ВВЕДЕНИЕ. Эффективная команда менеджера

Эффективная команда менеджера

РОСТОВ-НА-ДОНУ

«ФЕНИКС»

ББК 65.290.2 К 90

ОГЛАВЛЕНИЕ

Куликов В.Г., Резник С.Д.

К 90 Эффективная команда менеджера / Серия «Бизнес-класс». — Ростов н/Д: Феникс, 2005. — 288 с.

Для того чтобы создать успешную команду, необходимо обладать соответствующими знаниями и навыками по организации эффективного сотрудничества.

Основное внимание в книге уделено проблемам, возникающие в процессе формирования и функционирования команды, с которыми авторы сталкивались в своей деятельности, а также возможным способам разрешения этих проблем.

Представленные положения, рекомендации и разработки могут быть использованы как при формировании новых команд, так и в уже существующих командах.

Книга предназначена для руководителей, специалистов по формированию команд и тех, кто заинтересован в создании эффективной группы, опирающейся на принципы сотрудничества.

ISBN 5-222-05804-2

ББК 65.290.2

ВВЕДЕНИЕ.........................................................5

Глава 1

ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ

ЭФФЕКТИВНОЙ КОМАНДЫ МЕНЕДЖЕРА.......20

1.1. Основа команды — общая цель

и совместная деятельность........................20

1.2. Эффективная команда —

это продуктивная команда..........................39

1.3. Цели формирования команды..................50

1.4. Стадии становления команды...................58

Глава 2

ФОРМИРОВАНИЕ КОМАНДЫ

И ОРГАНИЗАЦИЯ СОВМЕСТНОЙ РАБОТЫ.......74

2.1. Подберите нужный состав команды.....78

2.2. Проясните обязанности

и роль каждого члена команды................... 98

2.3. Используйте ситуационное руководство и «распределенное». лидерство................................................. 126

2.4. Организуйте процесс выработки коллективных решений............................. 137

2.5. Сделайте обмен информацией

в команде не трудоемким......................... 163

2.6. Управляйте конфликтами................... 175

Глава 3

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ......................... 192

3.1. Добейтесь взаимопонимания

в общении с участниками команды.......... 192

3.2. Постройте плодотворные отношения

с руководителем.......................................205

3.3. Применяйте делегирование как один из наиболее эффективных методов организации сотрудничества....................228

3.4. Используйте внутренние резервы управления командой...............................236

ОТВЕТЫ НА УПРАЖНЕНИЯ И ТЕСТЫ............. 267

Глава 1......................................................267

Глава 2......................................................271

ЛИТЕРАТУРА.................................................. 272

СВЕДЕНИЯ ОБ АВТОРАХ............................... 279

ВВЕДЕНИЕ

О командах и их создании специалисты в области управления, организационного развития и социальной психологии заговорили относительно недавно. Первые исследования командной деятельности были опубликованы в начале 60-х годов [2].

Модель управления, основанная на командо-образовании, зародилась в Японии. В 50-е годы основной производственной целью японских фирм стало повышение качества, определяющего конкурентоспособность товаров на рынке одновременно со снижением себестоимости. При организации производства японские менеджеры пришли к пониманию того, что качество конечного продукта и общий результат деятельности фирмы во многом зависит от деятельности рабочих групп, т. е. объединенных в группу людей, работающих на одном участке (например в одном цеху). Рабочая группа — самая мелкая организационная единица, в которую входят от 5 до 10 исполнителей. Поэтому необходимо было добиться такой организации, при которой рабочая группа хорошо понимала бы производственные задачи и методы их выполнения, сознательно и творчески относилась к своей работе, облегчала взаимодействия, повышала индивидуальную активность и работоспособность своих членов и действовала как единое целое.

В 1962 г. профессор Каору Исикава, считающийся основателем управления качеством в Японии, сформулировал положения концепции кружков качества.

Основные из них заключаются в следующем [25]:

□ Члены кружка действуют на сходных рабочих местах и имеют одинаковое положение. Они сами выбирают проблемы, над которыми работают, сами собирают информацию и выясняют пути разрешения обсуждаемых проблем. Они работают с проблемами, которые касаются непосредственно их и о которых они имеют соответствующую информацию.

D Члены кружка встречаются регулярно. Частота заседаний кружков варьируется, но они должны проводиться достаточно часто, чтобы позволить его членам почувствовать себя частью одной команды.

□ Членам кружка предоставляется возможность получить определенную подготовку по способам решения проблем. Это позволяет им не только приобрести необходимый инструментарий для повышения эффективности своего труда, но и повысить уверенность в себе, а также демонстрирует приверженность руководства данному подходу. Наиболее часто используемые способы:

♦ мозговой штурм для выявления проблемы;

♦ контрольные списки для отслеживания текущих проблем;

♦ принцип Паретто для выявления наибо- | лее серьезных проблем; I

♦ диаграмма причин и следствий, для того чтобы выявить причины проблем;

♦ полосовые диаграммы, для того чтобы показать частоту и размах проблемы;

♦ диаграмма разброса для определения основных дефектов;

♦ карты контроля качества и методы выбора контрольных образцов.

В мае 1963 г. в г. Сэндай состоялся первый съезд кружков качества, в котором участвовало 149 человек и было заслушано 22 доклада. На четвертом съезде, проходившем в 1964 г. в г. Нагоя, было уже 563 участника и 92 доклада. В 1966 г. японские кружки качества заявили о себе в Стокгольме на десятом конгрессе Европейской организации контроля качества [54].

В результате исследований были установлены основные причины, по которым организации используют в практике своей деятельности кружки качества [25]:

1) повышение удовлетворенности сотрудников 20%;

2) улучшение качества продукции 18%;

3) улучшение коммуникаций 17,4%;

4) развитие сотрудников 16,9%;

5) сокращение затрат 11%;

6) улучшение конкурентоспособности 10%.

Японские кружки качества сыграли важную роль в достижении высокого качества японской продукции и явились прототипом современных команд.

Американские компании переняли данную специфическую форму организации деятельности рабочих групп, когда японские компании стали составлять им сильную конкуренцию и во многом их превосходить.

Для американского бизнеса применение командных методов работы характерно, начиная с середины 1960-х. Пионерами использования команд были такие всемирно известные сейчас компании, как Procter & Gamble Company, Xerox Corporation, General Electric Company, IBM Corporation, Colgate-Palmolive Company. К середине 1980-х данная практика была принята многими американскими организациями. Осенью 1990 г. компания Texas Instruments и Университет Северного Техаса (University of North Texas) объявили первую международную конференцию по командам. Ожидалось, что в ней примут участие от силы 90 человек. Когда число желающих перевалило за 350 человек, организаторы конференции были вынуждены прекратить регистрацию. Проведенные в 1997 г. исследования показали, что почти четверть всех организаций Северной Америки уже внедрили или внедряют командные методы работы [44, с. 292].

В Европе одной из первых компаний, применивших в практике своей деятельности командные

Введение

методы работы, стала Volvo Corporation. В 1978 г. на автомобильном заводе Volvo Corporation в Швеции была внедрена новая технология сборки специальными командами рабочих, ответственных за соединение отдельных узлов. Командный подход, согласно оценкам специалистов, позволил корпорации сократить затраты на 25% в сравнении с традиционными, а также повысил трудовой энтузиазм и значительно улучшил психологический климат в рабочей среде. Данный опыт был положен в основу дальнейшего развития Volvo Corporation [44, с. 290].

Начиная с 1975 г., построение команд было включено приблизительно в 40% всех программ по организационному развитию за рубежом [5].

Возникновение интереса к командному подходу связано с тенденциями в области развития организаций и высокоэффективного менеджмента.

Во-первых, современные организации обладают ярко выраженными тенденциями к усложнению и увеличению своего структурного и функционального состава, что требует внедрения более эффективных организационных форм и методов коллективного управления, позволяющих улучшить координацию деятельности сотрудников организации [2].

Во-вторых, в условиях возросшей нестабильности современной деловой среды высокая конкурентоспособность фирм и корпораций во многом обеспечивается за счет формирования орга-

низационных структур, обладающих повышенной подвижностью и быстро реагирующих на изменения внешней среды. Структуры подобного типа в своей деятельности руководствуются принципом: «Если вы столкнулись с важной проблемой, соберите нужных людей вместе и ждите, пока они ее решат» [33, с. 201] — что, по сути, является проявлением командного подхода.

Здесь же следует отметить, что, по мнению специалистов в области управления (например М. Вудкок, Д. Френсис и др.), современные организации наделяют руководителей различных уровней ответственностью за более широкий круг задач, чем тот, с которым они могли бы справиться лично [9, с. 211]. Для того, чтобы они могли нести эту ответственность, и создаются различные формы коллективного управления, как, например, команды.

В-третьих, из современных представлений о производительности менеджера следует, что хотя собственная работа менеджера является весьма важной, сама по себе она не создает продукции. Производительность менеджера является результатом, полученным определенной группой, находящейся либо в его подчинении, либо под его влиянием [14, с. 65]. Таким образом, повышение производительности управленческого труда в частности и всей организации в целом зависит от осознания того, что менеджер любого уровня связан с созданием продукта коллективного труда.

К настоящему моменту уже можно говорить о существовании теории команд, правда в большей степени это относится к зарубежной теории и практике управления. Ключевые моменты построения команды описаны и проанализированы в работах зарубежных авторов:

□ сущность организации трудового процесса в форме командной работы (Гиг Дж., Де-минг Э., Кунц Г., Максвелл Дж., О'Дон-нел С, О'Шонесси Дж., Стотт К., Уолкер А., Хаммер М., Чампи Дж. и др.);

□ культура и социально-психологические аспекты совместного труда (Бодди Д., Пейтон Р., Джонс Т., Хоманс Дж. и ДР-)'>

D ролевые функции в команде, типичные черты, положительные качества и допустимые недостатки ролей в команде (Белбин М.);

D характеристики высокоэффективных команд (Питере Т., Уотермен Р. и др.);

□ принципы формирования команд, роль лидера в формировании команды, стадии развития команды, препятствия эффективного совместного труда членов команды, пути их преодоления (Вудкок М., Френсис Д., Дир В.

и др.)-

Следует отметить, что определенные рекомендации по этой проблематике предложены и отечественными исследователями: Богдановым А.А., Виханс-ким О.С., Гительмахером Р.Б-. Гришиной Н.В., Дубовской Е.М., Назаровым В.И., Наумовым А.И.,

Немовым Р.С, Петровским А.В., Уманским Л.И., Филоновичем СР. и др.

Однако существующая к данному моменту теория команд недостаточно разработана и нуждается в развитии [10, с. 59]. В основном, в дальнейшем развитии нуждаются подходы к повышению эффективности совместного труда членов команды. Практика показывает, что команды, созданные для решения проблем, порождают собственные проблемы, ограничивающие эффективность их деятельности.

Работая над написанием этой книги, авторы не ставили себе цель указать на единственно верный способ формирования команды. Скорее, основным стремлением было показать проблемы, которые могут возникнуть в процессе формирования и функционирования команды, с которыми могут столкнуться члены команды, и предложить возможные способы разрешения этих проблем.

В работе рассматривается опыт, накопленный авторами с момента начала изучения командных методов управления в 1997 г.

Данный опыт формировался двумя путями:

1. Систематизация имеющегося научно-практического опыта в сфере командообразования на основе изучения различных информационных источников (научные публикации, периодические источники, Internet), участия в научных конференциях, семинарах и тренингах, личного обще-

Введение

ния с практиками, а также другими авторами и исследователями, работающими над аналогичной проблематикой.

2. Проведение собственных исследований. Мы изучали различные аспекты формирования команды на примере 59 организаций. При этом оговоримся, что исследованию подвергались только команды высшего звена управления (управленческие команды), в состав которых входят генеральный директор предприятия и напрямую подчиненные ему топ-менеджеры, например заместитель генерального директора, директор по инвестициям, начальник отдела продаж, начальник юридического отдела, начальник хозяйственного отдела, главный бухгалтер, финансовый директор, начальник отдела кадров и т. д. Однако сделанные в данной работе выводы и рекомендации относятся не только к управленческой команде. Более того, определенные аспекты формирования команды преднамеренно и осознанно рассматривались нами в общем, без учета специфики различных типов команд.

Основные результаты, в которых проявился опыт, накопленный авторами к данному моменту, заключаются в следующем:

1. Публикации авторов в журналах «ЭКО», «Персонал-Микс» и других изданиях.

2. Выступления авторов на Международных и Всероссийских конференциях в 1998-2003 гг.

3. Защищенная в 2002 г. В.Г. Куликовым диссертация «Команда менеджера — эффективная форма управления персоналом на предприятии» на соискание ученой степени кандидата экономических наук.

Книга включает в себя три главы. В первой главе «Предназначение эффективной команды менеджера» рассматриваются вопросы, способствующие формированию у читателя представления об эффективной команде.

Обосновывается, что ключевой для команды является не структурная, а качественная характеристика — особая модель поведения людей, — которая достигается на основе двух условий: □ Общая цель. Это образ будущего, который находится за пределами группы (является целью дела), известен всем членам команды, одинаково понимается и принят всеми ими. Предполагается, что деятельность всех членов команды направлена на достижение одного общего результата.

О Совместная деятельность. Трудовой процесс организован таким образом, что члены команды выполняют работу вместе: взаимодополняют друг друга, не соревнуются на перегонки, компенсируют недостатки друг

друга.

Подчеркивается, что формирование команды всегда является целенаправленным процессом: команда создается для достижения заранее намеченного ре-

Введение

зультата. Рассматриваются возможные цели, для достижения которых создается команда.

Оговариваются шесть характеристик эффективной команды:

D предназначение и ценности;

□ результативность;

П оценка и признание; П дееспособность;

□ удовлетворение; О коллективизм;

О творческий подход.

Однако очевидно, что для достижения соответствующего состояния установленных характеристик требуется определенный временной период, в течение которого команда проходит несколько последовательных стадий. В главе дается описание стадий развития команды и их анализ.

Во второй главе «Формирование команды и организация совместной работы» выделяются шесть факторов, которые, с точки зрения авторов, оказывают основное влияние на формирование и функционирование команды: состав команды, распределение работы, стиль руководства, процесс выработки коллективных решений, обмен информацией, управление конфликтами.

Очередность, в которой осуществляется анализ факторов, соответствует последовательности действий по формированию команды.

Теоретические положения, необходимые для описания и анализа выделенных факторов, под-

крепляются реальными данными, накопленными авторами в ходе исследования.

Устанавливаются основные проблемы, возникающие при формировании и функционировании команды, предлагаются действия, направленные на их разрешение и устранение.

В третьей главе «Управление командой» рассмотрены вопросы, которые в предыдущих главах либо были затронуты вскользь, либо не были затронуты вообще, но которые являются важными для жизнедеятельности команды и ее эффективного функционирования:

□ построение отношений между руководителем (лидером) команды и ее «рядовыми» участниками;

□ организация сотрудничества при помощи делегирования полномочий.

Также в данной главе приводится разработанная авторами технология определения и реализации резервов развития команды. Она включает в себя три этапа: сбор данных и анализ командных проблем, извлечение решений и развитие плана действий, выполнение плана действий и оценка их эффективности. Для каждого из этапов определены промежуточные задачи и ожидаемые результаты, методы выполнения соответствующих действий.

В каждой главе дается практикум (упражнения, тесты, задачи), позволяющий апробировать приведенный материал.

Введение

С точки зрения авторов, книга может представлять интерес для следующей целевой аудитории читателей.

Первая часть целевой аудитории — это те, кто осуществляет командообразование на практике и, соответственно, часто сталкивается с подобными проблемами в своей повседневной деятельности. То есть предприниматели, руководители различных уровней организационной иерархии, стремящиеся достигнуть не только высокого уровня исполнительности в среде своих подчиненных, но и улучшить взаимодействие, создать атмосферу сотрудничества, способствующую повышению результатов труда. Для этой целевой аудитории интересными, на наш взгляд, могут оказаться следующие положения книги:

О факторы, которые рассматриваются авторами как оказывающие значительное влияние на деятельность команды;

□ рекомендации, сделанные авторами для решения конкретных проблем, возникающих при формировании и функционировании команды;

□ подход, предлагаемый авторами для определения и реализации резервов развития команды.

Вторая часть целевой аудитории — это те, кто изучает вопросы командообразования (например студенты и т. п.), и те, кто просто интересуется подобными вопросами.

Для этой целевой аудитории интересными в книге могут оказаться, например, следующие положения:

О представление о команде и основные условия формирования команды, синтезированные авторами;

□ анализ влияния стадий развития команды на различные аспекты ее жизнедеятельности (например стиль руководства командой);

□ проведенный авторами анализ основных проблем, возникающих при формировании и функционировании команды.

Следует отметить, что полученные в ходе исследования материалы в течение ряда лет применяются в учебном процессе Института экономики и менеджмента Пензенского государственного университета архитектуры и строительства при изучении дисциплин «Управление персоналом», «Организационное поведение», «Теория организации».

В целом, новизна работы заключается в том,, что: П уточнены основные условия — общая цель и совместная деятельность, — соблюдение которых является необходимым для организации команды; О выделены факторы, оказывающие влияние

на совместный труд членов команды; П проведен анализ деятельности управленческих команд и установлены основные резервы повышения эффективности совместного труда их членов;

Введение

□ разработана технология, содержащая алгоритм и методы осуществления мероприятий по установлению и реализации резервов для повышения эффективности команды. Изучая данную проблематику с 1997 г., мы не разочаровались в выбранной теме исследования. Поскольку любой человек в своей жизнедеятельности постоянно осуществляет взаимодействие с кем-либо, то вопрос о том, как лучше организовать это сотрудничество, будет всегда оставаться для него значимым.

Кроме того, очевидно, что хорошо организованное объединение людей может достигнуть результата, существенно превышающего простую арифметическую сумму тех результатов, которые участники объединения получили бы по отдельности. Однако снова встает вопрос, как организовать людей, чтобы подобный эффект стал реальным.