Общими основами организации анализа и диагностики деятельности предприятия являются теории управления и корпоративного контроля. Система анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия включает субъекты, объекты и определенные взаимоотношения между ними, а также определенную инфраструктуру, обеспечивающую информационные, технические, функциональные условия анализа и диагностики. На каждом предприятии за анализ и диагностику его производственной, технической или коммерческой деятельности отвечает определенный отдел (табл. 2.1).
Работа каждого отдела должна регламентироваться положением об отделе и должностными инструкциями. Положение об отделе содержит описание его .целей, задач и функций. Должностные инструкции включают детализацию конкретных обязанностей каждого сотрудника по конкретным операциям. Например, к обязанностям работников финансового отдела предприятия относятся:
• анализ реализации финансовой политики предприятия, финансовых планов и прогнозов, смет, финансовых разделов бизнес-планов;
• изучение составления и использования финансовой информации, документации;
• диагностика организации финансовой работы, финансового механизма и финансового менеджмента;
• анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• изучение взаимоотношений с бюджетом (расчеты с бюджетом, сборы, обязательные платежи, льготы и штрафы);
• анализ формирования и использования фондов (общехозяйственного и целевого, специального назначения), прибыли, основных и оборотных средств;
• диагностика организации наличных и безналичных расчетов, ведения кассового хозяйства;
• анализ и диагностика финансовой устойчивости;
• анализ эффективности кредитования, валютных операций;
• диагностика банкротства;
• финансовый контроль.
Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия включают большое количество одновременно осуществляемых действий по сбору, составлению, оформлению и передаче документации, выявлению и анализу закономерностей и тенденций, определению перспектив. Финансово-хозяйственная деятельность предприятия может быть проанализирована в целом, а также по отдельным ее направлениям и функциям. Основой анализа и диагностики выступает мониторинг, т. е. постоянный, систематический контроль за изменением состояния финансово-хозяйственной деятельности предприятия и анализ причинно-следственных связей ее результатов с определенными группами факторов, диагностика тенденций и закономерностей.
2.2. Субъекты и объекты
анализа и диагностики
деятельности предприятия
Субъектами анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности являются предприятия, их собственники, учредители, органы государственного управления, финансово-кредитные учреждения, налоговые органы, органы страхования, отдельные специалисты, эксперты, средства массовой информации, информационно-аналитические и рейтинговые агентства.
К объектам анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия относятся кадровый, технический, производственный и финансовый потенциал; различные виды деятельности предприятия, их техническое, материальное, финансовое обеспечение и состояние. Кадровый потенциал предприятия измеряется наличием определенных категорий трудовых ресурсов и их профессиональными возможностями. Под техническим потенциалом понимается общая совокупность различных видов техники, технологий и их технические возможности, коэффициент полезного действия техники. Производственный потенциал объединяет различные производственные возможности предприятия по выпуску и реализации различных видов продукции, оказанию услуг. Финансовый потенциал включает финансовое обеспечение предприятия с использованием собственных, привлеченных и заемных средств.
К основным видам деятельности предприятия относятся:
• производственная деятельность, которая характеризуется определенными технологиями, производственными циклами, техническими особенностями;
• коммерческая деятельность, которая характеризуется торговыми, посредническими операциями по сбыту и приобретению продукции, выполнению работ, оказанию услуг;
• инвестиционная деятельность, которая характеризуется привлечением и вложением временно свободных денежных средств (инвестиций);
• социальная деятельность, направленная на удовлетворение социально-культурных потребностей работающих и членов их семей, гармоничное развитие личности;
• финансовая деятельность, направленная на формирование и рациональное использование финансовых ресурсов;
• инновационная деятельность по внедрению новых научно-технических разработок, проектов;
• экологическая деятельность по охране окружающей водной, воздушной среды, а также рациональному использованию земли, полезных ископаемых, применению природосберегающих технологий.
Объекты анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятий имеют отраслевую и региональную специфику. Конкретными объектами анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия являются отдельные производственные, технологические операции, технические комплексы, производственные мощности, организационные структуры, функциональные и линейные структуры управления.
2.3. Организация аналитической работы и оценки потенциала предприятия
Природа и сущность аналитической работы и оценки потенциала предприятия предполагают ряд последовательных этапов.
1. Определение цели и задач.
2. Разработка программы (плана), в которой ставится четкая задача в отношении объектов и характера анализа (сроки, ответственные лица, формы, методы, техника и т. п.). В программе (плане) определяются:
а) объект анализа (структура или процесс, технология, операция, процедура);
б) субъект анализа (кто проводит);
в) период, за который выполняется анализ;
г) оформление результатов анализа (отчет, заключение, расчет экономической эффективности или описательная характеристика);
д) срок проведения аналитических операций;
е) кому направляются результаты анализа и как они должны быть использованы.
3. Установление последовательности выполнения.
4. Выбор и обоснование методов проведения.
5. Определение и подбор необходимой информации.
6. Проведение анализа путем изучения, обобщения исходных данных, группировки и сравнения однородных показателей; выявление связей, закономерностей, противоречий; количественной и качественной оценки отдельных показателей, учета влияния разнонаправленных факторов.
7. Обобщение результатов анализа.
8. Подготовка выводов по основным направлениям анализа, их конкретизация.
9. Оформление отчета (заключения) по итогам анализа. Последовательность проведения анализа и оценки потенциала
предприятия включает ряд определенных процедур. К ним относятся следующие:
•'аналитическая структуризация анализируемого объекта, цель которой получить представление о его составе, структуре, свойствах, отношениях;
• группировка и классификация элементов финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• изучение количественных и качественных характеристик этих элементов;
• изучение видов связей между элементами;
• количественная и качественная оценка резервов;
• оценка факторов, влияющих на эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• обобщение аналитических данных, сравнение однородных показателей, выявление связей, закономерностей, противоречий;
• установление критерия эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
• оценка результатов анализа (расчет социально-экономической эффективности или описательная характеристика основных результатов).
По своему характеру анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия могут затрагивать разные элементы и иметь разные формы. Формами их проведения могут быть организационный (анализ организации, методов и способов финансово-хозяйственной деятельности предприятия), функциональный (анализ основных функций финансово-хозяйственной деятельности), технологический или процедурный анализ (анализ основных технологий или процедур финансово-хозяйственной деятельности предприятия).
f]o своему характеру организационный анализ системы управ-ения может затрагивать разные ее элементы. В этом смысле анализ пОдразделяется на анализ организации, методов и техники управления. По формам оценки результатов организационный анализ может быть комплексным или выборочным. Организационный анализ осуществляется в процессе исследования системы управления и служит информационной базой для организационного проектирования. Проанализировав структуру и процесс управления, вскрыв все их плюсы и минусы, можно выявить организационные резервы и на этой основе спроектировать такую комбинацию факторов работы (организация, методы, техника управления), которая обеспечит наилучший результат технико-экономической деятельности предприятия.
Технологическая сторона анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности включает: организацию информационной системы, документирование и документооборот, процедуры анализа. Следует отличать процедуру от операции. Если процедура — это четко установленная последовательность действий, то операция — конкретное действие, элементарное или наиболее простое с точки зрения данного органа управления. Например, подготовка этапа анализа — это процедура, а исполнение этапа — операция. Система аналитических операций складывается в определенную процедуру.
Материалы анализа системы управления оформляются в виде сводных аналитических таблиц, графиков, записок, аналитических справок, отчетов, заключений, обзоров по соответствующим разделам, приведенным выше, и являются исходными данными для планирования, проектирования и прогнозирования финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
2.4. Составление программы анализа и диагностики деятельности предприятия
Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия начинается с составления программы (плана). В программе определяются:
а) объект анализа (структура или процесс, технология, операция, процедура);
б) субъект анализа (кто проводит, ответственные лица и исполнители);
в) период, за который выполняется анализ;
г) цель, задачи анализа и диагностики;
д) формы, методы, техника анализа и диагностики;
е) оформление результатов анализа (отчет, заключение, расчет экономической эффективности или описательная характеристика);
ж) срок проведения аналитических операций;
з) кому докладываются (куда направляются) результаты анализа и как они должны быть использованы.
Структура программы анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия может включать введение, аналитическую часть и заключение. Во введении определяется цель, задачи, методы анализа и диагностики, описывается специфика объекта. Аналитическая часть содержит анализ и диагностику технического, финансового состояния; эффективности производственной, коммерческой, инвестиционной деятельности, социального развития коллектива; состояния и использования основных фондов, трудовых ресурсов; затрат на производство и реализацию продукции; инвестиционного, научно-технического, трудового, производственного потенциала. Заключение содержит основные выводы по фактическому состоянию объекта на определенную дату и конкретные предложения по улучшению данного состояния.
Программа разрабатывается по каждому объекту. Контроль зе исполнением программы анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия возлагается на его руководителя.
2.5. Информационная база анализа и диагностики деятельности предприятия
Управление, элементом которого является анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия, в общем случае представляет собой непрерывную процедуру в системе с обратной связью. Информация является главным элементом управления предприятием. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия начинается с исходной информации и завершается тем, что информация о результатах анализа поступает в управляющий орган. Здесь производится анализ информации, сравнение ее с желательным вариантом развития, принятие решения, оформление распоряжений и передача их. Информация об изменении процесса (операции) по результатам управляющего воздействия вновь поступает в систему управления, посредством чего и осуществляется обратная связь.
Таким образом, подготовка и обработка информации о ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятия и о внешних и внутренних условиях является важной частью управления предприятием. Этот процесс осуществляется с применением различных
технических средств для сбора, переработки, хранения и передачи информации, необходимой для оперативного принятия решений, учета и контроля за ходом производства.
Постоянное увеличение потока информации, необходимой для принятия решений, обусловливает возрастание значения комплексной механизации и автоматизации информационных процессов. В настоящее время существуют два основных подхода к комплексному использованию средств логического и механического преобразования информации. Это, во-первых, автоматизированные системы обработки данных, строящиеся на базе быстродействующих ЭВМ большой мощности, и, во-вторых, центры обработки информации, которые позволяют механизировать и автоматизировать многие процессы (составление документов, их хранение и поиск) и практически все вычислительные работы, проводимые в процессе управления малыми организациями.
Информационная база анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия основана на организационном нормировании, бухгалтерском учете и отчетности, финансовой, статистической отчетности, специальной экономической, технической и иной информации.
Организационное нормирование {регламентирование) — это система норм, правил, инструкций, регламентов, служащих базой для проектирования и управления производственными процессами. Она включает: номенклатурно-классификационные и технико-экономические нормативы (на материалы, покупные детали, инструменты и т. п.); организационно-технические нормативы (технические, чертежные, организационные, документационные стандарты, нормали, условия, маршруты движения предметов труда, режимы обработки, оснастка и др.); организационно-структурные нормативы (схемы подчинения, производственные и организационные структуры, типовые схемы управления, типовые штатные расписания, нормативы численности рабочих, инженерно-технических работников, служащих, нормы времени, типовые положения об отделах (службах), типовые функционально-должностные инструкции и т. п.); оперативно-календарные нормативы, регламентирующие производственные процессы (размеры партий, заделы, продолжительность циклов и др.); административно-организационные нормативы (правила внутреннего распорядка, порядок отпусков по разрешению администрации, правила оформления найма, увольнения, перевода, командировок и т. д.).
Задачи организационного нормирования заключаются в том, чтобы расчетным путем определить: какой объем работы необходимо выполнить, чтобы решить задачу, поставленную перед соответствующим подразделением управленческого аппарата или отдельным исполнителем; какова длительность отдельных управленческих операций и процедур; каковы потребности работников управленческого аппарата в средствах и предметах труда. Ответ на указанные вопросы дает возможность составить организационный плац. отражающий информацию о том, что необходимо выполнить, на каком участке, в какие сроки, с какими затратами.
Организационные нормативы разрабатываются и утверждаются на различных уровнях:
♦ на уровне предприятия (утверждаются директором или его заместителями);
♦ государственного комитета, министерства, ведомства (утверждаются начальником управления, заместителем министра или министром);
♦ центральных органов управления (утверждаются Правительством РФ).
Для эффективной организации управления производством при строгом соблюдении указанных норм и правил необходимо обеспечить выполнение ряда требований к организационному нормированию (регламентированию):
♦ нормирование (регламентирование) должно сочетаться со стимулированием (материальным и моральным) и эффективными санкциями за нарушение норм (правил);
♦ нормы (правила) должны отражать последние данные науки и прогрессивного опыта;
♦ нормы (правила) должны быть оптимальными (чрезмерно жесткие и слишком расплывчатые нормативы оказывают дестимулирующее влияние);
♦ нормы (правила) не должны быть слишком подробны, т. е. не должны стеснять, сковывать инициативу исполнителей;
♦ нормы (правила) должны способствовать укреплению личной ответственности.
Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия требуют соответствующей подготовки и обработки исходных данных, которые классифицируются следующим образом.
1. Общие сведения о предприятии.
2. Информация о системе управления технико-экономической деятельностью предприятия, которая включает сведения: .
а) о виде (линейная, функциональная, линейно-функциональная, командная) и структуре управляющей системы (структурные организационные схемы, штатные расписания);
б) о процессах управления (комплекты положений об отделах, службах, должностные инструкции, функциональные таблицы, регламентация прав, распорядок рабочего дня, графики проведения совещаний, технологические карты массовых административных и инженерных процедур, системы оценки качества работы и контроля исполнения, проекты улучшения условий труда ИТР и служащих, системы обработки внешнего и внутреннего документооборота, подготовки распорядительной документации, размножения, доставки и хранения документации, секретарского обслуживания и т. д.); в) об оргтехнике (системы внутренней связи и сигнализации, механизированного табельного учета, диспетчеризации, механизации множительных, расчетно-вычислительных, чертежно-графических работ, планировки служебных помещений и рабочих мест, мебель и оборудование служебных помещений).
3. Специальные сведения о технологии производственного процесса и основных производственных результатах: поставленные, сформулированные руководством планы и программы; первичные документы (наряды, накладные, заборные карты, инвентаризационные ведомости, штатные расписания, лицевые счета, табели выхода на работу); комплекты положений об отделах, службах, должностные инструкции, функциональные таблицы, регламентация прав, чертежно-графическая, проектно-сметная, технологическая документация.
4. Информация об экономической деятельности предприятия.
5. Данные о финансовых результатах. Весьма важен этап накопления систематизированной информации о финансовых результатах. Смысл этого этапа заключается в том, что ценность отдельно взятого финансового показателя возрастает по мере накопления других. Скажем, информативность показателя, характеризующего объем реализации за квартал, повышается, если существует выборка подобных показателей за последние два года — тогда на основе существующей динамики можно строить прогнозы.
6. Информация о трудовых ресурсах и социальном развитии предприятия. .
7. Сведения об общей эффективности технико-экономической деятельности предприятия (материалы специальных исследований, результаты анализа резервов повышения эффективности; результаты технико-экономических расчетов; данные научно-исследовательских учреждений; материалы обобщения передового опыта, нормативы, типовые разработки, межотраслевые и отраслевые методические рекомендации, стандарты, техническая документация; материалы внешнего ведомственного, вневедомственного (государственные органы, научные учреждения, аудит) и общественного контроля.
К исходным данным для технико-экономического анализа также относятся результаты сравнительного рейтингового анализа, материалы маркетинговых исследований, данные о мировом зарубежном опыте, публикуемая финансовая отчетность, материалы специализированных информационных агентств и неформальных источников.
Исходная информация имеет особенности в зависимости от отраслевой и технологической специфики производства и вида анализа. Например, для анализа результатов производственной деятельности исходными данными являются сведения о состоянии предприятия, объеме и ассортименте выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг и соответствии состояния предприятия целям развития. Для этого изучаются и анализируются отчетные и нормативные документы, статистические данные. Особое внимание уделяется анализу отдельных факторов, и в первую очередь научно-технических, оказывающих определяющее влияние на результаты производственной деятельности любого предприятия. Отчет о прибылях и убытках позволяет проанализировать и оценить рентабельность основной деятельности. Организация и мотивация (активизация и стимулирование) труда являются главными объектами анализа использования трудовых ресурсов.
Исходные материалы для анализа обычно оформляются в виде сводных аналитических таблиц, графиков, записок по соответствующим разделам. Проанализировав информационную базу, можно выявить резервы, спланировать работу предприятия, организовать ее выполнение и соответствующий контроль в целях достижения наибольшей эффективности технико-экономической деятельности при наименьших затратах. Проблемами формирования исходной информации для анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия являются:
• отсутствие полного объема необходимой информации;
• невозможность проверки достоверности имеющейся информации;
• недостаточная детализация нужной информации для выполнения сравнительного анализа по отдельным направлениям.
Контрольные вопросы
1. Кто занимается организацией анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия?
2. Какая информация относится к официальной информации анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия?
3. Какова последовательность выполнения анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия?
4. Чем информационная база анализа и диагностики финансово-
хозяйственной деятельности предприятия отличается от организационного регламентирования?
5. Каковы основные процедуры анализа и диагностики финансово-
хозяйственной деятельности предприятия?
6. Как можно оценить эффективность организации анализа и диагностики финансово-хозяйственной деятельности предприятия?
7. Каковы отличия процесса организации анализа и диагностики
финансово-хозяйственной деятельности на предприятиях энергоемких I и трудоемких отраслей?
Проверочные задания
1. Выберите основные требования к управленческой информации
из перечисленных ниже.
Достоверность, актуальность, полнота, срочность, сопоставимость.
2. Выберите правильный ответ.
Бухгалтерский баланс предприятия без привлечения других документов позволяет проанализировать:
а) платежеспособность;
б) рентабельность основной деятельности;
в) эффективность финансовых вложений;
г) эффективность выбранной технологии;
д) рациональность производственной стратегии предприятия.
3. Вставьте вместо пропусков нужные слова.
Данные о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности содержатся в... (Слова для вставки: бухгалтерский баланс, отчет о движении капитала, форма № 5 "Приложение к бухгалтерскому балансу".)