Сущность, виды, этапы контроля

Как было сказано ранее, управление представляет со­бой повторяющийся круговорот осуществления функций и принятия решений. Это непрерывный процесс целенаправ­ленных действий. Планы не всегда претворяются в жизнь так, как они первоначально были разработаны; люди не всегда четко и правильно выполняют задачи; внешняя сре­да меняется, и организация должна адаптироваться к ней.

Определение того, достигла ли организация своих це­лей, следует ли и когда следует начинать процесс адапта­ции, достигается с помощью контроля. Иными словами, менеджеры с помощью контроля постоянно проверяют, насколько то, что происходит в действительности, соответ­ствует тому, что должно быть.

Определение контроля следующее: это процесс уста­новления отклонения от предусмотренных величин и дей­ствий людей в хозяйственной деятельности.

Контроль называют также обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информация принимают новые решения и осуществляют новые воздействия (рис. 6).

Управляющее воздействие

Информация о новом состоянии объекта

Рис. 6. Обратная связь

С помощью контроля руководство определяет, правиль­ны ли его решения, не нуждаются ли они в корректировке; контроль обнаруживает ошибки в деятельности, следова­тельно, создает возможность их устранить, исправить, что­бы выполнить типовые задания и достичь поставленных целей: он используется для стимулирования успешной де­ятельности. Таким образом, контроль можно определить и так: эта процесс обеспечения организацией своих целей.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель» это неотъемлемая часть его должностных, обязанностей. Объектом контроля выступает организация. Внутри орга­низации контроля подвергаются проходящие в ней процес­сы и отдельные элементы системы. Скажем, предметом контроля производства является количество и качество про­дукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролиру­ют доходы и расходы фирмы, сравнивают величину факти­чески полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: например, нет ли опозданий, прогулов, и других нарушений дисцип­лины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме.

Субъектами контроля выступают как менеджеры фирмы, так и государственные органы.

Формы контроля «очень разнообразны. Например, на производстве контроль может осуществляться в виде на­блюдения с использованием различных контрольно-измерительных приборов. Для контроля за денежными сред­ствами применяют финансовые и бухгалтерские докумен­ты. Между контролем, бухгалтерским учетом и анализом хозяйственной деятельности существует тесное взаимодей­ствие. Бухучет является информационной базой контроля, а анализ — методом его проведения. Своих подчиненных менеджер может контролировать в форме письменных от­четов о работе или проводить регулярные совещания и об­суждения проблем, возникающих в фирме или у отдель­ных работников.

Виды контроля:

• предварительный;

• текущий;

• итоговый (заключительный).

Предварительный контроль осуществляется до факти­ческого начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить пред­варительный контроль. Строгое соблюдение правил и про­цедур при выработке планов, четкое написание должност­ных инструкции, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных — все это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать так. как задумано.

Предварительный контроль используется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Например, анализируются деловые и профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей, устанавливается мини­мально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области. При приеме на работу с кандидатом про­водится собеседование, выявляется, насколько его характе­ристики соответствуют необходимым требованиям.

В отношении материальных ресурсов вырабатываются стандарты допустимого качества поступаемых материалов, материалы проверяют на соответствие стандартам; тщатель­но выбираются поставщики для заключения договоров;

Средством предварительного контроля финансовых ре­сурсов является финансовый план. Проработка финансовых вопросов на стадии составления финансового плана дает уве­ренность в том, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства.

Текущий контроль осуществляется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его объектом являются подчиненные, а субъектом — их начальники. Задача этого контролясвоевременно выявить и скорректировать от­клонения, возникающие в ходе работы, от заданных пара­метров. Текущий контроль основывается на обратных свя­зях. Простой пример обратной связи: начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их рабо­та неудовлетворительна. В результате подчиненные испра­вили ошибки и усилили свое внимание к выполнению опе­раций. Таким образом, контроль дает возможность свое­временно реагировать на меняющиеся факторы. - Заключительный контроль осуществляется после вы­полнения работы. Фактически полученные результаты срав­ниваются с установленными ранее. Несмотря на то, что вмешаться в работу уже нельзя, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились люди, вскры­вает упущения и недостатки в работе. Роль этого вида кон­троля заключается в следующем:

• он дает информацию для дальнейшего планирования;

• способствует мотивации.

В процедуре контроля выделяются такие этапы;

1. Выработка стандартов и критериев.

2. Сопоставление с ними реальных результатов.

3. Принятие необходимых корректирующих действий.

В качестве стандартов используются цели, которые яв­ляются конкретными, поддаются измерению и имеют временные границы. Такие цели разрабатываются в форме показателей результативности, позволяющих сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Достаточно легко установить показатели результатив­ности для величин, поддающихся количественному изме­рению: по прибыли, объему продаж. Например, получить прибыль 500 тыс. руб. в 2001 году. Но некоторые важные цели не поддаются количественному выражению напрямую. (Например, повышение степени удовлетворенности рабо­той.) В таком случае проводятся различные обследования и опросы, происходит косвенное выражение через другие показатели. В нашем примере это количество увольнений. Сокращение увольнений обычно, считается проявлением удовлетворенности работой.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставле­нии реально достигнутых результатов с установленными стандартами. Необходимо иметь в виду, что контроль дол­жен быть экономически эффективным, т. е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее фун­кционирование. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Суть его в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руковод­ство решает важную задачу — устанавливает масштаб, до­пустимых отклонений. Если обнаруживаются, отклонения,, которые не выходят за рамки этого масштаба, то такие от­клонения не вызывают тревоги.

Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля — измерение результатов, позволяющих установить, насколь­ко удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важ­но правильно выбрать единицу измерения, установить час­тоту измерений. Все это определяется спецификой вида дея­тельности, подлежащей контролю. Важно помнить следую­щее: проведение измерений — не самоцель; в коммерческой деятельности измерения проводятся ради увеличения при­были, а не для того, чтобы точно установить, что же проис­ходит на самом деле. Любая система сбора информации и ее обработки довольно дорога, поэтому менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее.

В обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя, а стандарты поняты сотрудниками.

На третьим этане менеджер определяет, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть:

• невмешательство в работу (ничего не нужно предпри­нимать);

• устранение отклонений

• изменение стандартов врезультате их пересмотра. В первом случае фактические результаты совпадают со стандартами. Во втором следует установить причины от­клонений и добиться возвращения к правильным действи­ям. Это происходит через изменение некоторых внутрен­них переменных. Третий случай предусматривает пересмотр планов, а следовательно, и стандартов. Стандарты могут оказаться нереальными, так как они основываются на пла­нах, а планы — это лишь прогнозы будущего. Бывает так, что впроцессе реализации плана становится ясно, что планы составлены слишком оптимистично и требования стан­дартов выполнять практически невозможно. Это сводит на нет мотивацию. Поэтому стандарты пересматриваются в сторону понижения.

Контроль может выявить необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения. Это нередко случается в успешно работающих организациях.