатися поставленій мети;

досягнутий результат може протирічити поставленій меті.

Сутність будь-якої теорії або цілеспрямованої діяльності, зокрема керування, проявляється у функціях.

Функція (від лат. functio — здійснення, виконання) розуміється як виконання, як коло діяльності. Функція керування — це об'єктивно зумовлений вид управлінської діяльності, що є змістовним компонентом процесу керування. Зміст функції полягає у вираженні змісту управлінського впливу.

Дослідження і визначення функцій керування є найбільш трудомістким завданням, особливо в умовах перехідного періоду, оскільки будь-яка зміна їх призводить до зміни структури керування.

Нечіткий розподіл функцій неминуче деформує структуру і знижує якість та ефективність керування, саме тому функціональний зміст керування має першочергове значення. Крім того, з розвитком нових форм економічного співробітництва та урізноманітненням взаємозв'язків керування диференціюється, а його функції розвиваються, зокрема, з'являються функції технічного, комерційного керування тощо.

Сутність керування організацією полягає у тому, щоб досліджувати кожну окремо взяту функцію у кожному окремо взятому підрозділі. Взаємозв'язок цих функцій визначає функціональний зміст керування. Саме це важливе завдання — дослідження кожної окремої функції та їх взаємозв'язків — дає змогу розкрити сутність роботи з керування в окремих підрозділах і в організації загалом.

Виокремлення функцій керування зумовлено ще й багатоманіттям управлінської діяльності, тобто процесами прийняття рішень. Оскільки кожна окрема функція характеризує специфічну управлінську діяльність, то сукупність таких функцій дозволяє формувати конкретну систему керування. Саме тому визначення їх потребує підвищених вимог, тому встановлювати їх слід однозначно, хоча це і вельми складно.

На сучасному етапі розвитку теорії керування не існує єдиної думки щодо трактування і змісту функцій керування. Це значно ускладнює процес побудови систем керування на строго методологічних засадах. Справді, щоб сформулювати управлінські рішення, за допомогою яких здійснюють керування конкретною організацією і які реалізують обрані цілі функціонування, неминуче слід пройти по ланцюгу «мета — функції — рішення». У цьому разі набір рішень безпосередньо визначатиметься сукупністю функцій керування. Отже, склад рішень, що реалізують одну й ту саму мету, може бути різним, що навряд чи можна пояснити з позицій логіки і здорового глузду. Звідси — підвищення вимог, які висувають до трактування функцій керування.

Узагальнюючи різні трактування поняття «функція керування», сформулюємо таке визначення: функція керування — це однорідний вид діяльності, об'єктивно потрібної для реалізації цілей функціонування та виділеної за певною ознакою. Такими ознаками можуть бути специфіка і масштаб виробництва, форми організації виробничих процесів, взаємозв'язок структурних підрозділів, кількість їх на рівнях керування тощо.

Функції керування становлять склад загальних задач керування, що вирішують у процесі створення та функціонування організації. Вони займають одне з центральних місць в управлінській діяльності, утворюють весь процес керування та визначають стійкий склад специфічних видів управлінської діяльності, що характеризуються однорідністю цілей, дій чи об'єктів.

Функції керування характеризують загальні задачі і напрями управлінських робіт, склад і зміст яких найменшою мірою залежить від специфіки конкретної організації (її галузевої належності, розміру, організаційно-правової форми тощо), від рівня в управлінській ієрархії (вищий рівень керівництва, середній або нижній), від ролі функціональних підрозділів організації (виробництво, маркетинг, фінанси, кадри), від типу організації (комерційна, адміністративна, громадська, освітня тощо) і цілої низки інших чинників.

Диференціація функцій керування дає змогу виділити окремі задачі і види управлінської діяльності та регламентувати раціональні правила й процедури здійснення їх.

Під функціями керування розуміють:

цільове призначення управлінської діяльності загалом;

ту чи іншу загальну задачу, що потрібно вирішити;

відносно самостійний вид управлінських дій;

певну сферу керування, уособлену в результаті поділу управлінської праці, де приймають специфічні рішення.

Основні функції керування — це такі види діяльності, які відображають у сукупності зміст і реальність впливу на об'єкт керування.

Функції керування посідають важливе місце у структурі системи керування (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Функції керування у структурі його системи

Виникнення функцій керування, як уже наголошувалося, є результатом поділу праці, що дало змогу на певний час значно підвищити його ефективність. Рівень поділу суспільної праці завжди був провідним чинником розвитку виробництва. Для простої праці достатньо загального керування, однак мірою розвитку виробництва ця проста ланка спеціалізується, тобто виокремлюються спеціалізовані види праці та спеціалізовані функції керування нею.

Теорія керування виконує такі функції:

пізнавальна — пов'язана з вивченням сутності управлінських відносин;

описова — збирання, систематизація, каталогізація відомостей щодо наукового і практичного аспектів керування;

пояснювальна — пояснює, чому і в яких умовах у керуванні були використані ті чи інші пізнавальні засоби;

прогностична — визначення перспективних шляхів зміни в управлінській діяльності в осяжному майбутньому;

контрольна — здійснення контролю за організацією управлінського процесу, у тому числі з позицій повноти і цілісності вивчення об'єкта керування;

оцінювальна — оцінювання того, якою мірою відповідає наявна система керування основним тенденціям розвитку суспільства, соціальним очікуванням, потребам та інтересам людей;

освітньо-виховна — поширення знань з керування, його основних функцій, цілей, механізмів;

прикладна — розроблення науково обґрунтованих рекомендацій щодо удосконалення системи керування суспільством і його елементів.

У цих функціях відображається практична спрямованість методології теорії керування.

У сучасній теорії керування загальновизнані такі положення:

виділення в керуванні окремих функцій є об'єктивним процесом, зумовленим розвитком організації та ускладненням процесу керування;

науковою підставою формування і розвитку функцій керування є поділ суспільної праці загалом і в управлінській сфері зокрема;

рушійною силою трансформації функцій керування є потреба підвищення ефективності функціонування організації.

Згідно з теорією керування слід розрізняти функції керування, функції органів керування й конкретні функції управлінського персоналу. Функції керування первинні та є вихідними для визначення функцій органів керування та персоналу. Усі функції керування взаємопов'язані, взаємозумовлені і відображають внутрішню логіку системи керування.

За видом і напрямом діяльності розрізняють загальні, конкретні та спеціальні функції керування.

Загальні (основні) функції керування:

здійснюються у кожній організації і на кожному рівні керування;

притаманні керуванню будь-якою організацією;

поділяють зміст управлінської діяльності на види робіт за ознакою послідовності виконання їх у часі;

відносно самостійні і разом із тим часто тісно взаємодіють.

До таких функцій зазвичай належить планування, організація, мотивація (стимулювання) і контроль. У деяких класифікаціях наводять також функції прогнозування, координації, регулювання, моніторингу.

Планування є процесом формування цілей, визначення пріоритетів, засобів і методів досягнення їх. Його часто розглядають як завершальний етап прогнозування, у процесі якого приймають рішення на підставі вибору тих чи інших альтернатив розвитку.

Прогнозування — це погляд у майбутнє, оцінювання можливих шляхів розвитку, наслідків тих чи інших рішень.

Організація — це така діяльність (функція), яка покликана забезпечити умови виконання плану (вирішення задачі). Мета цієї функції полягає у формуванні керівної та керованої системи, а також зв'язків і відношень між ними.

Функція мотивації (стимулювання) пов'язана з використанням матеріальних і моральних стимулів, за допомогою яких спрямовують поведінку людей, активізують і заохочують їхні дії. Вона спрямована на розроблення системи економічних важелів як колективної, так і особистої зацікавленості в результатах праці.

Стимулювання спонукає елементи системи керування до виконання своїх функцій з реалізації поставлених завдань.

Координація як функція керування — вид діяльності менеджера з узгодження та упорядкування зусиль людей у спільній діяльності.

Регулювання як функція керування — вид діяльності менеджера щодо усунення виявлених відхилень від нормального режиму роботи організації, тобто забезпечення її рівноважного стану.

Контроль — одна з найважливіших функцій керування, покликана постійно надавати інформацію про дійсний стан виконання управлінських рішень.

Моніторинг становить інформаційно-аналітичну систему, яка суттєво урізноманітнює можливості функції контролю за рахунок здійснення діагностики ОС, оцінювання очікуваного стану та формування інформаційно-аналітичної бази для прийняття управлінських рішень щодо забезпечення рівноважного стану ОС.

Сутність основних функцій керування детально розглядатиметься у відповідних розділах даного посібника.

Конкретні (специфічні) функції керування становлять результат поділу управлінської праці. Такі функції охоплюють різні види діяльності, що відрізняються призначенням і способом реалізації. Конкретні функції впливають не на всю організацію, а на певні сторони її або частини. Кожна конкретна функція керування в організації є комплексною за змістом і охоплює загальні функції.

Загальні і конкретні функції керування тісно пов'язані та є різними зрізами процесу керування.

Спеціальні функції є складовими конкретної функції (наприклад, спеціальною функцією керування основним виробництвом є його оперативно-календарне планування).

Сутність конкретних і спеціальних функцій і методи реалізації їх є предметом дисциплін, в яких вивчають відповідні процеси функціонування та розвитку організацій.

Побудова системи керування організацією неможлива без визначення складу функцій керування. При цьому слід досліджувати такі чинники:

характеристики організації як системи — входу, власне процесу, виходу;

стадії життєвого циклу продукту;

цикл прийняття рішень;

зміст процесу керування.

Чинник «характеристики організації як системи» дає змогу виокремити функції з керування ресурсами, основними засобами, діючими виробничими процесами і продуктом. До них належать функції керування матеріально-технічними, трудовими, енергетичними, інформаційними та іншими ресурсами, а також керування виробничими процесами — керування результатами діяльності організації (промислової продукції та послугами).

Чинник «стадії життєвого циклу продукту» передбачає дослідження повного набору функцій керування на всіх стадіях його життєвого циклу: заготівельній, оброблювальній, складальній, випробувальній.

Чинник «цикл прийняття рішень» дає змогу зафіксувати всі стадії підготовки управлінського рішення, саме:

підготовка рішення;

затвердження рішення;

впровадження рішення;

оцінювання результатів упровадження рішення.

Підготовка рішення — це обґрунтування, складання і перевірка правильності рішення, що виконує апарат керування.

Затвердження рішення — це фіксація факту прийняття рішення. Цю діяльність здійснює керівник підрозділу чи організації, відповідальний за прийняття даного рішення.

Упровадження — діяльність, пов'язана з віддачею відповідних розпоряджень керівниками і виконавцями. На цій стадії оцінюють і результат, отриманий після реалізації прийнятого раніше управлінського рішення, і саме рішення (необхідність його затвердження), і результати впровадження управлінського рішення.

Таким чином, порядок формування складу функцій керування охоплює:

вибір досліджуваного об'єкта;

формування набору специфічних функцій;

вибір конкретної специфічної функції, що підлягає дослідженню;

дослідження необхідності застосування загальних функцій керування у межах обраної специфічної функції;

формування конкретних функцій у термінах управлінських рішень.

Враховуючи тісний взаємозв’язок між цілями, функціями та задачами керування, доцільно розглядати їх в управлінському циклі (рис. 1.18) [62].

Рис. 1.18. Управлінський цикл (комплекс задач керування)

Оцінювання поточного стану організації потрібне для знаходження тієї точки відліку, щодо якої буде оцінюватися розвиток організації з урахуванням керівних впливів або без них. Порівняння поточного стану організації з тим, що відображає її ідеальний стан, дає змогу у першому наближенні оцінювати поточну ефективність функціонування її.

Діагностика динаміки функціонування організації, виконувана без урахування керівних впливів, дає змогу розмірковувати про те, наскільки вона буде віддалятися чи наближатися до ідеального стану, якщо не вживати ніяких додаткових заходів.

Цілепокладання передбачає формулювання загальних цілей розвитку, а також критеріїв ефективності, що відображають відповідність сьогодення і/або майбутнього стану організації цілям її розвитку.

На етапі планування (у вузькому сенсі) здійснюють визначення набору конкретних задач (дій, заходів тощо), які дають змогу досягти або максимально наблизитися до поставлених цілей за наявних чи прогнозованих умов.

Визначений у результаті планування набір заходів вимагає, крім розподілу функцій між учасниками організації, відповідного забезпечення ресурсами включно з мотиваційними, фінансовими, кадровими, інформаційними та іншими, що є однією з основних функцій керування розвитком. Також, природно, потрібна мотивація (стимулювання) персоналу, задіяного в реалізації запланованих заходів.

Контроль розвитку організації як керованої системи полягає у постійному моніторингу змін її стану, зумовлених діями керованих суб'єктів, що виконуються згідно з планом, а також у виявленні відхилень від плану. Оскільки функціонування організації є безперервним процесом, то мірою надходження нової інформації (одержуваної в результаті здійснення функції контролю) щодо перебігу виконання завдань розвитку може знадобитися внесення коригувальних впливів, що становить суть оперативного керування.

Після завершення кожного із запланованих етапів розвитку для успішного здійснення наступних етапів потрібен аналіз проведених змін, узагальнення досвіду розвитку, який має використовуватися в процесі розроблення стратегії і тактики подальшого керування.

Послідовна реалізація сукупності функцій керування (рішення сукупності задач керування) може розглядатися як проект з переведення керованої системи (організації) з поточного її стану у цільове (бажане).

Загальна задача керування

Постановка й вирішення задач керування в ОС характеризується значною складністю. Об’єкти і процеси у цих системах зазвичай не можуть бути достатньо повно описані математично у зв’язку з тим, що не всі вони можуть бути оцінені кількісно. Тому функціональні залежності між елементами складних систем містять як неперервні, так і булеві змінні.

Залежності між кількісними змінними подаються у вигляді алгебраїчних, диференціальних або різницевих рівнянь, а між якісними — у вигляді логічних співвідношень, таблиць тощо. У моделюванні складних систем використовують також імовірнісні функції, вагові коефіцієнти, експертні оцінки тощо.

Складність моделювання процесу керування ОС викликана також великою кількістю параметрів, що характеризують їх діяльність. Зазвичай ці параметри мають різний економічний зміст, а співвідношення між ними відрізняються багатоманіттям. Ці параметри перебувають у тісних взаємозв’язках, які спричиняють зміну всіх параметрів і зв’язків у разі зміні будь-якого одного з них.

Із викладеного, сформулюємо задачу керування організаційною системою [66], користуючись термінологією системного аналізу [115].

Зазвичай організаційна система складається із двох блоків , що є функціями параметрів, які надходять до неї (рис. 1.19).

Рис. 1.19. Процес керування організаційною системою

У блоці Ф здійснюють перетворення множини керівних впливів і множини збурювальних впливів у параметри стану системи , тобто множина параметрів стану системи є функцією всіх впливів на систему.

У блоці параметри стану системи перетворюють на параметри на її виході , кожен з яких також є функцією всіх впливів на систему:

, .

Задачу керування організаційною системою зводять до визначення таких функцій , які сприяли б досягненню мети, що поставлена перед керівною системою. Ця задача є дуже складною, тому на практиці для спрощення математичного опису системи її поділяють на підсистеми за принципом ієрархії, визначаючи зв’язки між елементами кожного рівня та між окремими рівнями ієрархії. При цьому слід дотримуватися одного з основних принципів системного підходу: система має розглядатися як єдине ціле з позиції мети функціонування, загальної для всіх підсистем, а не з позицій часткових цілей. Наприклад, у системі керування економікою неприпустимим є удосконалення керування окремим видом економічної діяльності (ВЕД) без урахування мети, що стоїть перед економікою загалом. В іншому разі цей ВЕД може покращити свої показники, а функціонування економіки загалом залишитися незадовільним з позицій прийнятого загального критерію. Свідченням цього може бути такий приклад.

Нехай деяка організаційна система перебуває під впливом двох керівних впливів — і , що є аргументами функцій і f. Припустимо, що відображає дохід системи, а f — витрати:

.

Очевидно, при системному підході критерієм ефективності такої системи має стати функціонал:

.

Якщо ж розглядати дві підсистеми даної системи, одна з яких максимізує дохід (максимізує по ), а друга мінімізує витрати (мінімізує f по ), тобто

, ,

то, очевидно, що ,

або

.

Ця нерівність є свідченням того, що керування складною організаційною системою має здійснюватися як керування єдиною цілісною структурою, що має мету функціонування, загальну для всіх підсистем, що утворюють систему.

Структуру складної системи керування визначають за результатом системного аналізу шляхом застосування сукупності прийомів дослідження цієї системи за допомогою формалізованих і неформалізованих методів. Підґрунтям перших є методи прикладної математики, других — експертні методи [5; 6; 7; 34] та ін.

За відомої структури складної системи мету її функціонування відображають у вигляді деякої скалярної функції F, яка називається функціоналом або цільовою функцією, аргументами якої є вихідні параметри (змінні) , що, у свою чергу, становлять функції як керованих, так і некерованих параметрів:

, ,

де — керовані параметри;

— некеровані параметри.

Впливаючи на , можна забезпечити потрібні значення вихідних параметрів.

З урахуванням викладеного математична модель загальної задачі керування може бути записана у вигляді:

; (1.1)

, . (1.2)

Функціонал (1.1) виражає мету керування, співвідношення (1.2) — обмеження, зумовлені дією чинників, що впливають на процес функціонування системи.

Постановка загальної задачі керування може бути доповнена умовою забезпечення екстремуму функціонала F. При цьому залежно від його змісту задачу зводять до мінімізації або максимізації цільової функції:

min або max.

У такому разі йдеться про оптимальне керування організаційною системою.

Будь-яка організаційна система зазвичай має чималу кількість керованих і вихідних параметрів, а залежні від них функції і можуть бути не тільки лінійними, а й нелінійними, дискретними або стохастичними. Крім того, частіше за все задачу керування такою системою розглядають у динамічній постановці [66]. Все це суттєво ускладнює вирішення загальної задачі керування.

Вибір методу вирішення загальної задачі керування залежить від її постановки, виду функціоналу (1.1) та обмежень (1.2).

У разі відсутності вимоги оптимізації параметрів системи задачу вирішують у циклічному процесі моніторингу функціонування системи і вироблення на підставі моніторингової інформації відповідних управлінських рішень за методологією, викладеною у навчальному посібнику «Системи моніторингу» [26].

Для вирішення задачі оптимального керування залежно від виду функціоналу та обмежень використовують різноманітні методи математичного програмування — лінійного, нелінійного, динамічного, стохастичного, дискретного та інших [22]. Крім того, урізноманітнено використовують також методи теорії диференціальних рівнянь [8; 27], комбінаторні [22], імітаційні [21; 73], нечіткої логіки [59; 106], нечіткого математичного програмування [106] та різноманітні евристичні методи.

Методи оптимального керування є предметом теорії підтримки прийняття управлінських рішень, економіко-математичного моделювання, класичної та прикладної математики.

Тепер, коли маємо загальне уявлення про те, що таке керування і як внутрішні і зовнішні чинники впливають на організації, є підстави для розгляду механізмів реалізації функцій керування ними (планування, організація, мотивація та контроль) детальніше. Висвітленню цих питань присвячені розділи 2—5.

 

Контрольні запитання до розділу 1

1. У чому полягає сутність керування?

2. Які існують види керування?

3. Надайте характеристику управлінських революцій.

4. Викладіть ідеологію різних шкіл теорії керування.

5. У чому полягає сутність наявних підходів до керування?

6. Викладіть основні положення методології керування.

7. Надайте характеристику організації як об’єкту керування.

8. Надайте характеристику управлінської діяльності та її основних компонентів.

9. У чому полягає сутність компонентів методології керування?

10. Що таке структура організаційної системи? Наведіть найпоширеніші типи структур керування, їхні переваги і недоліки.

11. У чому полягає сутність законів і закономірностей керування?

12. Сформулюйте основні принципи керування.

13. Що є цілями і функціями керування?

14. Що таке глобальна мета і цілі функціонування?

15. Які вимоги висувають до експертів?

16. Як здійснюється формування складу функцій у системі керування?

17. У чому полягає управлінський цикл?

18. У чому полягає загальна задача керування?