При УСН затраты, в том числе на оплату коммунальных услуг, учитывают в расходах только те организации и предприниматели, которые применяют объект налогообложения "доходы минус расходы".
Контролирующие органы указывают, что затраты арендодателя по уплате коммунальных платежей за сданное в аренду помещение должны признаваться материальными расходами на основании пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ. Такое разъяснение содержат, в частности, Письма Минфина России от 07.08.2009 N 03-11-06/2/148, от 06.06.2008 N 03-11-05/142 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 18.12.2008 N 18-14/2/118479@.
О том, что коммунальные платежи включаются в состав материальных расходов, говорят и арбитражные суды (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.08.2006 N А56-42386/2005, ФАС Уральского округа от 03.03.2005 N Ф09-531/05-АК).
Обратите внимание на следующий момент.
Если поставщик коммунальных услуг применяет общую систему налогообложения, то, как правило, в стоимости услуг он выделяет сумму НДС и указывает ее в счете-фактуре (п. п. 1, 4 ст. 168, п. 3, пп. 11 п. 5 ст. 169 НК РФ). Данную сумму НДС вы учтете в расходах на основании пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Затраты на "коммуналку", а также уплаченные в ее составе суммы НДС вы признаете в момент списания денежных средств с вашего расчетного счета, выплаты из кассы. А при ином способе погашения задолженности по уплате "коммуналки" - в момент такого погашения (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом у вас должны быть документы, подтверждающие данные расходы.
Примечание
Подробнее о требованиях по учету расходов налогоплательщиков, которые применяют УСН, вы можете узнать в разд. 3.6 "Расходы, которые учитываются при УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы" и разд. 4.2.2 "Особый порядок признания расходов".
Расходы, понесенные при оплате коммунальных услуг, вам нужно отразить в графе 5 разд. I "Доходы и расходы" Книги учета доходов и расходов. Причем сумму НДС, выделенную в стоимости коммунальных услуг, и остальную сумму коммунальных платежей за вычетом НДС необходимо внести в данную графу отдельными строками.
Примечание
Подробно о том, как организовать налоговый учет при работе на "упрощенке", вы можете узнать в разд. 10.2 "Ведение Книги учета доходов и расходов с 1 января 2009 г.".
О порядке заполнения разд. I Книги учета доходов и расходов см. разд. 10.2.3.3.2 "Заполняем раздел I".
Вместе с тем имеются примеры, когда налоговые органы возражали против учета арендодателем расходов на "коммуналку". Так, в Письме УФНС России по г. Москве от 06.03.2006 N 18-11/3/17206 указано, что при сдаче помещения в аренду потребителем коммунальных услуг является арендатор. В связи с этим расходы по оплате коммунальных платежей не могут быть признаны экономически обоснованными для арендодателя. Значит, при исчислении налоговой базы по "упрощенному" налогу данные расходы не учитываются (п. 1 ст. 252, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
В бухгалтерском учете затраты арендодателя по уплате коммунальных платежей нужно отражать следующим образом. Если передача имущества в аренду является для вас основным видом деятельности, то затраты в виде коммунальных платежей вы отнесете к расходам по обычным видам деятельности на основании п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н. Эти расходы отражаются по дебету счета 20 "Основное производство" в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (Инструкция по применению Плана счетов). При этом сумму НДС, предъявленную специализированными предприятиями, в бухгалтерском учете можно предварительно не отражать на счете 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", если это закреплено в учетной политике организации.
Если передача имущества в аренду основным видом деятельности не является, указанные затраты признаются прочими расходами на основании п. 11 ПБУ 10/99. В бухгалтерском учете данные расходы арендодатель отражает по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы", в корреспонденции с кредитом счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (Инструкция по применению Плана счетов).
