Запитання для самоконтролю. 1. Який документ називають доповідною запискою.

1. Який документ називають доповідною запискою?

2. Чи може доповідна записка укладатися працівником за усною вказівкою керівника установи?

3. На які види поділяються доповідні записки?

4. Які реквізити має доповідна записка?

ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

Завдання 1. Розмістіть у потрібній послідовності реквізити доповідної записки: назва виду документа, підпис особи, текст, адресат, адресант, заголовок до тексту, дата, місце складання.

Завдання 2. Укажіть варіанти, у яких подано правильні твердження.

Види доповідної записки:

а) внутрішні й зовнішні;

б) таємні та цілком таємні;

в) інформаційні, ініціативні та звітні.

Завдання 3. Напишіть доповідну записку на ім’я декана вашого факультету з пропозицією внести зміни в навчальний процес.

Пояснювальна записка

Під назвою “ пояснювальна записка ” існують два види документів.

Пояснювальна записка може бути доповненням або поясненням іншого документа (програми, проекту, плану, звіту). Вона слугує вступною частиною такого документа, в ній обґрунтовується мета, структура, зміст, актуальність і призначення документа.

Пояснювальною запискою називається також документ особистого характеру, який містить письмове пояснення ситуації, що склалася, певних фактів, подій, окремих вчинків осіб тощо. Працівник повинен письмово пояснити порушення дисципліни, невиконання обов’язків і т. ін.

Документ укладається на вимогу керівника або з ініціативи підлеглого.

Пояснювальна записка, що не виходить за межі підприємства, установи чи організації, оформлюється на стандартному аркуші паперу формату А4. Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку та реєструють.

Реквізити:

1. Адресат (назва посади, назва установи або структурного підрозділу; прізвище, ініціали керівника).

2. Адресант (посада, прізвище, ім’я, по батькові посадовця, який подає записку).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок до тексту.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

Пояснювальна записка може мати формуляр (сукупність реквізитів та їх розміщення) як у заяві.

Деканові факультету

машинобудування

Вінницької національної

аграрної академії

проф. Семеренку М. П.

старости групи 19 – ОА

Фурманчука Олега Дмитровича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про порушення дисципліни

Студенти групи 19-ОА не з’явилися на заняття з мікроекономіки 14.02.2008 (2 – 3 пари) тому, що відвідували виставку комп’ютерної техніки.

Виставка організована науково-виробничим об’єднанням “Інтеграл”, яке запросило студентів нашої групи взяти участь у цьому заході.

 

14 лютого 2008 р. Підпис