Проведение ABC-анализа

Для оценки степени важности задач подходит прежде всего ABC-анализ. Практика постоянно подтверждает, что в процессе производства продукции первые 5-20% входных параметров обес­печивают достижение 75-80% результативных параметров. Ос­тальные 80-95% входных величин дают только около 5-20% об­щего результата.

На многих предприятиях мы устанавливаем, например, что 20% всех клиентов дают около 80% оборота. Исходя из этого мы можем заключить, что не все клиенты одинаково важны. Поскольку время сотрудников отдела продаж слишком ценно, они не должны одина­ково интенсивно заниматься всеми клиентами. Личные посеще­ния допустимы только для А-клиентов. Контакты с С-клиен-тами должны поддерживаться только по телефону, поскольку по­сещение С-клиентов будет стоить слишком дорого. В ежедневной работе это означает, что в первую очередь должны выполнять­ся не самые простые виды работ, а самые важные.

Таким образом, деятельность руководителей всех уровней дол­жна быть исследована при помощи ABC-анализа. При этом анали­зе исходят из того, что затраты времени на выполнение работ не соответствуют значимости этих работ. Результат ABC-анализа четко показывает, что необходимо различать А-, В- и С-задачи.

Рис. 3. ABC-анализ задач

А-задачи - самые важные, на их выполнение требуется пример­но 5% времени. Значимость А-задач с учетом их вклада в достиже­ние целей оценивается примерно в 75%, что показано на рис. 3.

Задачи средней важности составляют примерно 20% по за­тратам времени и 20% по значимости. Эта категория называется В-задачи.

С-задачи занимают примерно 75% времени и вносят вклад в получение доходов предприятия только в размере 5%. Эти зада­чи по возможности должны быть делегированы.

Порядок выполнения АВС-анализа.

1. Составление списка всех видов деятельности на соответ­ствующий плановый период в один месяц.

2. Упорядочение всех задач по важности, т.е. по их стоимост­ной оценке для достижения установленных целей.

3. Оценка всех учтенных видов деятельности в соответствии
с АВС-шкалой.

4. Проверка личного временного графика с точки зрения со­ответствия важности задач и запланированного на их выполнение времени.

5. Корректировка временного графика в соответствии с установкой на А-, В- и С-задачи.

ВЫВОДЫ__________________________________________________

ABC-анализ подходит прежде всего для оценки степени важности задач В процессе производства первые 5-20% входных величин дают 75-80% результата Оставшиеся входные величины обеспечивают только около 5-20% об­щего результата В связи с этим мы должны сопоставить стоимостные оценки видов деятельности и время на их осуществление Личный график должен быть проверен с точки зрения соответствия запланированного времени и важности задач»

1.3.4. Определение А-, В-, С-задач

Выполняемые руководителями всех уровней задачи мы мо­жем разделить на группы:

А-задачи. Эти задачи могут быть выполнены, как правило, только предпринимателем или одним из руководителей предпри­ятия. Эти задачи, выполнение которых нельзя делегировать, час­то очень важные и комплексные. А-задачи обычно тесно перепле­таются с другими задачами. Невыполнение или слишком позднее выполнение А-задач вызывает большие проблемы. Так, перего­воры с оптовыми покупателями предприниматель должен прово­дить самостоятельно.

В-задачи. Эти задачи важны, но их выполнение чаще можно делегировать компетентным сотрудникам. "Средних" клиентов предприниматель может посещать сам. Однако нет необходимости лично поддерживать контакты со всеми этими клиентами. У каж­дого предпринимателя должны быть способные сотрудники, кото­рым он может доверить выполнение В-задач.

С-задачи. Задачи данного класса обычно представляют со­бой рутинные ежедневные работы, которые дают незначительный вклад в достижение целей. Эти задачи следует делегировать, что­бы иметь больше времени для выполнения самых важных задач

К С-задачам относятся прежде всего административно-управ­ленческие работы и часть работ с корреспонденцией. Предприни­матель, который не делегирует выполнение этих работ, считает себя, наверное, необыкновенно важным. Некоторые предпринима­тели слишком низко оценивают способности своих сотрудников.

Рабочий день мог бы быть полностью заполнен А- и В-задача-ми. Такой подход, однако, нецелесообразен. Предприниматель не должен жестко планировать более 60% своего рабочего вре­мени; 20% времени предприниматель должен зарезервировать для решения непредвиденных вопросов. К ним относятся разговоры с посетителями, ответы на звонки и неожиданно возникающие проб­лемы. Оставшиеся 20% времени необходимо по возможности ис­пользовать для творческой деятельности.